なぜ経理担当者は細かいところまで聞いてくるのですか?

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細かくわからないと仕事にならないから

経理から「お品代とはなにを購入したのですか?」「この昼食はどんな目的でいきましたか?」などとても細かいことを聞かれた経験がある人もいるのではないだろうか?ここまで事細かに聞かれると不正を疑われているようで気分のいいものではないかもしれない。
ではなぜ経理担当者は事細かに聞いてくるのか、それは仕事だから、である。決して不正を疑っているわけではなくそれを確認しないと仕事にならないからなのだ。
ではなぜ細かくわからないといけないのか。

経費は分類する必要がある

経費という分野での経理の仕事は経費をまとめて精算することだが、その際に「勘定科目」ごとに分類する必要がある。そのために細かく聞くのだ。

例えば

①「お品代」といわれてもその買ったものがコピー用紙であれば「消耗品費」、机であれば「事務用品費」となる。
②取引先と昼食を食べた場合、目的が会合であれば「会議費」という分類になり、単なる会食であれば、「交際費」となる。(値段による)

それらをきちんと分類するために事細かに聞いてくるのだ。つまり事細かに聞いてくる理由は不正を疑っているわけではなく伝票の情報だけでは分類ができないので聞いてきているのだ。相手も仕事なので快く答えよう。
勘定科目については「経理用語集」に分類が乗っている。
ちなみになぜ勘定科目に分類するかというと、最終的に経理部では複式簿記を用いて会社の出費を管理することになる。その際に勘定科目ごとにどれぐらい使ったかをまとめるため、勘定科目に分類する必要があるのだ。また、科目によって税額も変わってくる。会社の出費にも影響することなのだ。

精算伝票は細かく書こう

経理担当者から電話がかかってくるということはつまり、伝票の内容が不十分であったということだ。電話でわざわざ確認することを防ぐためには、伝票をなるべく細かく書くことだ。書くときは手間と感じるかもしれないが、仕事を中断しなければならない電話がかかってくる方が手間である。細かく書くことで、自分も経理担当者も仕事がスムーズに進むので喜ばれる。相互に得なのだ。
具体的には
・領収書の但し書きを「お品代」などではなく詳細な品名を書いてもらう。
・精算伝票に購入目的を書き添えておく。

の2点を気を付けることだ。そうすることで余計なストレスも業務もなくなりスムーズに仕事ができる。




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