【経費削減策・コラム】経費削減したい人必見!!当てはめるだけでOK!経費削減項目シート

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発生する経費を削減することは、会社の財務状態を改善するだけではなく、無駄なコストを削減することにより得られる業務改善効果など、 会社の業務全体に良い影響をもたらします。そこで今回は、会社の経費を削減するためのポイントが一目でわかる「経費削減項目シート」を作成してみましたので、是非経費削減の参考にしてみてください。

無駄な経費を暴き出す「3つのカテゴリ」と「9つのチェック項目」

経費を削減するためには、まず今現在において何が「無駄」となっているのかを見極めることが重要です。これがいわゆる「現状分析」です。今回は、無駄な経費が発生しているかどうかを見極めるために、3つのカテゴリに分けて全部で9つの項目を用意しましたので、それぞれに当てはまる項目がないかチェックしてみましょう。

カテゴリ1:紙の無駄を省く

1:社内資料を片面コピーで使用している。
2:ファックスを紙で受信している。
3:カラーコピーの割合が多い。
4:会議資料をすべて紙に印刷している。

あらゆるものがPDFなどによってデータ化が可能になり、今ではファックスについてもPDFで受信できる時代になりました。そのため、経営者が真剣に取り組めば、社内で使用している「紙」を極限まで削減することが可能なはずです。紙1枚は大した金額ではありませんが、紙を1枚印刷すればインク代、電気代、保守点検費用、労力などあらゆる面で無駄が発生します。そのため、経費削減の第一歩として無駄な「紙」の使用をやめてデータ化を推進する(ペーパーレス化)ことで改善することが重要です。

カテゴリ2:オフィス内環境に関する無駄を省く

1:過度に冷暖房を使用しすぎていないか。
2:人がいない場所の電気がついていないか。
3:1回あたりの通話時間が長くないか。

従業員が快適に仕事に取り組める空間を維持することは、経営者にとっての重要な役目でもあります。ですから、やたらと「経費削減」を謳って節約することだけを考えるのではなく、本当に無駄なものを見極めることが大切です。まずは、上記3項目を参考に、オフィス内の無駄を探してみると良いでしょう。

カテゴリ3:営業上発生する経費の無駄を省く

1:交通費に対する売り上げのバランスはとれているか。
営業社員の人数が増えれば増えるほど、交通費という経費は増大していきます。営業熱心なのは悪いことではありませんが、売り上げに結びつかない交通費ほど無駄な経費はありません。そのため、まずは「売り上げに結びついている交通費」と「売り上げに結びつかない交通費」を徹底的に仕分けし、その違いを現場責任者と分析して対策をとることで、交通費の削減だけではなく、営業効率のアップにも繋がります。

2:不必要な接待を行なっていないか。
これも交通費と同様のことが言えます。無駄な交際費が増えると従業員の経費削減に対する意識が弱まる危険性もありますので、まずは今現在行なわれている接待が、どういった目的で行なわれているのかきちんとチェックするとともに、接待を行なう際には事前に上長への承認申請を必要とするなどの社内ルールの改定も視野に入れると良いでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。これら以外にも経費を削減できるポイントは無数にあります。経費削減は決して経費を「ケチる」ということではなく、経費を効率よく使うことで業務効率を上げ、生産性を高めるための一つの「経営戦略」です。
経営者がこの意識を持って経費削減に取り組むことができれば、より大きな効果を得ることができるでしょう。

画像元:写真素材ぱくたそ photo:つるたま モデル:Max Ezaki




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