【経費削減策・コラム】これで社内ですんなり通る!経費削減の提案書の作り方

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会社として、又は部署として経費削減に取り組もうとする場合、まずは経費削減のための提案書を作って上司などに承認をとる必要が出てきます。ただ、営業の企画書とは違い、経費削減の提案書には独特のポイントがあります。
そこで今回は、上司に認めてもらうための適切な提案書の作り方、そして上司の説得の仕方について解説したいと思います。

経費削減の提案書には「何を」書けば良いのか

上司に認めてもらえるレベルの提案書を作成するにあたっては、最低限次の項目について記載する必要があります。

その1:経費削減の目的

経費削減はもちろんそれ自体が目的でもありますが、そもそもなぜ今会社や部署をあげて経費削減に取り組む必要があるのか、その目的を簡潔に記載する必要があります。これが上司に伝わらなければ、たとえ承認が得られたとしても全社員にその重要性が伝わりません。
そのため経費削減の目的は、経費削減を推進する上で、と手も重要になります。
「経費が多いです!減らしましょう!!」だけではダメなのです。

その2:具体的な数値目標

いつまでに、どの程度の削減を目標とするのかについて記載する必要があります。これも、先ほどの目的が明確でないと、目標設定の根拠が曖昧になります。まずは目的をしっかりと記載した上で、その目的を達成するために必要な数値目標を設定しましょう。計算根拠まで示せればよりベターです。

その3:経費削減が可能と考えられる項目

経費削減を提案するからには、事前にある程度の社内調査を行い、現状から削減可能と思われる項目を洗い出しておく必要があります。「経費削減と打ち出したはいいが、結局どこも削れるところはなかった」では済まされません。
経費削減を会社の施策として行なう以上は、実現が可能だと上司に確信を持たせられるだけの判断材料が必要なのです。そして、その判断材料として、現状から削減が可能だと思われる項目をいくつか洗い出し、2の具体的な数値と合わせて記載しましょう。

効果的な上司へのアピール方法

その1:プレゼンテーション

ただ提案書を提出しただけでは、上司その重要性が伝わらない可能性があります。そのため、その提案書の主旨に沿ったプレゼンテーションを行なうことも重要です。できればプロジェクターなどを用いて、具体的な数値目標とそれを達成できると確信づけられる根拠となる削減項目などを、図やグラフなどを用いて分かりやすく示すとより効果的でしょう。

その2:実績を作っておく

基本的には提案→実施という流れが一般的ですが、より効果的なことが先に自分の周りだけで簡単にできるようなことを実践し、経費削減の実績を作っておくということです。
これには多少の負担がかかりますが、すでに効果が試算ではなく実際の形として目に見えるのでアピール度合いとしてはばっちりです。上司の人が厳しめの方ならより効果的かもしれません。

まとめ

経費削減に限らず、上司に対して提案書を提出する場合は、「なぜそれをやるのか」「やったとして実現可能なのか」この2点を明確に伝えることが最も大切です。この点を意識して提案書を作ったり、プレゼンテーションを企画したりすればきっと上司からの承認もすんなり下りることでしょう。

画像元:写真素材ぱくたそ photo:すしぱく モデル:Lala*




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