交通費精算書の書き方を教えてください

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仕事で取引先などに交通機関を使って行った場合、そのかかった交通費を会社に戻ったあとに精算しなければならない。交通費の精算書はそんなに複雑なものではないが、新社会人などには交通費精算書の書き方は聞きたくても聞きづらいものなのではないか。そこで今回は交通費精算書の書き方を解説する。

また、無料テンプレートも用意しているのでそちらも是非ダウンロードし活用してほしい。

交通費精算書無料テンプレート

交通費精算書に必ず書くべき3つの項目

その1:日付

    いつ使用した交通費か分からなければ交通費は精算してもらえない。したがって実際にその交通機関を利用して取引先に行った日を必ず記載する。できる限り当日のうちに精算することが望ましいが、会社によっては週に1回や月に1回などまとめて持ってくるように決められていることもあるので、提出方法は事前に確認しておこう。

その2:行き先

    これは駅名やバス停の名前ではなく、どこの取引先に行ったのかということ。企業名や個人宅などを記入すると同時に、何の目的で行ったのかも分かるよう記載する必要がある。これは交通費の不正受給や従業員の無駄な動きを会社でチェックするという意味もある一方で、税務調査などが入った際に税務署からの追求に明確に答えるためにも必要だからである。

その3:出発地と到着地およびかかった交通費の金額

    これは電車であれば路線と駅名、バスであればバス停などを記載する。特に都内などは利用する路線によって同じ移動でも交通費に差がでることがあるため、その場合には原則として最も安い金額で到達できる金額で精算する。例外的に、合理的な理由があれば他の経路でも認められることもある。

交通費精算書の承認について

交通費精算書は小さな会社であれば社員が直接経理担当に提出して精算をするが、部署などがある規模の会社であれば一度交通費精算書を上長に確認してもらい、承認印をもらってから経費に提出するのが一般的となっている。
経理担当としても上長が承諾していない交通費は不正やミスの面からを支給できないため、通常は交通費精算書の右下に上長の承認印をもらう枠が設けられていることが多い。会社の制度によって異なるため、必ず確認しておこう。

まとめ

交通費の精算は、その都度こまめに精算していればそんなに手間のかかる作業ではないが、数ヶ月分貯めてしまうと精算書を作るだけでも1日かかってしまうこともある。また経理担当からしても、何ヶ月も前の交通費を後から持ってこられても処理に困り、提出者の心証も悪くなるため交通費の精算は貯めないよう注意しよう。こまめにやるに越したことはない。

画像元:写真素材ぱくたそ photo:すしぱく モデル:OZPA




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