従業員の交通費の計算ってどうやるのでしょうか?

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交通費の精算業務は、経理課の業務の中でも日常的に行なう比較的回数の多い業務となっている。そのため、その計算方法はできる限り素早くかつ正確にできるものであることが望ましい。そこで今回は、交通費の精算を行なう際の計算方法について分かりやすく解説していく。

計算方法のその前に

通勤手当の支給は実は法律で義務などにはなっていない、つまり、基準や限度額等は存在しないのだ。そのためまずは計算方法よりも会社として交通費の支給要件を明確に設定しよう。
多くの会社では①公共交通機関自動車この二つを基準に設定している。
また、営業など出かかった場合の交通費も同様なので支給要件をまず作ろう。

通勤交通費の計算方法について

その1:公共交通機関の利用者

通勤手段に電車やバスなどの交通機関を利用して通勤する場合は、その区間の定期代を交通費として支給するのが一般的となっている。なお、定期代には1ヶ月定期、3ヶ月定期、6ヶ月定期などがあり、期間が長くなるほどその金額は割安となっているが、会社の交通費精算としては1ヶ月の定期代で精算するのが一般的である。
公共交通機関を用いているので非課税限度額の10万円を超えない定期代であれば、課税対象にならないため特段難しい計算は必要ない。

その2:自動車の利用者

地方などの場合は車通勤の場合も多いと思われる。車通勤の場合の交通費の精算方法は、就業規則や社内規定で定めるため、一概に法律で決まっているわけではないがあくまで目安としては、
自宅からの往復距離×月あたりの平均所定労働日数×ガソリン代÷平均燃費
などの計算方法があるが、はっきり言ってこの計算は面倒だ。自動車の通勤手当は非課税限度額が法改正によって拡大されたので、その範囲に収まる金額で就業規則のなかで設定し、もっと簡易的な計算方法で算出するように規定しても、合理的な説明がつけば認められるだろう。
通勤手当の非課税限度額についてはコチラを参照

営業交通費の計算について

業務中に外回り営業などをした際の交通費の計算については、まず実際に交通費を支出した営業社員に交通費精算書を別途記入させる。
この際に、交通費精算書に必ず本人の直近上長の承認印をもらうよう指示をすると良いだろう。業務中の交通費は出張でもない限りいちいち領収書をとることはないので、社員が交通費を水増しすることも可能となっている。したがって本当にその区間を業務として行ったのか、上長が承認する形で証明を行うとよい。
交通費精算書が提出されたら、あとの注意点としてはその「経路」である。特に都内などの場合はさまざまな路線があるので、同じ目的地に行こうとしてもその交通費に差額が生まれてくる。この場合に支給する金額は、原則として最も安い金額でたどり着ける経路の金額なる。そのため、不必要に乗り換えて交通費が高額になっていないか必ずチェックしよう。最近ではネットの交通費計算で最も安い経路はすぐに検索できるのでそれを用いるとよいだろう。

まとめ

通勤交通費の計算については、社員が引っ越しをしない限り毎月同じ作業なので、一度経験してしまえば対して難しいことはないだろう。ただ、営業中に支出した交通費については、日々いろいろなパターンがあるため、交通費を適切に計算して支出するためにも、できるだけダブルチェックを行なうなどして対応すると不正防止にも良いだろう。

画像元:写真素材ぱくたそ photo:すしぱく




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