電車・車など社員の交通費計算方法は3つだけ!すっきりわかる

「社員の交通費計算ってどのようにすればいいのか?」
「交通費精算の業務が煩雑で、簡単に早くするにはどうすればよいのか?」

このようなお悩みはありませんか?
実は、交通費計算の方法は電車、車、タクシーなど移動手段によって3つに分けることができます。
例えば、車の場合は距離単価を基準に計算して支給をすることが一般的です。

ただし電車の場合も車の場合も、通勤手当の支給には非課税限度額の上限がありますので、その上限を超えないように支給することが重要です。
通勤手段ごとに上限額は異なります。下記に一覧表を掲載していますのでそちらでチェックをしてみてください。

また、就業規則にルールとして何を基準に支給するかは明文化することは忘れないように注意しましょう。
会社や雇用者側が従業員に対して交通費の支給に関して規則を作った場合、通勤手当として支給する額は周知させる必要があることをきちんと理解しておきましょう。

 

また、下記記事では無料で使える交通費アプリを紹介しています。
区間の計算や定期区間の控除が面倒。そんな方は下記記事をご参考ください。

参考:「無料」で使える交通費精算アプリ・システム8つをランキング形式で紹介

計算方法①車の場合:非課税限度額を基準に距離単価を計算する

非課税限度額についての記事にありますが、自動車や自転車などの交通用具を使用している場合、支給する通勤手当には非課税限度額というものがあります。
非課税限度額とはこの額までは課税されない額のことです。

例えば、通勤距離が片道30キロメートルの場合には非課税限度額は18,700円です。

片道30キロメートルであれば往復で60キロメートルとなり、1か月に20日出勤とすると、1カ月の走行距離は1200キロメートル。という計算になります。

この場合、計算すると
18700÷1200≒15.6
1キロメートルあたり約15円となります。

このように非課税限度額を目安にし、1キロメートル10~15円に設定し、本人の通勤距離にかけて支給するのが妥当と考えられます。
しかし、上限なしでは非課税限度額を超えてしまう場合もあるので、支給額の上限は設定すると良いでしょう。

 

◆改正後の非課税限度額

平成28年度の税制改正により通勤手当の非課税限度額の引き上げが行われました。
公共交通機関を利用しているか、自動車を利用しているかなどにより異なりますが下記表をご参考に
支給上限額を決定しましょう。

課税限度額を支給上限額と一緒にすることが一般的ですので、下記表の上限額を就業規則に明記すればよいです。

非課税限度額

引用:国税庁 HP https://www.nta.go.jp/users/gensen/tsukin/index2.htm

計算方法②電車・バスの場合:定期代を支給(上限は15万円)

社員がバス・電車などの公共交通機関で通勤している場合、多くの企業が通勤定期代を支給しています。

まずは社員に定期区間と定期代を申告してもらい、通勤ルートや金額が間違っていないことを確認した後に費用を支給します。

また、上限額は計算方法①で説明した非課税限度額に収まるようにしましょう。
現在の上限額は国税庁によると15万円/月になります。

平成28年度の税制改正により通勤手当の非課税限度額が引き上げられました。

計算方法③タクシーやその他通勤の場合:非課税限度額を基準に実費で支給する

これは従業員側に今月いくらかかったかを申請させ、その実際にかかった額を支給するやり方です。
この場合、本当に全額支給してしまうと過大申告など不正が発生しやすくなってしまうため、コチラも月○○円まで、などと上限を設定しするとよいでしょう。

上限額については先程の非課税限度額をご参考ください。

実費支給についてはコチラで詳しく解説しています。

車種は考慮する?

ほとんどの会社では通勤手当は支給されていますが、実は法律上では会社側に支払う義務はなく、会社が福利厚生の一環として払っています。なので法で一律に決まっているのではなく会社によって決まりが異なっているのです。

さて、車とひとくくりに行っても車種によってさまざまな違いが出てきます。特に大きな差といえば「燃費」です。燃費によって通勤手当を変えていては計算も煩雑になり、そこにも不公平が生まれてきてしまいます。
したがって会社側は車種は考慮せず、従業員側は燃費が悪い車種であっても自己責任だということをしっかりと決め、周知しておくことが肝心となります。

 

法律上支払い義務は明文化されていない

実は通勤交通費の支給は法律によって義務付けられているものではありません。

ほとんどの企業が支給をしているのでこれは驚きですよね。

しかし、労働基準法には会社支給規則を定める義務については記載されています。
そのため、会社側は就業規則や雇用契約書で支給するもしくはしないを明文化して定める必要があります。

交通費計算の自動化を検討する

ここまで交通費の計算方法を見てきました。ただ、毎回手動で計算したりするのは非常に面倒ですよね?

例えば営業活動で利用した交通費が定期区間とかぶっているかのチェックを毎回手で行うことは非常に骨がおれる作業です。

実はこれらの作業を経費精算システム「Dr.経費精算」を利用することで自動化することができます。
特に、Suicaなどの交通系ICカードの利用履歴を自動連携することができる機能が非常に便利です。

もちろん定期区間分の料金も自動で控除することができます。

交通費の入力作業も確認作業も大きく効率化します。
下記公式サイトから詳細をぜひチェックしてみてください

公式サイト/Dr.経費精算
https://www.keihi.com/

 

まとめ

電車と違い、車で通勤する場合には車種や燃費など一人一人差が生まれます
しかし一人一人を考慮し全て通勤手当支給していると計算が煩雑になる上、不公平も生まれてしまう事は間違いないでしょう。

そのため、車で通勤する人に対して交通費として通勤手当を支給する時には、何を基準にするか就業規則にしっかりと入れるようにすることが大事となります。
基本的には非課税限度額を基準に距離換算する上限付きの実費支給にするかどちらかが良いでしょう。

また注意として、会社や雇用者側が従業員に対して交通費の支給に関して規則を作った場合、通勤手当として支給する額は周知させる必要があることをきちんと理解しておきましょう。

その他交通費や経費精算に関する疑問はコチラから解決できます!

Dr.経費精算トップページ

 

無料ダウンロード
経費精算システム
選び方ガイド
経費精算システム選び方ガイド

導入に失敗するよくある5つのパターン。経費精算システム比較表を掲載。

資料ダウンロード