【経費削減策・管理編】電話の無駄を省く

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会社において電話は必須となっている。営業であっても経理であっても電話をする必要がない仕事もなかなかないだろう。必ず必要であるからこそ、削減効果は大きいのだ。
今回は携帯電話や固定電話について削減策を紹介していく。

自社の状況を確認する

電話については様々な場合が考えられるので自社の状況把握からまずしよう。これは携帯電話も固定電話も共通である。
どのような契約を結んでおり、現在どの程度費用がかかっており、どの程度使っているか、そういった事情を確認するべきである。そのうえで状況にあった解決策を実施するとよい。

IP電話を利用する

IP電話とは従来の固定電話と異なりインターネットと同じ回線で通信する電話のこと。
まずメリットとして
・インターネットと同じ回線を使うため、従来であれば電話とネットで2本かかっていたネットワークコストが1つにまとめられる
・電話の管理が総務部であった場合、管理を情報部などに統合でき人件費削減につながる
・同グループ間(NTT,KDDIなど)の通話が無料となる

といったメリットがあげられる。管理費や人件費を減らすことができ、さらに通話料も減らすことができるのだ。
しかし、同グループ間のみ無料なので不特定多数にかける場合には向かないという注意点がある。

回線数を減らす

そもそも今使われている回線数は適当か、ということである。電話が常に余っているような状況があるならば回線に無駄があるといえる。
さらに例えば上記のIP電話を導入したのにもかかわらず、もともとあった電話を減らさなければコストは下がらない。現状ある回線数と実際に使われている回線数を調べるとよいだろう。

無料のアプリを利用する

近年ではLINEやSkypeなど、無料で使える通話ツールは多くなっている。取引先とこういったツールを使うことは気が引けるかもしれないが、社内であれば問題はないだろう。特に携帯電話と固定電話では通話料金が高くなってしまいがちなので、導入するとよいだろう。
また、社内の連絡にメールではなく、ラインやchatworkなどを使うことも小さなことだが有効だろう。

なるべく携帯電話は利用しない

携帯電話と固定電話のやり取りは通話料金が高くなってしまう。そのため、社内の緊急性のない営業報告ややり取りは帰ってから行うか、上記のような無料ツールを使うかどちらかにするべきである。お客様からの電話でも、特に緊急性のないもので車内で受け取った場合などは社内の電話でかけなおすなどの工夫も効果的である。

オプションと併用する

特に携帯電話には様々なオプションが存在する。それらをうまく使うことでより経費を削減することができる。その際に、一括ではなく部署ごとや個人ごとにオプションを設定することでより削減効果はあがることになる。

インターネットと同時加入を行う

近年ではインターネットの多くが電話回線業者を利用しているので、携帯電話やIP電話との併用でセット料金などがある場合が多い。同時に契約することで、より安くなるのだ。

注意点

電話においては、仕事に必須である。注意するべき点は努力でどうにかなる範囲が少ない、ということだ。もちろんなるべく通話しない、などの対策はあるが、主にシステムやプランで削減できる効果が多いため、努力ではどうにもならない点がある。意識しすぎて仕事のチャンスを失ってしまっては元も子もない。電話に関する経費削減は、全社で見直し、さらに部署や個人の状況に合致した施策で削減を行うべきだろう。

[CC BY]https://www.flickr.com/photos/jonasclemens/155885901/ by.Jonas




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