【経費削減策・管理編】コピーで経費削減する

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どんな会社でも紙の資料を使うときなどはコピー機を使っているだろう。コピー周りで経費削減というと紙の無駄をなくすイメージが強いが、他にも経費を削減する手段を紹介する。

紙やインクの無駄をなくす

やはりまず思いつきやすく、一番簡単で手軽にできる、紙やインクの無駄をなくすべきだろう。
具体的には
・社内の書類には裏紙を使う
・両面印刷や1ページに2枚印刷する。
・モノクロでよいものはモノクロにする。
・プレゼン資料などは事前にpdfなどで送信しておき、印刷しない。
・できるものはなるべくデータで扱い、わざわざ印刷しない

などのやり方がある。
最も簡単に、かつ皆が意識してできる削減であろう。
しかしこの削減には大きな注意点がある。
環境にはかなり良いが、コピー用紙は1枚1円以下なので実質削減効果はあまりないのだ。紙の無駄を減らすだけでは「経費節減」にしかならず、効果が出るほど削減は難しい。
会社として経費削減に取り込む場合は以下のことにも取り組むと効果があるだろう。

中古コピー機を利用する

コピー機は新品を購入すると初期投資が高くなってしまうため、リースを使っている企業や個人事業主も多いだろう。この際にぜひ一度中古のコピー機を検討してみてほしい。初期投資や月額料金をかなり削減することができる。
ただし注意点として、中古は当然故障のリスクが上がることである。あまりにも修理費がかさめば経費削減の効果も小さくなってしまう。中古品は経費削減の効果は大きいが品質は良く確認しておくとよいだろう。

カウンター料金を安くする

カウンター料金とは、印刷枚数ごとに払う料金のことで
モノクロ  : 2~3円/枚
フルカラー : 15~25円/枚
このような価格設定が多くなっています。この料金を払っていることでメーカーが無償でメンテナンスやインクの交換などを行ってくれるのだ。
しかし、この料金設定で資料を印刷していれば会議のたびにコピー代がかさみ、例えば月に4万円使っていれば年間50万近い維持費がかかっているということになります。数年すれば本体より高くなる計算となる、ここを削減することで1枚当たりの値段は微々たるものでも結果としては大幅な削減ができることになるのだ。
最近ではコピー機本体を買ってもらうためにカウンター料金が安くなっているところも多い。初期費用が多少高くてもカウンター料金の安い物を買うことで結果的に削減に繋がる

具体例

モノクロ  : 2円/枚  →  1円/枚
フルカラー : 15円/枚  →  10円/枚
このようにカウンター料金を安くできた場合
・変更前

種類 枚数 単価 合計料金
モノクロ 4000 2 8000
フルカラー 3000 15 45000
合計 7000 53000

・変更後

種類 枚数 単価 合計料金
モノクロ 4000 1 4000
フルカラー 3000 10 30000
合計 7000 34000

毎月19000円の削減につながるため、年間で228000円の削減になる。
たかだか10円、15円と侮らずにカウンター料金にも目を向けよう!

印刷し放題サービスを利用する

上記の単価を見るとカラーの単価がかなり高いことがわかるだろう。もし会社でカラーコピーを大量に使うことがある場合、印刷し放題などのサービスを使うことをおすすめする。
また、複合機とレンタルコピー機を併用することで、管理の手間やコストを大幅に削減できるようになる。

まとめ

コピーで経費削減というと、ほとんどの人は紙の削減を考えるのではないだろうか?しかし、他にも大きな削減になる項目はたくさんあるのだ。ぜひ一度確認してみてほしい。

[CC BY] https://www.flickr.com/photos/48164300@N05/4500098355/ by.Mikael Nordfeldth




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