【無料テンプレートつき】領収書の書き方 押さえとくべき6つのポイント

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社会人として働くうえで避けられないもの、それが領収書です。
たかが社内に渡す領収書・・・と考えがちですがれっきとした公式文書であり、会社の経営にとっては重要な文書なのです。それゆえ、実は書き方にもきちんとしたルールがあり、これにのっとらなければ使った経費が正式に認められないことすらあります。今回は領収書を書く際の決まりについてご紹介します!

外部に郵送する際の注意についてはコチラ

領収書の役割

書き方の前に領収書の役割について確認をしておきましょう。
領収書の大きな役割とは、

金銭のやりとりが確かにあったことを証明する

ことにあります。この役割があるため、払った払ってないの問答や二重請求などを防止するのに用いられます。

この役割をしっかりとおさえておきましょう。この役割のために、適当な領収書を発行してしまった場合には支払ったという事実を証明できず経費として認められなくなります。

領収書の書き方のポイント6つ

では本題、まずはこれが領収書の基本的な形です。

領収書記事用 (2)

では各ポイントについて解説します。

その①:日付・領収書番号

日付は実際に発行した日付を記入します。もしクレジットカード等で後払いであっても領収書を発行した日付を書きます。銀行振り込みの場合は入金の日付を記入します。

領収書番号は最初から振られていることが多いので特に気にする必要はありませんが、つぶれて見えない・汚れて見えない、などがないかは確認しましょう。基本的に問題は少ないですが、この部分も税務調査などでは調査対象となっています。

その②:宛名

これを忘れる方はなかなかいないでしょうが、これにも書き方があります。

基本的に額が小さければ略称上様でも問題なしです。しかし、略称や上様は誰が払ったのかが明確でないためあまり好ましいものではなく、税務調査に引っかかることがあることを覚えておきましょう。
そのため特に急いでいたりする場合でなければ原則正式名称で書くことをおすすめします。この際、マエカブやアトカブにも気をつけましょう。

マエカブ:会社名のに株式会社が付く 株式会社○○
 アトカブ:会社名のに株式会社が付く ○○株式会社

略称や上様に関する記事はコチラ

その③:金額

絶対にかかせない金額。これは大丈夫と思っている方、金額にも正式な書き方があるのはご存じでしょうか?

1.数字で書く場合には3桁ごとに「,(カンマ)」を入れる
2.数字で書く場合には頭に「\」、末尾に「-」を必ずつける
3.漢数字で書く場合には頭に「金」、末尾に「也」を必ずつける
4.なるべく間は詰めて書く

これらはすべて、間に数字を書き込むなどして改ざんを防ぐための正式な書式です。また4にも9にも読めるような字で書くのはご法度です。丁寧に書きましょう。

その④:収入印紙

この欄は5万円以上となった時に必要となる、収入印紙を貼る場所です。これを忘れた場合文書発行側(領収書を出した側)に過怠税という税が徴収されることになるのでよくよく注意が必要となります。

所定の欄に貼った後に、文書作成者、または代理人が消印をおすことも忘れないようにしましょう。この際の消印はシャチハタなどや署名でも問題ありません。
また、税抜きでは5万円以下であり、消費税額が別途明記されている場合(写真のような場合)は貼らなくてよいことになっています。

収入印紙・過怠税について詳細はコチラ

その⑤:但し書き

ここは何に対しての支払かについて明記する欄になっています。一般的には「お品代」「商品代」と書かれることが多いですが、これでは税務調査などの際に「使途不明金」として引っかかることもあることに注意が必要です。できる限り詳細に書くように心がけましょう。

その⑥:発行側の情報

最後のポイントは発行側の住所や氏名です。これも当たり前のように感じるでしょうが、これも欠けていればどこで購入したかが証明できず、領収書と認められないこともあります。


以上が領収書を書く上で必ず押さえておく6つのポイントです。
逆に言うとこれら6つを押さえていれば、市販の物でなくともよい、ということになります。

領収書を書く際の注意点

それぞれのポイントを紹介しましたが、全体を通して領収書を書く、もらう際にはさまざま注意が必要です。最後に注意点をご紹介します。

・受け取り側が記入してはいけない

経費として精算可能な額を超過した場合に都合よく記入したり、悪気がなくとも店員から白紙を受け取り自ら書き込んだりすることもあるかと思いますが、これは最悪の場合、犯罪につながってしまいます。もしミスがあった時にも勝手に書き換えるのではなく、経理部や上司に相談する店舗にレシートを持って確認する、などの措置を取りましょう。

・レシートでも代用可能

きちんと品目・日付・店名・値段などが記載されていれば領収書として代用可能です。しかし、レシートには宛名が記載されていないのでできるかぎり領収書を発行するようにしましょう。

また、レシート以外にもクレジットカードの明細など代用可能なものは多いです、もしも領収書をなくした場合もあきらめずに代用品を探すことをで経費精算可能になります。

代用可能なものについてはコチラ

まとめ

領収書の書き方のポイントは

①日付・領収書番号
②宛名
③金額
④収入印紙
⑤但し書き
⑥発行側の情報

また、受け取った側が記入することは許されず、レシートなどで代用可能。


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