領収書を郵送する際に注意すること5項目!

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コチラで領収書の書き方については紹介しました。しかし、領収書は書くだけではなく、送ることもありますよね。
むしろ送るときの方が失礼のないようにマナーなどには気をつけなくてはなりません。
今回は領収書の郵送の方法について解説します。

郵送する前の注意点

①「領収書在中」を明確に記す

送り先に届いた際に中身が何かわからなければ目に留まらず、DMなどと勘違いされてしまうかもしれません。これでは領収書を送った意味がなくなってしまいます。必ず領収書在中と明記しましょう。この時、市販のハンコでも手書きでも問題はありません。

②書留など追跡可能な方法で送る

なるべく簡易書留などの追跡可能な方法で送ることをおすすめします。普通郵便が絶対にNG、というわけではないですが、領収書などの重要な書類がどこにあるかわからなくなれば、取引先との信頼関係にも影響します。特に高額な領収書の場合は簡易書留などで送る方がよいでしょう。

③添え状を同封する

ただ領収書だけ送り付けるのは先方にたいして失礼にあたります。必ずマナーとしてあいさつや感謝を書いた添え状を同封しましょう。
添え状のテンプレートはコチラからダウンロードできます。

郵送後の注意

④先方に連絡する

これも行き違いや捨てられるのを防ぐために行った方が良いことです。必ずメールなどで送った旨を伝え、確認を取りましょう。

⑤控えは必ず保管する

領収書はその事業年度の確定申告から7年間を保管する義務があります。送ったからと捨てずに必ず控えをとっておきましょう。
また、もし行き違いや誤って破棄されてしまった際に再び先方に送るためにも必須です。


まとめ

以上の5項目が領収書を郵送するときの注意点になっています。領収書の書き方の注意点と合わせてぜひ確認しておきましょう。

ないがしろにしがちですが、領収書も重要書類です。正確に記載し、正確に郵送しましょう。

郵送せずpdfで節約?

最後になりますが、領収書を郵送せずにpdfなどで送ることで今回挙げた作業や郵送料を節約することができます。
さらには印紙税の節税まですることができるのです。
電子帳簿保存法の改正によってスキャナ保存の対象が広がったため、領収書だけでなく請求書など様々なものをpdfやFAXで送ることができます。ぜひ一度、試してみてはいかがでしょう。
pdfで送る方法についてはコチラ



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