電子帳簿保存法って何?改正されてどう変わる?

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電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は
国税関係帳簿書類を紙ではなく、電子データとして保存することを認める
法律です。
この法により国税関係帳簿書類の一部または全部を紙ではなく電子データとして保存することが可能になりました。


またここでいう電子データとは紙媒体ではないデータのことですが作成方法から以下の2種類があります。

①一貫して電子データ:国税関係帳簿書類を1からPCで電子データとして作成した場合
②紙が介在:紙の物をスキャナで読み取って電子データ化し保存した場合

この2種類のどちらかでの保存が電子帳簿保存法によって認められています。


そして今回、電子帳簿保存法は平成28年度の税制改革大綱によって電子データ②のスキャナ保存に関する規制が大幅に緩和されました。
以下ではその変更点について紹介していきます。

税制改正による変更点

保存対象の拡大

取引先などからの国税関係帳簿書類を電子データとして保存できる電子帳簿保存法ですが、まずスキャナ保存可能な書類の種類が変更されました。

改正前):決算関係書類、契約書、領収書の一部を除く
改正後):決算関係書類を除く

このようになったため、契約書や領収書、請求書などがスキャナ保存可能になりました。

・上限金額の撤廃

これまで契約書や領収書等の国税関係書類については、その記載された金額が3万円未満の場合のみスキャナ保存の対象となっていましたが、今回の改正により、金額にかかわらずすべてスキャナ保存の対象となりました。

・電子署名が不要に

スキャナ保存をする際に、改正前は入力者等の電子署名とタイムスタンプが必要でしたが、電子署名が不要になり、代わりに入力者や監督者に関する情報が確認できれば良いと変更されました。
今まで電子署名が必要であったものも電子データ化した文書が「いつの時点で存在したか」が証明できるタイムスタンプを付与していれば処理可能となり、かなりスキャナ保存がしやすくなったといえるでしょう。

・サイズ情報・カラー保存に関する要件の変更

改正前は求められていた用紙のサイズ情報の保存が不要となりました。

また、重要書類以外の書類はグレースケールでの読み取り保存が可能になり、よりスキャナ保存が手軽になりました。

・スマホの写真も可能に

改正前は原稿台と一体になったスキャナが必須でしたが、デジタルカメラ、スマートフォンについてもスキャナとして利用可となりました。それに伴い、上記のようにスマートフォンでは取得が困難であったサイズ情報が不要となりました。

参考:国税庁電子帳簿保存法Q&A

電子化のメリット

今後より一層推進されそうな電子化ですが、取り組むと何が良いのか、具体的なメリットを簡単に紹介します。

・紙コストの削減

電子データとして管理できることで今まで配布などにかかっていた紙コストを削減できます。経費削減だけでなく、環境にも優しい取り組みです。

・保管スペースの削減

紙資料の保管はファイリングし、棚などに保管することが多いと思いますが、電子データであればUSBやクラウド上に保管でき、オフィスのスペースを有効に使えます。

・探しやすい

紙の場合はファイルを広げて、書類を見つけて、、と手間がかかりますが、電子化することで検索機能が使えスピーディーに対応可能です。これにより業務も効率化することでしょう。

主に以上のようなメリットがあげられます。具体的なペーパーレスのやり方、より詳細なメリットについてはコチラの記事に書いてあります。ぜひ参考にされてください!

まとめ

このように28年度の税法改正によって電子帳簿保存法、特にスキャナ保存についてが大きく変化しました。

改正によってかなり対象範囲が広くなり、対応しやすくなったと言えますがまだまだ満たすべき要件は多く残っており、導入するだけでコストがかかることも事実です。
複雑な制度ではありますが、うまくいけば大幅な経費削減も見込める制度です。ぜひ一度検討してみてください。

Dr.経費精算でできること

上記で紹介したものは変更の一部であり、また、改正されたとはいえ実際にスキャナ保存に対応するためにはさまざまな要件を満たす必要があります。

Dr.経費精算では領収書などの写真を撮るだけで、熟練のオペレーターがその内容を電子データ化し、さらにタイムスタンプへの対応入力者や監督者の特定なども全て作業工程に含むことができます。
Dr.経費精算を導入すれば、スキャンするだけでその後はすべてシステム側で処理、電子帳簿保存法への対応のための特別な工程も不要となっています。

ペーパーレスや経費削減に取り組みたい方、経費申請を楽にしたい方、ぜひ一度ご検討ください!

プロセスイメージ

本来経理や入力者がやらなくてはならないデータ入力見読性の確認署名確認を熟練のオペレーターが代行し、自由に変更できる承認ワークフローによって内容確認も楽々に!
また、誰が入力者や監督者をIDで管理しているため、入力者や監督者の特定も一目瞭然です。

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