【経費削減策・管理編】ペーパーレス化でコストも場所も経費も削減!

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コスト削減といえばまずコレを思いつく方も多いのではないでしょうか?環境にもよく、無駄もなくせるイメージのペーパレス化。実は経費削減や環境問題だけでなく、業務の効率化にも有効なのです!そのため近年では様々な企業で取り組まれています。

今回はそんなペーパーレス化の具体的なメリット、取り組み方などをご紹介します!

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、今まで紙媒体で保存していた資料やデータをPC上のファイルなど電子化したものに切り替えることです。これにより、業務の効率化や無駄な紙の削減、保管スペースの削減を見込むことができます。

主にやり方は2パターンあり、
①書類を作成する段階から電子データとして作る
②紙媒体のデータをスキャナを使って電子化する

この2種類です。

当然①の方が紙をまったく使用しないためペーパーレス効果は大きいですが、PCに不慣れな方がいる場合業務に支障をきたす恐れがあります。②に取り組むだけでも紙の保管の手間やスペースがいらなくなるため②から取り組むのも手でしょう。

ペーパーレス化のメリット

ではペーパーレスのメリットを見ていきましょう

・業務効率化

電子化し検索可能にすることで、大量の書類の中から探し出す手間を省くことができます。
これにより、必要なデータを必要な時にすぐ、閲覧可能です。郵送しかできない紙と異なり共有も簡単なため、他社や支店とのやり取りも効率化できます。
また、ファイリングするために必要であった時間や人件費も削減可能です。

・セキュリティ強化、紛失防止

データに閲覧権限やパスワードを付与できるため、閲覧可能者を選ぶことも可能です。
また、紙と異なり複数人が同時に閲覧可能なため持ち出し、紛失する危険性がなくなります。

・スペース削減

書類を保管する際の大きな問題が場所をとるということです。文書を電子化することで、書類を保存していた棚やキャビネットが不要となり、その分スペースを有効活用できます。どの程度削減できるかはケースバイケースですが、目安として以下のように計算できます。

    A4書類を1枚スキャンし、300KB程度のPDFになった場合、市販のUSB1つ(8GB)に約3000枚分保存可能

あくまで単純計算ですが、かなりのスペース削減につながることがわかると思います。

・コスト削減

これが一番大きなメリットでしょう。まず紙をなくせるため、コピー用紙代やコピー機のインク代、その光熱費、書類の廃棄にかかる経費などを削減できます。
それだけでなく、上で述べたように管理代や人件費なども削減でき、様々な部分でコストを削減可能です。

このように電子化することで様々なメリットがうまれます。

取り組み方

ペーパーレス化によるメリットを紹介したところで、次に具体的な取り組み方を4つ紹介します。
ペーパーレスはかなり大きな改革なため、やみくもにやってしまったり、手段を間違えてしまうと逆効果になってしまいます。しっかり取り組み方を計画してから実施しましょう。

①捨てる基準を作る

ペーパーレス化が失敗する例として「何を捨てて良く、何を保管すれば良いかわからず、結局全部保管しする」ということがあります。
また当然捨ててはならず、紙で保管することが必須となっている書類もあります。そのため社内で、紙で保管するものと捨てて良いもので基準を明確に定めましょう。
また、保管するとしても期限を決めておくことも重要です

②スキャナをフル活用する

簡単に捨てる、といってもなかなかできないのが人間です。そこでとりあえず不安なものはスキャンして電子データとして残しておくという手があります。それを継続していくうちにスキャナを使う基準も次第に決まっていき、より捨てる基準が明確になっていきます。
特に最近は領収書などをスキャナで読み込ませ、経費精算することも可能になっています。スキャナの導入は是非一度検討してみてください!

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③新しいものからペーパーレス化を推進する

今まで紙媒体で行ってきた企業であれば、過去の紙資料の量は膨大となります。そこで過去からさかのぼろうとするとペーパーレス化が非常に困難なものに見えてしまいます。また、取引先とのやりとりは紙媒体で行われているのでその分も積もっていきます。
正直「めんどくさ・・・」となっていくでしょう。ペーパーレス化を推進した結果全社で意欲が下がってしまっては目も当てられません。

なのでまずは、新しく入ってくるものから取り組んでいきましょう。
ペーパーレス化で最初に行うべきことは基準作りです。新しいものを処理し、基準ができたら過去の物に手を付けることで整理しやすくなっていきます。

④プリントアウトの基準を作る

①で捨てる基準の話をしましたが、紙は外部から入ってくるだけではありません。自社でのプリントアウトでも紙資料は生まれます。
そこでできる限りプリントアウトせず、
・クラウドの共有を使う
・プレゼンテーションを大きな画面で行う

などの工夫を行い、余分なプリントアウトを減らしましょう。
また、プリントアウトするにしても1枚に2ページ印刷するなど工夫は可能です。
もしかすると、コピー機の台数を減らすこともできるかもしれません。

注意点

具体的な事例を紹介しましたが、ペーパーレス化を推進しても失敗してしまっては逆に会社の発展を妨げてしまっては本末転倒です。ですので次にペーパーレス化に取り組むうえで前提とするべき注意点を紹介します。

・周囲に告知し、きちんと計画を組んでから行う

今回はペーパーレス化のメリットを紹介しましたが、紙保存にもメリットがあり、電子データにもデメリットがあります。また、紙保存が必須の書類も存在します。計画を立て、告知を行ってから実施を行いましょう。

・コスト削減に執着しない

ペーパーレス化が失敗する原因の1つが「紙を減らすことありき」になってしまうことです。これでは目的が「紙を減らすこと」になりかねません。

コスト削減を前面に押し出すのではなく、むしろ効率化などを主眼に置くことで小手先でない真の取り組みとなり、ペーパーレス化は成功につながります。

・やるからには徹底する

今まで紙で行っていたことを電子化するということは大きな改革です。中途半端に取り組んだ場合、やはりなじみの深い紙媒体に逆戻りしてしまう場合があります。粘り強く取り組み続けることが肝心です。

まとめ

ペーパーレスを推進することは紙を減らす以上に様々なメリットがあります。
「やはり紙じゃないとわかりにくい・・・」などの意見もあるとは思いますが、何もすべて紙にする必要はないのです。できる部分から「徹底する」そして「基準を定める」をキーワードに、ぜひ取り組んでみてください!




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