【経費削減策・コラム】ローラ起用のCMで話題の『クラウド経費精算』って何?導入メリットは?

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最近テレビCMでも『クラウド型経費精算』って耳にしませんか?

CM起用数上位タレントのローラが起用されたCMも見るようになり、気になっている方も多いのではないでしょうか?

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CM放送中の・・・『クラウド型経費精算システム』って何?

クラウド型経費精算システムとは、従業員が一時的に立替えた経費を払戻すための申請業務を支援するウェブ上のシステムです。

従業員が日常業務を通じて利用した経費、例えば、営業のための交通費やイベント出展時に購入した細かい備品などの領収書を保管しておき、後日、経費精算書を作成し、領収書を糊付けし、上長や経理担当者に確認してもらい、承認を得て、返金・・・と言った一連の作業が経費精算です。

クラウド型経費精算システムでは、パソコンやスマートフォンを利用して、申請から承認、会計ソフトへの取込データ作成までをインターネット上で行うことで、経費精算に関わる従業員の手間を省いた業務改善ツールの一つです。

現在国内の経費精算システムは、30以上のサービスが出ており、各社強みや特徴を活かし、サービスを提供しています。

 

導入するメリットは?

1.従業員の無駄な時間を削減できる!

申請をする一般従業員は、領収書を一枚一枚確認し、Excelで申請書を作成。また交通費の申請書は、営業に行ったカレンダーを確認し、経路検索から交通費の計算を行います。

クラウド型経費精算システムは、入力した経費の自動計算・代行入力などの入力の手間を極力省いたシステムを持っていたり、交通費は経路検索との連携で、駅名を入れるだけで、自動的にICカード金額や往復などの計算を反映させたりすることが可能であり、これらは申請者の手間を大幅に削減します。

 

2.会計担当者を楽楽にする!

経費担当者は、それぞれの資料を確認し、間違えがないかを電卓を叩いて再計算。承認が終わった経費は、改めて会計ソフトに打ち込む作業を行う必要があります。

クラウド型経費精算システムは、勘定奉行、弥生会計、freee、MFクラウド会計といったメジャーな会計ソフトとの連携機能を持っているので、一度経費精算システムに入れられたデータは、簡単に会計ソフトにとり込むことができます。これにより経理担当者は、会計ソフトへの入力の必要がなくなります。

 

3.ミスを減らすことが出来る!

電卓を叩いたり、Excelの自動計算を利用したりすると、やはりミスはつきもの。
申請者側は一度ミスがあれば、またパソコン上で修正して、出力して・・・の作業をしなければなりません。また経理担当者はミスを想定して、一つ一つ注意深くチェックが必要です。経費精算システムは、入力された経費の自動計算はもちろん、設定をしておけば様々なアラートを申請者側に出すことができます。

 

4. 残業代も減り、人件費の削減できる!

経費にかける時間が減れば、必然的に業務時間が減り、残業代の削減にもなります。

経費担当者が月末になると、遅くまで作業している光景を目にしませんか?

 

まとめ

今回は、最近ローラのCMをはじめ、「クラウド経費精算って何?」と思っている方に向けて、そのメリットをまとめてみました。ここでまとめた内容は多くの経費精算システムが備えているものでありますが、それぞれが特徴をもっていますので、各社機能を比較して、導入を検討されるのが良いと思います。

経費精算をしない会社はありません。一方で、経費精算をメインとする業態もないのであり、それぞれが本来業務の時間を削って費やしている時間でもあります。ITシステムのちからを使って出来るところはどんどん効率化し、時間を創りだしていくことが、これからの働き方ではないでしょうか。

従業員は、生み出された時間では、更に本来業務に集中できたり、残業を減らし早く帰れることで趣味や家族との時間を過ごせたり。

会社は残業代を削減できたり。経費精算による業務効率化はメリットはいっぱいです。

 

最後に、

経費精算システム導入に興味のある方は、是非、「Dr.経費精算」をご検討ください。

 




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