電子帳簿保存法とe文書法の違いって何ですか?

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平成28年の規制緩和が決定している電子帳簿保存法。最近は耳にした方も多いと思います。
電子帳簿保存法については、コチラでも記事として紹介しました。

この電子帳簿保存法とよく似ていて区別がつきにくいのがe文書法です。両方とも書類の電子化について定めた法律ですが、何が違うのでしょうか?
今回はこの電子帳簿保存法とe文書法の違いについてご紹介します。

e文書法とは

e文書法は2005年に施行され、2015年には改正された法律で正式名称は「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」といいます。

e文書法では要件を満たせば

  • 電子的に作成した文書の電子データによる保存
  • 紙媒体で作成した書類をスキャナで電子データに変換し、紙の原本の代わりに電子データとして保存
  • この2つを認めています。

    電子帳簿保存法とは

    一方法改正によって規制緩和される電子帳簿保存法とは、

      国税関係帳簿書類について、税務署長等の承認を受けた場合には、一定の要件の下で、電磁的記録又は電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存等を認める

    という法律となっています。

    こちらもe文書法と同様で

  • 電子的に作成した文書の電子データによる保存
  • 紙媒体で作成した書類をスキャナで電子データに変換し、紙の原本の代わりに電子データとして保存
  • この2つを認め、さらに具体的な対応方法について定めたものになっています。

    結局何が違うのか?

    上だけ読むとほぼ同じ内容に感じると思いますので以下で違いについて説明します。

    まず、会社の書類というものはその内容に応じた別々の法律によって保存方法が定められています。
    e文書法はそれらの多数ある法律に対し、一括で電子化を認める法律です。
    これにより、1つ1つの法律を1個ずつ改正する必要がなくなりました。

    対して、電子帳簿保存法は、多数ある中で国税に関する法律(所得税法、法人税法など)に対し、具体的な電子化の方法などを定めた法律となっています。
    企業であれば必ず関係する国税に関する分野で、e文書法で対応しきれなかった具体的な電子化の対応方法などを定めたものがこちらになります。

    満たすべき要件の違い

    両方とも書類の電子化について定めた法律ですが、何でもかんでも電子化できる、というわけではなく、当然要件が存在します。2つの要件にも違いがあるので以下で説明します。

    e文書法の要件


    要件 内容
    見読性

    パソコンやディスプレイなどを用いて、明瞭な状態で見ることができる必要があります。スキャナの解像度などに指定があり、すぐに文書が作成できる明瞭さが必要です。

    完全性

    電子データは紙に比べて改ざんが容易という特徴があります。そのため改ざんや削除に対して対策がとられており、またその事実を確認できる必要があります。

    機密性

    許可されていない人によるアクセスを抑止する措置を講じる必要があります。
    ※この機密性は国税関係帳簿書類に対しては求められていません。

    検索性

    必要なデータを必要な時にすぐに引き出せるように検索性を確保する必要があります。

    電子帳簿保存法の要件


    要件 内容
    真実性の確保 訂正・削除履歴の確保(帳簿のみ)

    完全性と同様データの訂正や削除、追加などの事実が確認できることが必要になります。

    相互関連性の確保(帳簿のみ)

    他の国税関係帳簿書類と相互に関連する項目を持ち、互いに確認できる必要があります。元帳から伝票番号を追うと個々の取引が確認できる、などです。

    関係書類等の備付

    データの作成に当たり社内で決められた適切な規程に基づいて入力・保存ができている必要があります。

    可視性の確保 見読可能性の確保

    ディスプレイの画面や書面として、整然とした形式・明瞭な状態で速やかに出力できる必要があります。

    検索機能の確保

    日付や金額などの記録を速やかに検索することができること。

    まとめ

    かなり内容の近い法律ですが、対応する法律の範囲が異なると覚えておきましょう。
    必ず完璧に違いが分かっている必要はありませんが、電子化対応の際には両方の法律の要件を満たしている必要があるため、しっかりと把握しておくことが肝心です。




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