経費精算の電子化で不正をなくせ!不正の原因と対策

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最近富山県の不正経費、それに伴った市議や県議の辞職が相次ぎ経費精算の不正がニュースを騒がせています。
また2014年の兵庫県議会の野々村竜太郎議員のニュースもまだ記憶に残っている方も多いでしょう。
このような経費精算の不正、テレビの世界の話ではありません。実はあなたの身の回りでも起こっているかもしれない身近なことなのです。

今回はその原因と防止策について経費精算のの電子化を中心にご紹介します。

他人事じゃない?

まずこのような経費精算の不正と聞くと、
「横領とか?うちは関係ないよ」
と思う方も多いかもしれません。確かにニュースをにぎわすのはそのような額や規模が大きいものが多いからです。

しかし経費の不正はむしろ中小企業こそ注意するべきと言えるでしょう。

なぜなら中小企業ほどチェック体制が甘い場合があるからです。
他人事とは思わず、この機会に一度振り返ってみてみましょう。

そもそもなぜ不正経費が起こる?その2つの原因

そもそも過大申告や横領などの経費関連の不正受給などはなぜ起こるのでしょうか?その主たる要因は2つあります。
その2つとは

1.機会がある
2.周りもやっている

の2つです。

1.機会がある

まず1つ目は機会
経費を過大に申告することや横領することが比較的簡単で、さらにそれがばれにくいという状況が不正を引き起こします。

中小企業などで不正が起こりやすい理由の1つがここにあります。経理業務と仕入業務などを1人が担当していればその人が不正をすることはかなり容易となってしまうでしょう。

2.周りもやっている

そして2つめは周囲の環境です。
1人で不正をし続けることは心理的に負担がかかりますが、周りがみんなやっていれば不正自体が正当化されていきます。
そんな環境になれば不正に経費を申請することなどが普通となってしまい、チェックも甘くなっていき、さらに1の機会が増加することにもつながりかねません。

この「周りもみんなやっている」という不正経費の正当化がより不正を助長させていくことにつながるのです。


基本的に不正経費はこの2つの要因があり、それらが悪循環を引き起こすことで不正が深刻化するのです。
この2つのほかにもそもそも給与や手当に不満がある場合など従業員が会社に不満感不信感があれば不正自体も起こりやすくなっていきます。主観的なものになりますが、個人の感情や動機なども不正が起こる要因となります。

経費精算の電子化で不正はなくせる?

ではこのような不正を経費精算を電子化することで本当になくせるのでしょうか?

不正を防ぐために最も肝心なことは原因の1つめである機会をとにかくなくすことです。
その機会をなくす手段として経費精算の電子化はとても有効な手段です。

クラウド型の経費精算を導入することでシステムが不正や不適切な利用、同内容の二重の請求、申請ミスなどを自動的にチェックしてくれるようになります。
例えば現在目視などで行っているような定期区間の交通費請求なども、従業員一人一人がアカウントで定期区間を設定することで自動でその金額を控除してくれる、などです。
他にも金額が異常に高い会議費など人間の手では見落としがちな違反経費も自動処理可能となります。

こういった様々な機能によって不正をする機会は格段に減ることでしょう。また、クラウド上で申請した経費などは必要に応じて上司や経理がチェックすることが可能なため、プレッシャーとなり不正の抑止にもつながります。

不正防止だけじゃないメリット

クラウド型の経費精算を導入するメリットは不正防止だけではありません。
今まで手作業で領収書を整理し、申請していた時間を大幅に減らし、経理などのチェック時間も減らすことができ、業務全体の効率化にもつながっていきます。
いくつのクラウド型経費精算は自社に合わせたワークフロー設定も可能であり、不正だけでなく意図せぬミスなどもなくすことが可能でしょう。

まとめ

不正経費が起こる原因

1.機会がある
2.周りもやっている

経費精算の不正は負のスパイラルのように悪循環が続くことで生まれ、深刻化していきます。それに対し、クラウド型経費精算システムを導入し、経費精算を電子化することはかなり有効といえるでしょう。
自動管理でで悪循環を断ち、不正な経費精算をなくしましょう!

経費精算システムの導入自体は不正の防止と同時に業務の効率化などを図ることができます。
いまは不正が起こってなくても事前に対策し、同時に業務効率化を図ってみてはいかがですか?




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