不正経費を0に!不正トライアングルと経費精算の電子化

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最近富山県の不正経費、それに伴った市議や県議の辞職が相次ぎ経費精算の不正がニュースを騒がせています。また2014年の兵庫県議会の野々村竜太郎議員のニュースもまだ記憶に残っている方も多いでしょう。
このような経費精算の不正、テレビの世界の話ではありません。実はあなたの身の回りでも起こっているかもしれない身近なことなのです。

今回はそんな不正経費の原因と防止策について経費精算の電子化を中心にご紹介します。

不正経費の原因はトライアングル?

不正のトライアングルという言葉はご存知でしょうか?

「不正のトライアングル」とは米国の犯罪学者ドナルド・R・クレッシーが提唱した理論です。この理論の中でクレッシーは人が不正行為を実行するに至る要因について3つ示しました。
この3つすべてがそろったとき、不正が起こる、とされています。

不正のトライアングル3つの要因

不正のトライアングル、その3つの要因とは

1.機会
2.動機
3.正当化

です。

1.機会

まず1つ目は機会
経費を過大に申告することや横領することが比較的簡単で、さらにそれがばれにくいという状況が不正を引き起こします。

中小企業などで不正が起こりやすい理由の1つがここにあります。経理業務と仕入業務などを1人が担当していればその人が不正をすることはかなり容易となってしまうでしょう。
また、上司の承認が形骸化している、などもこれに当たります。

2.動機

そして2つ目動機
これは危険を冒してまで不正を実行するという主観的事情のことです。例えば、生活が苦しい、給料が少ない、などがこれにあたります。

しかし個人的事情だけでなく、職場環境の悪さも関係してきます。
例えば、

最安値の運賃を調べ、そこから定期区間の経路を控除し、紙やexcelで申請書を作成し、ようやく終了

このように既存の経費精算業務が面倒な場合、それ自体が動機になりえます。
良く起きる事例としては定期区間を控除しない経路をきちんと調べずに適当に申請するなどです。こういった手間を改善せず、強制させることは業務の時間を奪うばかりか、モチベーションの低下にもつながりかねない要因です。

3.正当化

そして3つめは正当化です。
一般的に不正をし続けることは心理的に負担がかかりますが、それを正当化してしまうことです。
例えば、自分は正当な評価をされていないと思っている、や一時的に借りるだけなど、自分の都合の良いように解釈をしているケースが当てはまります。

特に周りがみんなやっているという職場環境では、不正自体が正当化されていきます。
そんな環境になれば不正に経費を申請することなどが普通となってしまい、チェックも甘くなっていき、さらに1の機会が増加することにもつながりかねません。


基本的に不正経費はこの3つの要因があり、それらが悪循環を引き起こすことで不正が深刻化します。そしてお気づきの通り、不正が起こる要因は実行者本人の感覚が強く含まれます。それゆえ、会社としては対策をしていても、実行可能であれば意味がないのです。

実際の不正事例と対策についてはコチラで紹介しています。
事例によって対策も異なるので参考にしてみてください!

経費精算の電子化で不正はなくせる?

ではこのような不正を経費精算を電子化することで本当になくせるのでしょうか?

不正を防ぐために最も有効なことは原因の1つめである機会をとにかくなくすことです。
その機会をなくす手段として経費精算の電子化はとても有効な手段です。

クラウド型の経費精算を導入することでシステムが不正や不適切な利用、同内容の二重の請求、申請ミスなどを自動的にチェックしてくれるようになります。

例えば、コチラの記事にあるような定期区間を控除しないなどをシステム上で防止してくれます。
他にも金額が異常に高い会議費など人間の手では見落としがちな違反経費も自動処理可能となります。

こういった様々な機能によって不正をする機会は格段に減ることでしょう。また、クラウド上で申請した経費などは必要に応じて上司や経理がチェックすることが可能なため、プレッシャーとなり不正の抑止にもつながります。

不正防止だけじゃないメリット

クラウド型の経費精算を導入するメリットは不正防止だけではありません。
今まで手作業で領収書を整理し、申請していた時間を大幅に減らし、経理などのチェック時間も減らすことができ、業務全体の効率化にもつながっていきます。
いくつのクラウド型経費精算は自社に合わせたワークフロー設定も可能であり、不正だけでなく意図せぬミスなどもなくすことが可能でしょう。

まとめ

不正経費が起こるトライアングル

1.機会
2.動機
3.正当化

経費精算の不正は負のスパイラルのように悪循環が続くことで生まれ、深刻化していきます。対策を打つときは不正実行者の立場に立ち、考えましょう。さらに、クラウド型経費精算システムを導入し、経費精算を電子化することはかなり有効といえるでしょう。
自動管理で悪循環を断ち、不正な経費精算をなくしましょう!

経費精算システムの導入自体は不正の防止と同時に業務の効率化などを図ることができます。
いまは不正が起こってなくても事前に対策し、同時に業務効率化を図ってみてはいかがですか?




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