伝票って電子化していいの?電子帳簿保存法改正で経理もペーパーレスへ

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電子帳簿保存法の改正によってペーパーレス化が進む昨今、領収書や請求書などを電子化した企業も多いのではないでしょうか?

そんな流れの中、振替伝票などの『伝票』は電子化していいの?といった疑問を数多く見受けます
今回はそんな伝票は電子化してよいのか?とそのメリットについてご紹介します。

伝票はペーパーレスの対象?

電子帳簿保存法では国税関係書類を電子データとして保存可能、と決められています。では振替伝票などの伝票は対象なのでしょうか?

国税庁のHPによると

1 紙で作成された売上伝票などの伝票類が、企業内での決裁、整理などを目的として作成されている場合は、所得税法施行規則第63条第1項及び法人税法施行規則第59条第1項等に規定する保存すべき書類には当たらないことから、法第2条第2号(定義)に規定する国税関係書類に該当しないので、電子帳簿保存法の適用はありません。

2 一方、伝票が国税関係帳簿の記載内容を補充する目的で作成・保存され、その伝票が国税関係帳簿の一部(補助簿)を構成する場合には国税関係帳簿となります。

と記載されています。


つまり種類にかかわらず、

企業内での決裁、整理などを目的として作成されている場合→対象外

国税関係帳簿の記載内容を補充する目的で作成・保存された場合→対象内

ということになります。

用途によってですが、ペーパーレスは可能ということです。
また対象外の場合でもエクセルや会計ソフトで作ったものを印刷し、書面で保管可能なので管理や入力はすべて電子化可能と考えて良いでしょう。

電子化するメリット

電子データとして扱い、ペーパーレス化を推進することのメリットはいくつかあります。
・紙の経費削減
・経理の業務時間短縮
などが良く想起されるメリットですがむしろそれよりももっとも大きなメリットは検索性です。それぞれ以下で解説していきます。

経費削減

まず一つ目は経費削減です。
紙を介さないことでその分のコピー用紙代やインク代などを減らすことができます。また、手入力の手間が減ることで従業員の無駄な時間を削減でき、人件費なども削減することが見込めます。

経理の業務時間短縮

システムなどを導入し最初からデータで入力することで、自動でチェックなどが可能となります。

検索性

何よりも大きなメリットが検索性です。
すべて紙のデータで保管した場合、のちに再度確認するときはファイルや保管場所から引っ張り出し、目的の書類を見つける必要が出てきます。
しかし作成した書類をスキャンするにせよ、1からデータとして扱うにせよ、電子化することで、実際の書類は倉庫の中などに眠らせたまま、ネット上で検索し、確認することが可能になります。これが大きなメリットです。

まとめ

伝票は目的によって電子帳簿保存法の対象かどうかは決まりますが、ひとまず電子化することで検索性などを確保でき、業務の無駄を減らすことが可能です。
特に今回の改正でスキャンに関しては対象が広がったので、コスト削減や業務効率化のために、社内のペーパーレス化を検討してみてはいかがでしょうか?




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