【連載】第二回 紙からの解放!電子帳簿保存移行への準備2要件

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第一回は概要編
電子帳簿保存法がどのように成立し、どのような変遷を経て今のような法になったのかについてご紹介しています。

第二回では移行実現に必要な要件とBearTailのノウハウについてご紹介します。

電子帳簿保存への移行準備開始!

環境は整いました。では電子帳簿保存に移行して、紙の伝票からは解放される!と準備を始めましょう。

最初に利用するソフトを決めて、ハードと環境を決めて・・・それで後は、ユーザ教育かな?
通常のIT導入であるステップで業務プロセスの検討、それによる機能の決定。そしてハード環境、ソフトウェアにネット環境。

このような導入プロセスで電子帳簿保存への対応は出来るのでしょうか?

BearTailの経験とノウハウ

BearTailはDr.経費精算タイムスタンプ版と言うスキャナ保存に対応するサービスを市場に提供しています。サービス提供者の責務としてBearTailも、スキャナ保存に移行し、そこで経験した数々のノウハウをお客様に提供させて戴きたいと考えています。

BearTailの経験から言えることは、電子帳簿保存(スキャナ保存)を成功裏に実現するためには、

社内統制:5割
業務プロセス:3割
IT構築:2割

の配分だと言うことです。

最も重要な要素はITではなく、企業の統制、ガバナンスの確実に働く仕組みをいかに構築するかと言った課題です。IT企業がITではなく、ガバナンスと言うのは見当違いかもしれませんが、これがBearTailの経験から導き出された答えです。

BearTailは2012年に設立された新しい会社です。多くの企業様は長い歴史がありますので、すでに企業統制を確立するために色々な規程を作成されており、今更言われるまでも無いのかもしれません。多くの企業様に対して新参者のBearTailがご意見をするのは僭越ですが、電子帳簿保存への移行には下記の2点が要求されます。

電子帳簿保存への移行に必須な2つの要件

1. 明文化された適正事務処理規程

第1項は社内における特に会計に関連した業務、事務について社内統制の確立を図るために、事務分掌化とそれに沿った組織の確立を求めています。加えてお互いに相互チェックが可能な事務処理の仕組みを明文化することを求めています。

2. 適正事務処理規程における定期的な検査、問題点解決策の明示

第2項は導入された事務処理のプロセスに対して定期的なチェックを実施、加えてその結果を社内で共有すると同時に、記録として保存すること。また問題が発生した場合についてもその対処についても明文化し、保存することを求めています。

必要なのは社内統制

第2回表

ここで「おや?」と思われた方もいるかもしれません。

電子帳簿に移行するためにまずするべきことは利用ソフトを決めることでも、ユーザ教育でもなく、導入するための社内統制になります。
これは求められる要件の面からもBearTailの経験からも言えることです。

導入するためには関係各部門と連携し、効率的に電子保存へ対応するかを検討すると同時に、その内容を経営層に提案、承認を受ける必要がある。これが簡単な話ではないとご理解頂けるのではないでしょうか。ですから社内統制が準備段階に求められるのです。

この事務処理規程は当然の事ながら、電子帳簿保存を前提としています。既に事務処理規程を明文化されている企業様においても、その内容について電子保存を前提とした見直しが必要となります。

面倒でも絶好の機会

そんな面倒なら電子保存なんてやらない

と思われる経営者の方もおられるのかもしれません。
しかし少し考えてみてください。昨今、企業を含めた組織におけるガバナンス不足が露呈し、問題が発生した事案が時々メディアに取り上げられています。結果として社外に損害を発生した場合は組織としての賠償や、企業の社会的価値の損失など、大きな影響があります。

例え社外への直接の損害などが無い場合でも企業の社会的信頼の欠如はビジネスに影響を与えかねません。このような視点で、電子保存対応をきっかけとして今の時代にあったガバナンスの再構築を行う絶好の機会と考えることはできないでしょうか?

まとめ

  • 電子帳簿保存への移行の成功への道は社内統制5割・業務プロセス3割・IT構築:2割
  • 移行で要求される2点は明文化された適正事務処理規程と規定における定期的な検査、問題点解決策の明示
  • 電子帳簿への移行は今の時代にあったガバナンスの再構築を行う絶好の機会

  • 次の回ではシステム化検討についてご紹介します。
    第三回 システム化検討編についてはコチラ

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