【連載】第四回 電子帳簿対応のシステム紹介!タイムスタンプ?スマホはOK?

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過去の連載

第一回は概要
電子帳簿保存法がどのように成立し、どのような変遷を経て今のような法になったのかについてご紹介しています。

第二回は移行への前準備
電子帳簿保存への移行に必須な2つの要件について解説し、我々BearTailにできることもご紹介しました。

第三回はシステム化検討
実際に導入する場合の業務プロセス2パターンについて紹介し、それぞれの長所短所を見てきました。

第四回となった今回は実際に導入するシステムタイムスタンプとスキャニング装置などの利用機器についてご紹介していきます。
スマホの利用の可能性についても解説します!

スキャナ保存で利用するシステム

これまでの検討でシステム化についての基本方針は決まりました。次にどのようなシステム要素を利用するかについてご説明します。

電子帳簿保存、スキャナ保存を導入するにあたっては、通常の基幹システムの導入に比べると若干異なるシステム機能要件の検討が必要となります。

それは電子帳簿保存が電子帳簿保存法、加えて国税庁の公示している施行規則などで、その仕組みについて細かく規定されている点です。もし自社で電子帳簿保存対応のシステムを開発するとすれば、これらの法律、規則を理解し、それに対応できる機能を準備することが求められるのです。
もとめられる要件は2つあります。

要求される要件①:タイムスタンプ

タイムスタンプとは

電子帳簿保存法が要求する法令要件の中で、まずはタイムスタンプをご説明します。

タイムスタンプと言うのはコンピュータの利用者ならご存知だと思います。コンピュータで書類や、帳票を作成するとそこには自動的に作成時間が記録されます。これは作成に利用したOS(オペレーティングシステム)の持つ時間をOSが自動的に取り込んで記録しています。

これが元々のタイムスタンプです。これによってコンピュータ上でのコンテンツの作成月日、変更月日などを知ることができます。この情報はファイルのプロパティーを開くと参照することができます。

電子帳簿保存のタイムスタンプ

しかしながら電子帳簿保存が定義しているタイムスタンプはこの元々のタイムスタンプとはやや異なります
元々のタイムスタンプは、ファイルの属性情報を変更するアプリがあればだれでも簡単に変更することが可能です。これでは法的立証能力はありません。

電子帳簿保存法が利用を義務つけているタイムスタンプとは、

対象となる電子情報がある時間に確実に存在し、かつ、その後一切の変更、改ざんを受けていないことが証明可能な、法的立証能力のあるタイムスタンプ

です。

これに該当するのが、一般財団法人日本データ通信のタイムビジネス信頼安心認定制度の認定する時刻認証局の発行するタイムスタンプとなります。

 

ここで少し弊社の宣伝をすることをお許しください。弊社の提供するDr.経費精算タイムスタンプ版はこれら法的な要求要件を満足する環境をお客様に提供しています。

現在、セイコーソリューションズ(株)等5つの時刻認証局があり、この認証局と契約を締結し、発行するタイムスタンプを利用することが求められる事になります。BearTailのDr.経費精算タイムスタンプ版はセイコーソリューションズ(株)のタイムスタンプを利用しています。

タイムスタンプの法的立証能力

もう少しタイムスタンプ制度の仕組みについてご説明します。
タイムスタンプは、先にご説明した通り、ある時刻に対象となる電子情報が存在し、かつその後一切の変更、改ざんがなされていない事を証明し、同時に法的立証能力があるものです。どんな場合に、このような厳密な存在証明が必要になるのでしょうか?

 

良く用いられる例は、特許に関連する知的財産の保護です。ご存じのように特許は先願主義です。
そのためいち早く特許を提出した人や団体に特許が認められます。特許が認められた以降は、特許権者の許諾を得なければ、特許に関わる技術や、仕組みを利用することはできなくなります。

一方、特許では先使用権と言う権利が認められており、特許が認められる前に、特許対象となる技術等を利用していた事、また開発をしていた事が証明できれば特許権者の許諾無しで特許を利用することが認められます。ここでは「いつ」が重要となるために、法的立証能力のあるタイムスタンプに大きな意味があります。

新しい発見や、技術を開発した際に、競合、ビジネス的な視点でその事を秘匿するような場合に、それを証明するような書類に法的立証能力のあるタイムスタンプを付与しておくことで、後日特許の争いで、先使用権を法的に証明できるわけです。

 

電子帳簿保存法ではこのタイムスタンプを利用し、国税関係帳簿書類についてその書類を保存した年月日、また保存した後に一切の変更、改ざんがなされていない事を証明することを求めています。
これにより電子化情報に紙で保存された国税関連帳簿書類と同等の立証能力を与えられると考えられています。

タイムスタンプの仕組み

ではタイムスタンプはどのように、変更、改ざんを防止しているのでしょうか?

タイムスタンプはネットワークの暗号鍵等に利用されるハッシュ関数を利用しています。ハッシュ関数は入力値からハッシュ値を求める事は容易に算出できますが、ハッシュ値から入力値を逆算することは計算量的にはほぼ不可能という一方向性と、入力値に変化があると必ずハッシュ値が変化すると言う非衝突性を持つ関数です。この特性を利用してデータの改ざんを防止、証明することが可能としています。

下図に示した通り、ハッシュ関数の特性を利用して改ざんを検知可能な仕組み(非改ざん証明)と、公的に認証された時刻データを組み合わせる事で、ある時刻にこのデータが存在した事を公的に証明(存在証明)可能な仕組みとなっています。

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タイムスタンプによる存在証明と改ざん防止の仕組み
(袖山喜久造税理士著:改正電子帳簿保存法完全ガイドからの引用)

タイムスタンプの費用

さて、最後に導入の際には一番気になるであろう、費用についてご紹介します。
ただし、様々なサービス、プランが存在するため、あくまの目安としてご参考にされてください。

費用
月当たりの利用数に応じた従量制タイプは年額10万円程度
利用数に関係なく使用できる定額制タイプは年額30万円から100万を超えるプランも存在します。

タイムスタンプ導入には費用がかかり、その費用も決して安いものではありません。従業員数や月当たりの利用数など自社の状況に合わせて合致するサービスを導入することをおすすめします。

要求される要件②:利用機器

次に検討する要素としては、利用する機器に対する要件となります。電子帳簿保存法では電子情報化された領収書等の画像品質が、紙の領収書と同等の画像品質を提供することを求められています。紙であれば見分け可能な重ね書き等の痕跡を表現できるだけの画像品質と、精細度を求めています。

スキャニング装置

そのためスキャニング装置については、細かいハードウェア仕様が定義されています。スキャナについては、200dbpi以上の高精細をサポートし、同時にカラー諧調として24ビットカラー(赤緑青それぞれの色調が256諧調以上)、ただし一般書類の場合はグレースケール(白黒256諧調以上)と定められています。

このスキャニング装置の中に、平成28年度改正からスマートフォンとデジタルカメラも、従来のスキャナに加えて含められています。

入力装置としてスキャナの利用を考えられているのであれば、市場にはe-文書法対応と明示されたスキャナ、複合機などが多く出荷されています。Dr.経費精算タイムスタンプ版においてもスキャナは電子帳簿保存法が求めている要件を満足させるために必要な機器とし、標準としては(株)PFUの提供するiX100、もしくはiX500を推奨スキャナとして動作確認をしております。

iX100 を例にとって説明すると、通常のスキャナモードでは高度の補正処理が自動的になされて、例えばスキャン時に紙にあった皺などは補正されて綺麗な状態の画像として保存されます。

ただし、e-文書モードを選択すると電子帳簿保存法が要求する仕様を満足させると同時に、このような補正機能は除外され、スキャンした通りの画像を保存されるようになります。同時に電子帳簿保存法が求める用紙サイズ等のデータも取得保存されます。つまりスキャナを選択される際にはe-文書法対応であることを確認することが求められます。


Dr.経費精算タイムスタンプ版においては主たるスキャナとしてはスマートフォンを利用することを前提としており、効率的な経費精算と国税関係書類の保存を実現する仕組みとなっています。

スキャナ装置としてスマートフォン等を利用する場合には、施工規則などの細則にも特にスマートフォンとしての要求仕様は明示されておらず、ISO/IEC6933 JIS X 15775のテストチャートで4ポイントの文字が判別可能という指針が適用されます。

・要件を満たすスマートフォン

物理的にスキャナで定義された200dpiと言う精細は、画素として換算すると387万画素以上と言えます。しかしながらスキャナに比較した場合に撮影条件、環境などを考慮し、BearTailでは800万画素以上のスマートフォン等の利用を推奨しています。BearTailにおいて、いくつかの代表的なスマートフォンで上記のテストチャートでのスキャンテストの結果、下記の機器は法律の要件を満たしていることを確認しました。

Apple社製スマートフォン iPhone 6、6S、6SE、7
富士通社製スマートフォン
ドコモスマートフォン arrows SV F-03H
ドコモスマートフォン arrows NX F-02H
サムスン電子社製スマートフォン
Galaxy Neo

出力機器

出力機器についても電子帳簿保存法では明確な規定があります。
保存した会計関係書類を判読可能な形で出力するために下記の仕様を満足する機器を準備することが求められています。

① 14インチ以上のカラーディスプレイ
② カラープリンター
③ 操作説明書が常備されている
④ 整然とした形式で、原本と同程度に明瞭な出力が可能
⑤ 拡大、縮小が可能
⑥ 4ポイント文字が認識できる

上記のような要件を満たす出力機器が納税地に設置されており、そこで保存された領収書等の国税関係書類が表示可能な事が必要となります。

 

まとめ

  • 電子帳簿保存では従来と異なるシステムの機能要件を検討しなくてはならない
  • タイムスタンプで改ざんなどがされていないことを法的に証明する
  • スキャニング装置や出力機器にも精細度などの要件があるが、平成28年の改正によってスマートフォンなどが使用可能に



以上、第四回 タイムスタンプやスキャン機能など導入システムの検討でした。
電子帳簿保存法独自の細かい要件や規定が多いですが、今回の改正によってスマートフォン利用が可能になり、ぐっと導入が楽になったと言えるでしょう。

次回は電子帳簿保存・スキャナ保存をする際に必ず守らなければならない5つの要件ついてご紹介します。

第五回 スキャナ保存の5要件編はコチラ

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