【連載】第五回 電子帳簿へ移行するためのたった5つの機能要件

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過去の連載

第一回は概要
電子帳簿保存法がどのように成立し、どのような変遷を経て今のような法になったのかについてご紹介しています。

第二回は移行への前準備
電子帳簿保存への移行に必須な2つの要件について解説し、我々BearTailにできることもご紹介しました。

第三回はシステム化検討
実際に導入する場合の業務プロセス2パターンについて紹介し、それぞれの長所短所を見てきました。

第四回は導入システムの検討
タイムスタンプとスキャニング装置など実際に使用する利用機器の要件について紹介しました。


ついに連載も第五回
ここまででシステム概要が決まり、業務プロセスについても検討完了。今回はついに導入後のお話です。どのような機能を実現する必要があるかを考えてみましょう。

実現する5つの機能要件

電子帳簿保存法では電子帳簿保存において5つの機能要件が求められています。

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  スキャナ保存の5要件
(袖山喜久造税理士著:改正電子帳簿保存法完全ガイドからの引用)

これらの要件を満足する機能を提供することが、電子帳簿保存システムには求められます。

BearTailの提供するDr.経費精算タイムスタンプ版をもとに、上の5つの要件がどのように提供されているかをご説明します。

(1)真実性の確保

真実性の確保については、電子情報化された画像が、改ざん、変更等されないように保存することを求めています。
もしも修正、削除、変更を行った場合には、その履歴を管理すると同時に、変更前の情報も保持することで変更の履歴が確実に把握できる機能も求められています。

前回ご紹介したタイムスタンプもこの真実性を確保するために利用が義務つけられているものです。

またもう1点、業務プロセスの中でスキャンをする入力者以外の第三者が正しい画像情報かを確認する、相互けん制可能なプロセスも要求しています。


Dr.経費精算タイムスタンプ版では、ユーザが領収書などをスマートフォンで撮影し、内容を確認後に保存すると同時にタイムスタンプを付与することで、この要件を満たすと同時に、電子化情報については、旧バージョンを保持すると同時に履歴として管理する機能を提供しています。

第三者の確認に関してはユーザが撮影、確認、保存した情報をBearTailの記帳代行オペレータが視認し、データ化します。このオペレータの作業は第三者のけん制にあたるために、社内リソースの利用を最小限にした真実性の確保が可能となります。

(2)見読可能性の確保

見読可能性の確保では、最終的に保存した電子情報を出力するにあたり、原紙と同等の解像度による表示が求められています。
ディスプレイの画面や印刷した書面として見た際に、整然とした形式である必要があります。

これはスキャン入力する際に画像が原紙と同等の精細で入力されているかも重要になり、業務において第三者のチェックが求められている理由もここにあります。


Dr.経費精算タイムスタンプ版では先にもご説明した通り、記帳代行オペレータがすべての入力情報を視認し確認するプロセスがあるために、社内のリソースに頼らない相互けん制が提供され、このプロセスで同時に見読可能性の確保が可能となります。

(3)関連書類の備付

関連書類としては、適正事務処理規程、またシステム関連の概説書等の書類を備え付ける事が求められます。この備え付けた規程に基づいて入力・保存ができている必要があります。


Dr.経費精算タイムスタンプ版では、利用されるユーザの方にこれらの規程のテンプレートをご提供すると同時に、専門家によるコンサルティングサービスを提供し、関連書類の備付を支援しています。

(4)相互関連性の確保

相互関連性では、保存された電子化情報会計関係帳簿との関連性を確保することが要求されています。これには電子化情報を保存した際にIDを付与するなどして、スキャンされた情報が会計帳簿のどの項目と関連するかを確保することが必要です。


Dr.経費精算タイムスタンプ版では、電子化情報を元にして記帳代行によって会計データを作成します。この際にデータ作成時点からシステムで電子化情報と関連する会計データの関連性を確保し、同時にデータに識別IDを付与することで会計帳簿との関連性も確保する仕組みを提供しています。

(5)検索機能の確保

日付、金額、取引先などの主要な記帳項目を利用し、複合した検索が会計年度、四半期など合理的な範囲で可能で、目的とする電子化情報を速やかに検索、表示可能であることが求められています。


Dr.経費精算タイムスタンプ版では、日付、金額、取引先、勘定科目などの項目を検索キーとして個別、複数キーなどを利用して一括検索、個別検索が提供されると同時にタイムスタンプの有効、無効などについても一定の範囲での一括検索が可能となっています。


以上が必須な5つの要件となります。
これまでの連載でご紹介した統制業務プロセスシステム要件そして今回の機能要件を準備することで電子帳簿保存法の求める要件への対応ができるシステムとなります。

まとめ

電子帳簿への移行は5つの要件を求められる

  • 真実性
  • 見読可能性
  • 関連書類の備付
  • 相互関連性
  • 検索機能



さて、第五回までは主に守るべき要件や覚えておくべきプロセスの種類についてご紹介しました。
次回は移行時の申請についてです。
実際に電子帳簿保存への移行を希望する法人は管轄する国税当局に移行の承認の申請を求められます。このプロセスについてBearTailの経験をもとにご紹介します。

第六回 移行の承認の申請編はコチラ

連載一覧

ちなみに

電子帳簿保存法とよく似た法律でかつよく似た要件を持っているものがe文書法です。
この2つの違いについてはコチラの記事でご紹介しているので、気になった方はぜひご覧ください。




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