領収書を紛失した場合はどうすればいいですか?代用になるものって?

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領収書をなくしてしまった!そんな経験のある方も多いのではないでしょうか。
また、領収書がないと経費申請はできない。そう思っていませんか?

実は領収書、代用となるものも多いのです。
今回は領収書を紛失した際の対策についてご紹介します。

①領収書の代用となるもので対応

前提として、領収書は金銭のやり取りを証明する書類ですが、領収書だけが税務上で有効なわけではありません。様々なもので代用可能なのです。例えば詳細なレシートや口座振り込みの場合は通帳の記録などが代わりなりえます。それらのようにお金のやり取りの証明さえできれば領収書は紛失しても問題なく精算可能です。
では具体的にどういったものが代用可能か見ていきましょう。

代用可能なもの

・レシート
・クレジットカードの利用明細や請求明細
・通販の明細などをプリントアウトしたもの
・その他(パーティー葬式などに際した出費)

レシート

これはコチラの記事にも記述してありますが詳細な記載がなされていれば問題なく領収書の代わりになります。ただし、金額しか書いてないような簡素なものは不可です。

クレジットカードの利用伝票や請求明細

カードの利用伝票は日付や振込先、金額が記載されているため、代用可能。請求明細も領収書の代わりに使うことは可能ではありますが、請求明細だけでは「消費税の課税計算ができない」とされているので税務調査の際に税務調査官に説明する必要があり、余分な手間となるため利用伝票のほうが望ましいでしょう。

しかし、クレジットカード会社からの利用明細、いわゆる引き落としの通知などは購入先や品目などがわからないため領収書の代用とならないので注意が必要です。

通販の明細などをプリントアウトしたもの

通販を利用した場合、取引内容確認のメールや取引画面のプリントアウトも日付や取引先、商品名、金額、支払者の名前などが記載されているため領収書として十分に代用可能です。支払者名が個人名であっても社内で「法人名でなくてはならない」などの決まりがなければ会社の購入として扱うことは可能です。しかし、納品書や、出荷明細書は代用になりません。これは「納品」や「出荷」を証明する物であり、「代金支払」を証明したものではないためです。

その他

・挨拶状や招待状など

パーティーや葬式など、領収書などがでない場合は、その開催を告知する挨拶状や招待状、招待メールのプリントアウトが領収書の代用となります。またお祝い金や香典など同様に領収書を発行できないものもその袋のコピーで代用可能です。


以上が領収書を代用できるものになります。他にも可能なものはあるのですが、基本的には必要事項が記載されていれば領収書の代わりになると覚えておくとよいでしょう。

②出金伝票で対応

元々出金伝票は領収書が出ない自販機や上記のパーティーなどの精算の際に使用されます。そのため領収書をなくした際も使用可能となっています。
ただし、あまりにも回数が多い場合や、高額の物に使用した場合は税務署のチェックが入ることがあるので注意が必要です。

注意点

・領収書の再発行は基本不可能

お店側には領収書の再発行の義務はありません。お店に連絡し、例えレシートなどやり取りの証拠を持っていたとしても再発行してもらえないこともあるでしょう。基本的には不可能と思った方が良いです。これは再発行によって二重に計上される可能性があるた目の予防策となっています。

例外として、前の領収書が破れてしまったなどで交換という形であれば交換可能な場合はあります。

また、サービスの一環として行ってくれる場合もあります。やってもらえたらラッキーです。

・領収書のコピーは不可

控えとして領収書をコピーしていてもコピーでは改ざんの判別が難しいため領収書として使うことは不可能です。別の代用を探すべきとなっています。

また以上の物でも必要事項が記載されていない場合は代用できません。
必要事項

    ・宛名
    ・日付
    ・金額
    ・但し書き
    ・収入印紙(5万円以上の物に限る)
    ・発行者の会社名、所在地

逆にこれらが入っていればどんなものでも領収書として扱うことは可能だということです。

電子化対応

領収書自体を電子化し保存することが平成28年の税制改正大綱で広く可能となりました。
また条件を満たせば原本を削除することも可能です。
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