【不正経理事例ファイル】#1 通勤交通費精算の不正 5パターンと防止策

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経理の管理や会社の経営の中であってはならないものが不正経理です。
2016年では議員、大手企業の不正経理・粉飾決算などがニュースとして取り上げられおり、ご存知の方も多いでしょう。
しかし、不正経理は社員1人1人や部署レベルなど細かい部分で多いことも事実です。
今回は【不正経理事例ファイル】と称し、実際に起こっている、また起こりうる不正経理の事例を対策を含めてご紹介します。
今回は通勤交通費精算編です。

不正が起きる原因についてはコチラ

事例No.1 自転車で通勤

自宅から会社まで、電車通勤として申請しています。
しかし実際は自転車で会社の近くまで行き、自転車を置いて会社まで出社しているため、定期は買っておらず、定期代はほぼ全額貰っている状態です。
会社には自転車は自宅の最寄り駅においている、と伝えています。

交通費精算に関する不正で必ずと言っていいほど上がるものが上記の自転車通勤に関してです。
これは定期代を支給する正社員だけでなく、申請額を支給する学生などアルバイトでも起こりえます。場合によっては「賢い知恵」として罪の意識もなく、不正だと知らずに行っている場合もあるようです。

また、管理者としては監視などをしない限りこの不正を発見することが難しい点もよく発生してしまう原因の1つとなっています。

対策

今回の事例が発覚する企業では、通勤交通費の精算に関する社内ルールが徹底されていないことがあります。したがってまずは交通費精算に関するルールの確認社内ルールの徹底と周知をする必要があるでしょう。
特に今回のように自転車通勤は、本来電車に乗っているはずの区間で自転車事故が起きた場合、保険などを適用できないため、社員の方は治療費や賠償など全額自腹で支払うこととなります。そういったことも周知しておくと防止策にもなるでしょう。

また、もし怪しい社員などを発見した場合は、言い逃れをさせないために必ず強固な証拠をつかんでから本人に追求しましょう。
今回のような交通費の不正受給は十分に犯罪に当たるためたとえ少額でも懲戒処分が可能です。この場合、退職金すら払わなくていい場合もあります。懲戒処分以外にも差額の支払請求なども可能です。

事例No.2 交通費精算の時、最安値を申請しない

会社へは自宅から最もメジャーな路線を使った通勤方法で申請していますが現在はもっと安い経路で通勤しています。
勤務当初は知らなかったこともあり、申請した経路で通勤していましたが、より乗り継ぎも少なく運賃安い経路を見つけたため経路は変更しましたが、1回の差額も小さいため変更申請していません。

転勤などで知らない土地に勤務した場合、当初はわかりやすい経路で行っていたけれども、最寄り駅を少し変えたら安くなった。ということは特に路線の多い東京など都市圏では起こります。地方でもバスの方が安かった、とバス勤務に変えたが会社への変更届はしていない、といったことも考えられるでしょう。
この事例も当然ですが、不正経理です。今回も申請していない区間で事故などを起こした場合、保険や賠償は社員が自腹で払うこととなります。また、電車が遅延した場合、ばれてしまうなどの危うさもあります。

対策

この事例は社内ルールを周知しても1回の差額も小さいからいいでしょとなりがちです。そのためこれらの行為は明確に不正であり、発覚した場合厳罰に処すと罰を明確にすることが重要となります。

事例No.3 定期区間を控除しない

営業をしていて訪問先に移動する時、自身の定期圏内を通ることが多々あります。そういった移動の交通費精算の際は、電車賃はかからないので控除しなくてはならないのですが、基本的にそのまま気にせずに全額申請しています。

これも営業の方にとってはあるあるなのではないでしょうか?これももちろん、不正受給にあたります。

対策

なぜこういったことが起こるのか。ずばり「面倒だから」です。
営業先に行くたびに毎回運賃を計算し、定期区間分を控除しなくてはならない
これは確かに社会人としてはやらなくてはならない業務ですが、本来の業務負担以外の何物でもありません。

このケースの場合、多くの方は不正だということを理解しています。したがって社内ルールで縛るのも限界があります。
最も有効な対策としては経費精算システムの導入です。

交通系ICカードの自動連携機能や定期区間の自動控除機能を持つ経費精算システムを導入することで、不正の交通費申請ができなくなります。また、営業担当にとっても今まで面倒だった交通費精算を簡単に行うことができ、本来の業務に時間を割くことができます。
社内ルールの徹底や周知とともにシステムの導入も検討してみましょう。

事例No.4 切符を金券ショップで買う

電車通勤をしているのですが、通勤手当を実費申請でもらっています。
申請の際は正規料金で申請しているのですが、実際は金券ショップで安い切符を購入し、通勤しています。そのため実際に使った額より多く通勤手当をもらっています。

電車やバスの切符などは金券ショップで購入すると実際の額よりも安く購入でき、また駅の券売機であっても回数券を購入することで単価を安く抑えることができます。近年ではICカードを使うことでも券売機で切符を購入するよりも安くなります。
社員からすれば「本来より安くしているのでいいだろう」といった感覚を持ちがちですが、もちろんこれも不正に当たります。コチラは水増しではなく、虚偽の申告です。

この事例は通勤だけでなく、出張で新幹線を使う際にも金券ショップが使えるため、交通費の不正では起こりやすいケースとなっています。

対策

確かに切符を金券ショップや回数券で購入する方が安く済む場合が多いですが、もしそれを許した場合、その区間の最安値が正規料金を下回ってしまいます。また、「駅すぱあと」など経路検索ツールで検索ができないため、経費精算システムが使えず経理の確認業務が大幅に増大することも問題の一つです。

そのため「金券ショップでの切符の購入は基本的に禁止する」などこちらも事例No.1と同様、社内ルールを明確にすることが必要となります。もしも金券ショップ等を認める場合はその料金で領収書を書き、申請することを社内ルールにすると良いでしょう。
ちなみにコチラは金券ショップで購入し、その切符を使用することは不正ではありませんが、虚偽の報告を行う点が不正であり、犯罪に当たります。

事例No.5 届け出た住所に住んでいない

今年の春に引っ越しをしたため、交通経路が変わりました。
しかし会社に近くに引っ越したのですが、住所変更届を行っていません。従来の高い通勤手当を受給し続けています。

当初一人暮らしをしていたのですが現在は会社に届け出た住所にはほとんど居住しておらず、より近い場所(実家や同棲先)からの勤務がほとんどです。

何らかの事情で引っ越しを行い勤務経路が変更した場合は住所変更届を提出しなくてはなりません。
転勤などが理由での引っ越しでは会社の手当の関係もあり多くの方は忘れずに届け出をします。しかし、個人的な事情で引っ越しを行った場合、届け出をしなければ会社にはわからず、交通費を浮かせることができます。

また、取引先が移転したにも係わらず、移転前の移動距離で申請という別の事例もあるそうです。

対策

引っ越しに関しては一回の出来事なのでその時に届け出がなければほとんどの場合わからないことが多くなっています。
こちらも社内ルールで徹底させることが有効といえますが、故意に行っている場合などは完全に防ぎきれません。
この場合は社内ルールだけでなく、No.2と同様厳罰の内容や処罰の方法まで明確に周知させ抑止力を働かせることが有効となるでしょう。


交通費精算の不正防止策

不正撲滅に最も有効なことはそもそも不正の機会をなくすことです。そのため、通勤交通費精算の防止策として、経費精算システムの導入は有効となります。

手作業で確認する従来のシステムや自己申告制では不正を暴くのには限界があります。しかしICカードで勤怠や交通費精算を行うシステムを導入することでICカードを使わざるを得なくなり、乗車駅と降車駅が明確にわかってしまいます。
このため事例No.1やNo.3は簡単に防ぐことができ、その上勤怠管理も可能になります。

もしも自社もチェックしたいけれども手が回らない、という場合などにはシステムの導入もぜひ検討してみてください!

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