【不正経理事例ファイル】#2 出張費の不正請求 3パターンと防止策

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#1では通勤交通費精算に関する不正経理の事例をご紹介しましたが、今回は出張編です。
実は半分を超える企業で出張費の不正が起こっていることをご存知しょうか?
出張では1人でいく場合や監視する人がいないため、事実と異なる経費申請をするケースが多いようです。
今回紹介する事例を見て自社でも起きていないかチェックし、それぞれに対する防止策もみてみましょう。

不正が起きる原因についてはコチラ

事例No.1 出張の宿泊先を偽る

出張に行く時は交通費、日当のほかにホテル代を会社から支給されます。
しかし申請したホテル代よりも安い所に泊まり、差額を貰っています。

宿泊先は特にこだわりのない限り、安く済ませたいという人もいるでしょう。そして出張に関して経費を『出張費』とまとめて申請するシステムであった場合などには起こってしまいます。

対策

最も有効なものとしてはかならず領収書を提出させることです。そして差額を正確に返金させることで余分な経費を抑えることができます。また、「指定した宿泊先以外宿泊禁止」などの社内ルールを設けることも有効でしょう。実際に漫画喫茶への宿泊は禁止、といったルールのある企業もあるそうです。

しかし、このケースは会社の経費を節約しているとも考えられるため、人によってはそこまで厳しくしなくてもという考えの方もいます。ルールを決める際にはどこまで厳密にするか、も検討するとよいでしょう。ただし、クーポンで安くし、差額が生まれるのはまだ許容範囲といえますが、泊まるといった宿に泊まらないのは虚偽報告なので基本的には不正です。

事例No.2 出張に使う交通機関を不正

出張の時に新幹線の券を取ってもらっているが、それを払い戻しして夜行バスや高速バスで行き帰りする。

普通の新幹線自由席で行ったのをのぞみで行ったと申告する。

この交通機関を偽ることは宿泊よりもよく起きていることでしょう。
取ってもらったチケットを払い戻してより安いバスで向かう。自由席で行ったのに指定席の料金を請求する。出張先に到着するという意味では同じなので比較的罪悪感なく、できてしまうのも特徴です。

このケースは事例No.1とNo.2を合わせて、1泊2日で交通費宿泊費支給の出張を、車で日帰りで終わらせる。という強硬手段に出ることすらあるそうです。こうすると1回の出張につき万円単位でお金が浮くことになります。

対策

このケースも事例No.1と同様、虚偽報告か単なる節約か微妙なラインといえます。
特に社内ルールで禁止していなければ指摘することも禁止することも難しいのでやはりこれもルールを決め、領収書を正確に切らせることが有効となります。
ただしルールとして新幹線でいく場合は新幹線の最低料金、バスで行く場合はバスの最低料金を支給する、と既に決まっている場合はやはり虚偽報告です。

事例No.3 架空の出張

「セミナーに行く」「学会に行く」と称し、行ってもいない旅費を申請する。

実際に出張に入っているけれども業務を行わずにほぼ遊んで帰ってくる。

これは最も大胆なケースになりますが、1つ目のケースは研究員や教員の方が起こし、実際にニュースなどに取り上げられているような事例です。架空のセミナーをでっちあげていなければ経理担当者がセミナー主催者などに確認を取らない限り、不正が発覚しにくく、不正受給の金額が大きくなります。
2つ目のケースも同様、そもそも仕事をしていないので損失額は大きくなります。この2つは明らかに不正受給です。

対策

No.1とNo.2と違い明らかな不正なので当人にも罪の意識があります。もちろん社内のルールを周知させ罰を明確にすることも効果的ではありますが、他の事例ほど有効ではないでしょう。チェックの体勢を強化するにも人的なコストがかかってしまいます。
したがってこれは#1の最後にも言及したように不正の機会をなくすことを意識するとよいでしょう。
出張報告書などの出張の実態を証明する書類の提出を義務づける、仮払金のシステムを厳密にする。などがそれに当たります。また、発覚した場合は言い逃れできないようにしっかりと証拠をつかんでから立証するようにしましょう。

出張費の不正防止策

2016年6月に日本CFO教会と株式会社コンカーが共同で出張費用マネジメントの実態調査という調査を行いました。
その結果、なんと51%の企業で過去の出張に関する不正が発生した、と回答し、上司による旅費規程違反のチェックについて41%が不十分と回答しています。
つまり、多くの不正はチェック体制の不十分さが原因といえるでしょう。
また、国内に比べ海外出張の方がより可視化が求められており、ITツールの導入などによる対策が必要だと述べられています。


このように出張についてのチェック体制、不正への対策は不十分な企業が多いようです。
しかし海外出張の可視化が進まない理由として半数以上が「分析する仕組みがない」と回答している通り、既存の仕組みではチェックが難しいことも事実です。

出張費の不正をなくすためには、まず自社のチェックシステムがどのようになっているか把握することから始めましょう。
そのシステムが構築されていても、不正が起こる、抜け穴がある場合、経費精算システムなどITの力の導入を検討し、チェックが甘くなりがちな出張費の不正を撲滅しましょう!

不正経理事例ファイル一覧

参考
出張費用マネジメントの実態調査
https://www.concur.co.jp/resources/travel-research-2016




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