【不正経理事例ファイル】#3 残業の不正事例 3パターンと防止策

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#3では、業務時間外に起こる不正、残業編です。
業務があっての残業であれば問題はありませんが、カラ残業ダラダラ残業など、不必要な残業は人件費の増大だけでなく、他の社員の意識の低下にもつながります。

近年では長時間残業など、残業に関しては会社側が責められることが多くなっていますが、従業員側の不正が多いことも確かです。
不正経費削減の2つの観点から事例を見ていきましょう。

不正が起きる原因についてはコチラ

事例No.1 ダラダラ残業

他の従業員が退社しているにもかかわらず、いつも一人だけ遅い時間まで残業をしている従業員がいます。業務量は他の従業員と同じ程度なのですが、日中に雑談やタバコ休憩が多く、仕事をしているように見えても集中していないなど効率が悪いようです。

無駄な残業の中で最も多いのがこのダラダラ残業です。
従業員に定時までに業務を終わらせる気持ちが薄く、日中は集中せずに仕事をしていること主な原因で、業務量が増えるわけではないので典型的な無駄だと言えるでしょう。

しかしこの残業の難しい点は、明確にさぼっているわけではなく、一定業務を行っているため本人に悪意がない、または少ないことです。

対策

悪意の有無はさておき、長時間会社にとどまることは人件費以外にも、施設費や電気代が無駄になるほか、管理リスクなども生じるため、対策すべき行為です。コストだけでなく、他の従業員の意識まで下がってしまったら損失は計り知れません。

会社としてまずするべき対策は残業の扱いについてです。
例えば、現在労働時間管理やスケジュール管理を従業員本人の裁量に委ねる環境である場合、ダラダラやればやるだけ残業代として給与が増加することになります。

そもそも残業とは本来自己判断で行うものではなく、業務命令として行うものです。したがって考えられる対策としては

上司の許可制を徹底し、許可のない残業は見なし残業として一切手当を支給しない

など、不当な残業と必要な残業を分けることが大切となります。

また、業務時間だけでなく、業務の成果に応じた報酬にする成果報酬型や労働時間を実労働時間ではなく一定の時間とみなす裁量労働制にすることも有効です。

※この裁量労働制は 全業種に適用できるものではなく、設計者や技術者など法律が認めた業種に限る点に注意。

事例No.2 カラ残業・残業代の水増し

生活費が必要となり、勤怠打刻が自己申告制なので誰も見ていないときは実際の退勤時間より遅くに打刻して帰ることがあります。
また、特に仕事がなくてもしばらく職場に残り、残業として申請しています。

先ほどのダラダラ残業はまだ仕事をしているように見せかけていましたが、今回のようにありもしない残業をでっちあげる行為は明確な会社への詐欺行為です。
これらの事例の多くは自己申告制がキーワードになります。

また、放置しているとどんどん従業員が味を占め、他の従業員とともに水増しやカラ残業をしていくようになります。こうなると人件費の負担はどんどん大きくなります。

対策

このカラ残業・残業代の水増しの対策はとにかく不可能にすることです。
まずはカラ残業が犯罪であることを周知させ、厳罰化などの対策をとりましょう。

そのうえでタイムカードの導入や出勤簿のチェックなど自己申告制以外の勤務管理、またはNo.1同様、残業の許可制導入が有効でしょう。

また、そもそもみなし残業時間と固定残業代を設定するという手法もあります。

この手法は最初からみなし残業(一定量残業を行うこと)を前提として、一定額は固定残業代を支払う、と決めてしまうことです。
この場合、最初の労働契約の際に同意を得る必要がありますが、残業をしようがしまいが一定額残業代が支給されるため、仕事を早く終わらせるインセンティブが生まれます。


このようにカラ残業や水増しはそもそも機会をなくし、不可能にすることが肝心です。
ちなみに今回のように生活のために所定外給与(残業代)をもらうための残業のことを生活残業といいます。

事例No.3 付き合い残業

自分の業務はすでに終わっているのですが、上司や同僚が残業しているために帰るにも帰りづらく、結局ダラダラと残業をしてしまっています。

これは不正ではありませんが、よくある残業のパターンです。これは残業している従業員が悪い、というよりもそうさせている職場環境が良くない、といえるでしょう。

対策

このケースの場合、対応するべきは上司の方となります。もしもこのような付き合い残業を把握したうえで放置しているのであれば、それは会社側や上司側の責任となります。
とはいえ、ルールや規約よりも、自分の業務が終わったら帰ることができるような雰囲気などが重要となるでしょう。ノー残業デーなどを導入することも手です。

ただし、このノー残業デーといわれる、「週に数日残業をしない日を作る」制度は様々な企業に導入されていますが、多くの場合、形骸化しているのも現状です。作る場合には形骸化しないよう、徹底することや自社に合った形で導入することも重要です。

残業での不正防止策

事例を交えつつさまざまな対策をご紹介しましたが、大事になるのは以下の2つになります。

  • 自己申告制をなくす
  • 無駄な残業代の発生をそもそも不可能にする

  • 残業代の不正はどんな場面でもおきやすく、意外と放置されやすいものです。
    無駄な残業は会社にとって不利益にしかならないため、しっかりと予防策、防止策を講じましょう。

    発覚した場合

    もしも調査した結果、残業代の水増しやカラ残業が発覚した場合、その従業員は刑法上詐欺罪にあたります。この場合、本人に事情聴取などを行うことがありますが、その前に証拠と証言をそろえてから行いましょう。事実があやふやな場合、言い逃れなどが起きやすくなります。

    少額であればその分の返還請求が適当となりますが、その額が大きい場合は十分に解雇なども可能となります。

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