旅費規程は定めるべき?出張経費で節税する方法

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普段の業務や、近場の営業とは異なり、出張の際には様々な経費がかかります。
この出張時の手当支給のルール、会社内で明確に決められているでしょうか?
出張旅費規程を決めることにより、社内の不公平感がなくなり、税務調査の際などにも信頼性が上がります。

しかも実は、出張旅費規程を定め、旅費日当を支給することで、会社や従業員の節税につながるのです!
今回は出張旅費規程と節税の関係、そして出張旅費規程の定め方について解説します!

出張旅費規程とは?

出張旅費規程とは、会社での出張関連の経費の取り扱いに関して定めた規程です。
この出張旅費に関して、法律では支給額や対象範囲などが決められていません。したがって常識の範囲内であれば会社ごとに定めることが可能です。

なぜ出張旅費規程を定めると節税になる?

出張旅費規程を定め、その規定に基づき、出張に対して旅費日当を支払うことで節税になります。

それは旅費日当が通常の給与と異なり、非課税所得となるためです。
もし規程を定めずに旅費日当を支給した場合、その金額は給与として扱われ、課税所得となります。

そのため、給与ではなく旅費交通費などとして経費に算入でき、節税となるのです。また、受け取る役員・従業員にとっても所得税がかかりません。出張旅費規程に基づき旅費日当を支給することは、実は双方にとって嬉しいことなのです。

ただし、何点か注意は必要です。その注意点を踏まえて出張旅費規程の定め方をご紹介します。

出張旅費規程の定め方

法律で明確に決められていないからといって好き放題作っていいわけではありません。常識の範囲で作ることは必要です。

ステップ1 目的を定める

まずは出張旅費規程の目的を定義すること必要があります。
一般的には

就業規則第◯条の規定に基づき、社員が業務のために出張する場合の手続及び旅費に関して定める。

このようになります。

ステップ2 適用範囲を定める

目的が完成したら続いて対象範囲です。
原則として出張旅費規程は全社員を対象にしなければなりません。
したがって一般的には

本規程は、原則として会社に勤務する役員及び正社員に対して適用する。

このようになります。
パートや非正規社員が出張する可能性がある場合は、「正社員以外の者は、役員の承認を得ている場合のみ、本規程を適用することができる」と規定することで旅費日当を支給することができます。

また、一部の社員を対象にすることは不可能ですが、役員と正社員を区別するなど、役職に応じて日当に差をつけることは可能です。

ステップ3 出張の定義を決める

出張によってその距離や交通機関は様々です。そのため一律でくくることはできません。多くの会社は距離によって出張を区別・判断しています。
一般的には

通常勤務地を起点として目的地までの距離が〇キロメートル以上であり、職務を遂行するものをいう。

このようになります。

また出張自体も

通常勤務地を起点として、おおむね100km以内を近出張、それ以上を遠出張とする。

と、決めている会社が多くなっています。

ステップ4 旅費の種類を決める

旅費、と一口で言っても、内部では内訳がいくつかにわけられます。
具体的には、交通費日当宿泊費その他などがあります。一つ一つ具体的に見ていきましょう

・交通費

交通費とは具体的には以下の区分に分けられます。
鉄道航空機船舶その他
基本的にこれらすべて実費支給となります。

一般的には

利用する交通機関は、鉄道、船舶、飛行機、バスとする。
特急電車や、船舶の一等室等の使用は所属長の承認を必要とする。

といった決まりが多くなっています。

特に航空機については、

一定距離以上の場合に出張経費として認める。それ以下の場合は所属長の承認を必要とする。

と決まっている場合が多いです。

また、タクシーなどはやむを得ない場合に限り利用可能、や自家用車の場合の規定など、例外規程も作っておくとよいでしょう。

・日当

日当については不公平のないように常識の範囲内で、近出張遠出張を区別し、1日に対し一律に規程すると良いでしょう。
また、役職に応じて変更する場合はその旨についても記載する必要があります。

一般的には

1日の日当は近出張の場合、「一般社員3,000円」「管理職 4,000円」「役員 5,000円」
遠出張の場合、「一般社員3,600円」「管理職 4,800円」「役員 6,000円」とする。

となっています。
あまり高くならない程度に設定をしましょう。
また、休日は日当に25%さらに加える、など、休日出勤に関しても規程しておきましょう。

・宿泊費

宿泊費はほとんどの場合実費支給なので、かかった金額を精算すればよいですが、以下のように上限を設定しておくとよいでしょう。

出張による1泊あたりの宿泊費の上限額は、「一般社員9,000円」「管理職 10,000円」「役員 12,000円」とする。

・その他

その他とは主に食事代に当たります。
一般的には

朝食代と昼食代として1500円、夕食代として2000円

など金額を一律で支給する場合や上限を定めて実費支給にする場合が多くなっています。

ステップ5 出張の手続きを明確にする

出張の旅費規程が完成したら、出張に関する手続きを明確にする必要があります。
具体的には出張申請仮払手続き旅費の精算です。

出張申請

出張を命じられた者は、所定の出張申請書に必要事項を記入し、所属長に提出し、承認を受けなければならない。

仮払手続き

出張旅費は「出張申請書」の提出により、仮払いを受け取ることができる。

旅費の精算

出張先からの帰社後、一週間以内に所定の出張旅費精算書を提出すること。その際に必要な領収書も合わせて提出すること。

まとめ

以上が出張旅費規程を定める5つのステップとなります。
少々面倒ではありますが、一度作ってしまえば節税対策となり、また出張業務の明確化もはかることができます。
この規定を決めることで、この記事のような不正を防ぐ効果もあります。

現状出張に関して規定がしっかりしておらず、余分な経費かかっているが感じている方、是非規程の作成をしてみてはいかがでしょうか?




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