領収書糊付け不要!とことんユーザー目線で作られたDr.経費精算でさらなる業務効率化を図る(有限会社みはし)

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有名老舗あんみつ屋、現在東京都内で複数店舗を展開している、みはし上野本店の猪俣様と吉井様にDr.経費精算の活用方法についてお話を伺いました。

ご利用中のプラン:コーポレートプラン

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 導入目的

・紙の伝票の処理に追われる経理の負担を改善したい
・経費精算の効率化を図り職場環境を良くしたい

 課題

・レシート、伝票の記録など様々な形式の紙で月200~300枚の山ができていた
・伝票の合計と予算の残高をアナログで合わせていたため手間がかかっていた

 効果

・システム管理により紙の山がなくなり机がスッキリした
・予算の残額が把握しやすくなった
・従業員の経理への関心が高まった
– 【会社紹介】

上野に本店を構える老舗のあんみつ屋。昭和23年の創業以来、素材の旨さと品質にこだわり、地元上野はもちろん、多くの人に愛されている。原材料はできる限り国産のものを用い、品質管理も徹底し、東京都が定めた基準を満たす「東京都食品衛生マイスター」の称号を獲得。「みはしを見たり聞いたりすると自然に笑顔がこぼれ、お店に入るとほっとして、あんみつを召し上がるとそのおいしさに感動する」そんなお店を目指し毎日営業している。

 

スマホで経費精算を行なう
有限会社みはし
佐藤一也 社長

-Dr.経費精算を導入しようとしたきっかけを教えてください

「スマホファースト: アナログからの脱却へ」

社長が経理の負担を経営課題とし、改善しようと考えたことがきっかけでした。導入前は、経理は膨大な数の伝票の処理に追われていました。伝票一枚一枚の合計と現金の残高をアナログで合わせていたので、もう少し楽に伝票の束を処理できればなと考えておりました。そんな時、Dr.経費精算に出会いました。

他社製品とも比較しましたが、Dr.経費精算の「スマホファーストで経費精算を効率化する」というシンプルなメッセージと、他社機能も全て備わっているところに惹かれました。

– Dr.経費精算を導入してどのように変わりましたか?

「スマホ・パソコンの両刀!アナログ手書きはもういらない」

導入前は、各店舗からの手書きの伝票を処理していましたが、現在はそれをデータ化して管理できています。また、交通費、原材料など収支の種類によって申請方法が違ったのが、スマホやパソコンで簡単に処理できるため、統一感があってわかりやすいです。

交通費に関しても移動中・経路検索ついでに登録ができ、戻ってから経路検索して記入する手間が減って楽になりました。良く使う経路も事前に登録してあるので、毎回の記入の手間が省けることも嬉しいです。レシートを貼る手間がなくなり、経費予算の残額が表示されることで、計算間違いもなく、ズレが防げることも導入後に感じた大きな変化です。

-導入で大変だったことはありますか?どうやって克服しましたか?

「チャットや電話での手厚い導入コンサルティング」

特段困ったと感じることはありませんでした。Dr.経費精算の導入コンサルタントの方が軽いフットワークでこまめに訪問してくださったことや、勉強会の開催やチャットでの質問に応じてくれたおかげだと感じています。

また、新しいシステムを導入するにあたって、ほとんどの従業員は現場の店舗で働いているため、経理業務に関われる時間が限られています。そのため、なるべく現場店舗の従業員を煩わせないようにと考え、導入はまず本部にて行いました。その後、各店舗における運用が開始した際も、各店舗からの質問にはすぐ本部の担当者が答えられるように工夫をしました。

-導入しての一番良かったなと思うことは何でしょうか?

「時間・机・心に余裕を」

経理の業務が圧倒的に楽になったことです。まず、日々動き回っている従業員のレシート、伝票、出勤の記録等、月200〜300枚あった紙の山がなくなり、机の上がスッキリしました。今までバラバラに届き、大きさもまちまちだった紙の束が画面の中で全て確認でき、経費集計の一覧画面もわかりやすくまとまっています。また、現場店舗の従業員の経理への関心が高まり、職場のモチベーションが上がりました。当社営業担当によると「これまでの経費精算は本部に任せっきりで、たくさんある勘定科目も経理が訂正するから良いやとなんとなく提出していました。しかし、Dr.経費精算導入後は、自分でアプリを操作することで関心が高まり、その収支がどの項目なのか考えるようになりました。貼り付けの手間を省きつつ自発的に操作することで、経費精算もちゃんとやるような心が生まれました。」(営業・吉井様)とのことです。
経理としても踏み込んだことを聞いてくるスタッフが出てきたという印象で、今後とさらなる効率化を図って職場環境を良くしていきたいです。

 

 

事業概要

 

事業者名 有限会社みはし
事業内容 甘味喫茶・和菓子製造販売
設立 1948年 6月



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