経営計画としてのバックヤードのIT化実現(ヤマヒロ株式会社)

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昭和シェルグループのトップディーラーとして、東京・埼玉を中心自動車関連業を営むヤマヒロ株式会社代表取締役社長山口寛士様にDr.経費精算の活用方法についてお話を伺いました。

ご利用中のプラン:コーポレートプラン

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 導入目的

・バックヤードのIT化
・お客様と接する時間を増やす

 課題

・エクセルで帳簿をつけて紙で管理していた
・各店舗の店長が煩雑な小口現金の管理を行なっていた

 効果

・現場の負担を圧倒的に軽減
・パートやアルバイトの成長にも寄与
– 【会社紹介】

 

創立は1952年。石油製品販売(サービスステーション事業)を初め、自動車整備・車検事業、自動車板金、レンタカー事業などを手がけており、平成28年度の売上高は209億円、従業員は380名。エネルギーの供給とカーライフの提案を通じ、地域の皆様からのご支持によって、継続的な成長を続け、これからも地域に密着したビジネスを中心として未来永劫に持続できる企業を目指している。

 

-Dr.経費精算を導入しようとしたきっかけを教えてください

「最優先はお客様との時間を充実させること」

社員みんなで共有している会社の経営計画書に、バックヤードのIT化を重点課題に据えています。
その一環で「Dr.経費精算」を導入しました。
会社の方針として、お客様と対面する場には手間をかける、その代わりお客様には見えないバックヤードはとことん手間を省いています。
そのためにITに積極的に投資しています。経費精算だけではなく、G Suiteをパート社員を含めて全社員に与えたり、ワークフローを導入したりしています。
また、ガソリンスタンド店舗のすべてにiPadを導入して、たとえば、タイヤの摩耗状況を見て、iPadで商品ラインナップを見せたり、そこから見積りを出せるようにしています。ガソリンスタンドでは画期的でお客様には非常に驚きを与え、また喜んでもらっています。
Dr.経費精算のことを知ったのは、とある雑誌で紹介されていたのを見て。
スマホで経費精算が完了することや領収書を写真に撮ると代行入力してもらえる点は非常に魅力的でした。

 

– Dr.経費精算を導入してどのように変わりましたか?

「店長が小口現金管理から解放!」

Dr.経費精算を導入前は、各店舗の店長が小口現金をすべて管理していました。エクセルで帳簿をつけて紙で管理。もうホントに大変でした。
しかも備品を購入するために、レジのお金を使って買い物に行っていました。実際、管理なんて行き届いていませんでした。
それが、スマホで簡単に、しかも、承認行為はすべて本社サイドで行っているので現場(店舗)の手間は圧倒的に削減できました。
もちろんレジのお金を使って買い物することも禁止にしました。それでも問題なく回ります。
本社サイドも、仕訳データの作成まで自動化されるので、会計ソフトに連携するだけ。とても楽になりました。
また各店舗では、経費の管理をパートやアルバイトの人たちにしてもらうようにしています。
これが大成功で、パートやアルバイトに責任感が芽生え、彼らの成長にも寄与しています。

 

具体的にどういった点での成長を感じていますか?

「パートやアルバイトに責任感が芽生えた!Dr経費精算の副次効果。」

それまでは、どちらかというと店長から指示を出される側だった人たちに「管理する」という役割が与えられ、責任感が芽生えるようになりました。
もちろんそれによる不正もありませんし。Dr.経費精算を導入して、効率化以外にも副次効果が生まれました。
管理という役職者に当てられていた部分が、若手やパートに渡せるようになったことは、非常に大きな成果だと考えています。
もちろんチェックする仕組みもきちんとしている。今は全件、社長が最終決裁者になるようにしていて、こうするだけで不正もなくなりますし、
みんなが安心して業務を回せるようになっています。今では朝のルーチンの業務の一つに組み込まれています。

 

導入時に問題はありましたか?

「人が入れ替わっても研修不要!」

店舗では人の入れ替わりが結構ありますが、取り立てて研修をする必要もなく経費精算は回っています。
仕事の引き継ぎの時に少し習えばそれだけでいい。特にストレスなく使いこなせているようです。
導入当初も特に反発はありませんでした。それより現場の仕事は圧倒的に楽になったので非常に喜ばれました。
現状取り立ててDr.経費精算への不満はありません。今後の機能追加にも期待しています。

 

 

事業概要

 

事業者名 ヤマヒロ株式会社
事業内容 自動車整備・車検事業、自動車板金、レンタカー事業
設立 1952年 1月



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