経費精算システムとは?どんなものを導入すべきか完全解説!【経費精算システム比較表付】

「経費精算にまつわる業務をもっと効率化する方法ってないのだろうか?」
「経費精算システムってよく聞くようになったけど、実際どうなのだろう?」
「自社も導入したほうがいいのかな?でも導入に失敗したくない。」

など、経費精算業務を効率化したいものの、経費精算システムとはなにかが詳しくわからず、どのように検討したらいいのだろうとお困りのみなさん。

安心してください!本記事では、

経費精算システムとはなにか
導入するべきかどうかの判断ポイント
導入するとしたらどのシステムを選べばよいのか

などを解説しています。

業界人ならではの目線でわかりやすく解説していますし、これを読めば失敗せずに経費精算システムを導入できるようになる可能性が高いので、ぜひじっくり目を通してみてください。

目次

1.経費精算システムとは?基本的な機能を解説

そもそも経費精算システムとはなんなのでしょうか。経費精算システムを導入するとなにができるようになるのかについて、主な機能をとりあげながら解説します。

機能①申請も承認もワンクリック

経費申請も承認も、スマートフォンや携帯電話・タブレットPCを使ってワンクリックで完結します。出先からスキマ時間にできるので、紙の手渡しなどが不要になり、上長が出張中で承認が滞るということも、経費精算のために帰社するということもありません。承認前に確認したいことがあってもチャット形式でやりとりできるので、場所を選びません。

機能②会計ソフト連携

経費精算システムはあらゆる会計ソフト・基幹システムとも連携しています。csvファイルを簡単な操作でとりこむだけで経費精算データが会計システムに連携され、自動で入力されます。そして全銀協フォーマットの振込データが自動生成されます。これにより、経理部門の担当者が経費精算データをもとに仕分けし会計ソフトへ手入力し直す業務が不要になります。

機能③経路探索

経費精算システムは交通系ICカードと連携しており、端末にカードをかざすだけで利用した経路や交通費を申請できるものもあります。これまでのように自分で交通経路・金額の検索をしなくても、駅名を入力するだけで経路・金額が自動で取得されるので手入力不要です。

機能④領収書撮影

レシートをスマホで撮影するだけでデータが自動生成され、ワンクリックで申請できます。Excelに入力したり紙に記入したりして、領収書を糊付ける作業も一切不要です。これが可能なのは、撮影された画像をもとにオペレーターが必要情報を変わりに入力してデータ化するからです。そのため、手書きの領収書でもデータ化できます。

また法人カードや個人クレジットカード、電子マネーとも連携しており、利用明細を自動で取り込み申請できます。

機能⑤定期区間控除

設定された定期区間分の料金を自動で控除して精算できるので、重複して申請することがありません。個人で利用した分を申請から除外するのもワンクリックです。定期区間との重複部分が自動的に省かれるしくみは、従業員の定期区間を登録したマスタ情報が連携しているからです。定期区間が変更になった場合にも、マスタを修正するだけです。

機能⑥銀行振込

出張の仮払金を銀行振込し、後日精算ができます。ワークフローと連動させれば、出張の日時を選択するだけで出張日当が支払われたりと急な出張にも対応できるようになります。

機能⑦外貨対応

経費精算システムの中には、海外出張にも対応できるように外貨にも対応したものもあります。また、多言語対応しているものもあり、現地スタッフには英語で表記され、日本人の上長や日本本社の画面では日本語が表示されるような機能を備えたシステムもあります。グローバル展開している企業にとっては、このような点も便利ですね。

2.経費精算システムを導入すべき?考えるポイントは

上記で紹介したほかにも様々な機能があり、とても便利な経費精算システムですが、実際に導入すべきかどうかの検討材料として、いくつかのポイントを見ていきましょう。

2.1 こんなに使われている!

経費精算は業種や企業規模に関係なく、多くの企業で刷新が進められています。

株式会社ITRが2018年度に行った調査「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2018」によると、国内経費精算市場の2016年度の売上金額は前年度比33.8%増の50億7,000万円にもなりました。

これには、電子帳簿保存法の改正により、領収書のデータ化がしやすくなったことも追い風となっています。同調査は2017年度は約74億、2018年度は約95億、2019年度は約116億の売上を予測しており、経費精算システムの導入を選択する企業が増えていることがわかります。

経費精算システムは、SaaS型とパッケージ型に大きく分けられますが、このうち伸びているのはもっぱらSaaS型で、パッケージ型の売上は横ばいであるということも明らかにしています。今後もSaaSを選択する企業が増えていくという予測です。

また、株式会社ラクスの調査によると、2012年には経費精算を紙やExcelで処理している企業が8割存在していたのに対し、2016年には約6割にまで減少しています。

これらの調査結果からも、ますます多くの企業が経費精算システム導入を選択するようになっており、これからも増えていくということがわかります。

参考文献:2016年度の経費精算市場は電子帳簿保存法改正により前年度比33.8%増、2017年度も46.7%の大幅増――ITR発表

参考文献:経費精算はITの時代へ!データと導入者の声から見るIT化のメリット

2.2 実際に導入した人の声・口コミ

実際に経費精算システムを導入した人はどのような感想をお持ちなのでしょうか。
ここでは、「Dr.経費精算」の口コミをいくつかご紹介します。

Aさん:

経費精算にかけていた時間が圧倒的に短縮されました。外出先で精算登録から申請も完結したり、上司の承認も上司が不在時にもでしたりと楽になりました。またクラウドなので、修正も簡単にできます。経費精算にかかっていた時間がうそのように短縮されました。経費精算の残業などもへりましたし、本来業務に集中できるようになりました。画面の設計もとても見やすくシンプルなので、使い方もすぐに利用になれました。

Bさん:

DR.経費精算は、領収書をスマートフォンで撮るだけで経費精算できるというとてつもなく手軽で、最速の経費精算サービスです。 サービスを導入してしまえば、利用はとてもシンプルですし理解しやすいと思うのでオススメです。

Cさん:

このサービスを利用しているのですが、会社への経費精算報告がとても簡単になりました。会社勤務しているのですが、会社のミーティングでこのサービスの利用を紹介されてから、すぐにこのサービスを利用しました。竜収書などをほとんどタイムロスなしに会社に送信して生産してもらえるところは自分の給与にすぐに反映されますので、これはとてもいいサービスです。

参考文献:2019年最高評価の経費精算システム ーDr.経費精算

2.3 どれほどコスト削減になるのか?

「こんなに便利でも、初期投資が高くてコストをあまり回収できなかったりするのでは?」
と疑問に思われる方もいるかもしれません。

しかし、例えば「Dr.経費精算」は初期費用が無料で、かつ無料トライアルもあります。導入するのにかかる費用はなく、実際の利用にかかる定額料金のみ発生します。

下記のグラフは、100名規模の法人で経費精算にかかる費用を示した例です。システム導入により月間で約100万円削減できることがわかります。

導入によるコスト削減効果グラフ

 

なぜこんなにもコスト削減になるのでしょうか?システム導入前に紙やExcelで申請していたときには、交通費精算だけを考えても、申請者には

・訪問日時と場所を思い出し、交通費を調べる
・指定されたフォーマットに入力・印刷し、押印する
・上長に手渡しして申請する

のようなプロセスがあり、承認者は

・利用区間と金額に間違いがないか
・定期区間分の金額が控除されているか
・必要な手当等も含まれているか

等をチェックしなければならず、経理部門では

・仕訳作業
・会計ソフトへの入力作業
・支払一覧表の作成
・突合によるチェック作業
・振込金額の入力

など、実に多くの工数がかかっていました。経費精算システムを導入すれば、このうちの多くの工数を省略し、時間短縮できるので、より多くの時間を本業にあてることができます。

2.4 上司に提案はどのようにしたらいいの?説得の際のポイント

「よし、我が社にも経費精算システムを導入しよう!」
と思い立ったものの、社内説得がスムーズに行かない場合もあるかと思われます。

社内説得する際には、「導入することでどのようなメリットがあるのか」を説明しわかってもらうことが重要です。なかなか説得が進まないという場合には、

・実際のデモンストレーションを見たり、画面を触ったりする
・過去の導入事例実績を参照する
・コスト削減の試算表を活用する

というようなことによって「こんなにも業務の効率化になるのか」と納得してもらえる場合があります。これら社内説得において必要なプロセスにおいてもサポートを受けられるシステムも多くあるので、ぜひ活用してみると良いでしょう。また、以下で紹介する、経費精算システム導入のメリット・デメリットや実際の導入事例を参照することも有効です。

経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムを導入すると、

・バックオフィス業務の工数削減
・時間短縮による生産性向上
・不正防止
・一元管理
・承認が滞らない
・承認を忘れていてもメールでリマインドできる
・簿記の知識がなくても経費精算業務をこなせる
・ペーパーレス化で管理が楽
・申請のワークフローも簡単に確認できるので、どこで止まっているのかもチェックできる

など、ざっとあげてもこれほどのメリットがあります。特にペーパーレス化という点は大きく、紙の領収書を自社でずっと保管するプロセスも省けるので、管理スペースやファイル、人件費の大幅節約になりますね。

またスタートアップなどで経理業務を他業務と兼任している場合などでも、経費精算システムを活用すれば、計算や入力を自動で行ってくれますし、活用方法も直感的でわかりやすいものも多いので、心配ありません。

経費精算システムを導入するデメリット

もちろんデメリットもいくつかあります。例えば、

・情報漏えい

これを防ぐためには、どのようなセキュリティシステムが使われているのか確認することが重要です。金融機関と同じレベルのセキュリティシステムを備えているシステムを選択すると良いでしょう。

・コスト

すでに自社内に経費精算のシステムが確立されているような場合、時間短縮のメリットをいかせず、かえってコストがかかってしまうということもあります。自社の業務効率化に本当に必要な機能を明確にすることが大事です。

・紙申請からの切り替えがうまくいかない

この場合には、なぜ切り替えるのかをわかってもらう必要があります。紙でも申請できるというように、システムと紙申請の併用状態を可能にしていると、いつまでも紙を選択する人もいるので、なれている紙申請を選択できない状況にしてしまうことも有効でしょう。

・期待していた費用対効果が得られない

従業員がうまく使えず運用にのらなかったり、最初のうちは申請がうまくいかなかったりして管理者の手間が増えることもあります。このときは、無料トライアルを試してみて、自社にシステムがあうのか、運用にのりそうかを確認することが大事です。このようにデメリットもありますが、これらをのりこえてでも導入する効果が得られる企業がほとんどでしょう。

経費精算システムの導入事例

Dr.経費精算を実際に導入した例を2社ご紹介します。

ケース①株式会社きちり

株式会社きちり導入事例

 

ケース②有限会社みはし

有限会社みはし導入事例

 

 

 

参考文献:「今までの経費精算は何だったのか」浮いた時間を専門的な業務に充てることができます(株式会社きちり)

参考文献:領収書糊付け不要!とことんユーザー目線で作られたDr.経費精算でさらなる業務効率化を図る(有限会社みはし)

実際に導入した際のイメージがついてきたでしょうか。上記のような企業様の他にも、個人事業主の方も経費精算システムを導入しています。

3.【経費精算システム比較表】と、比較のポイント

ここまでいろいろと解説してきましたが、

「経費精算システムを導入することを決めた!」
「でもたくさんシステムがありすぎてどれを選べば良いのかわからない」

という方のために、経費精算システムを比較検討する際にみるべきポイントと、オススメのシステムをピックアップしていくつかご紹介します。

3.1 比較検討の際にみるべきポイント

数多くある経費精算システムから自社にあうものを選ぶ際に、見るべきポイントはいくつかあります。

その①会計ソフトとの連携が可能か

経費精算後、経理部門の担当者は、会計ソフトにデータを出力する必要がありますよね。自社で使ってる会計ソフトがなにで、検討している経費精算システムと連携しているのかは特に重要な点です。この連携ができるとできないでは経理の負担が大幅に変わります。

その②データ取り込みの手段が多様か

クレジットカード、電子マネー、交通系ICカードなど様々な取り込み手段が可能かどうかも見るべきでしょう。自社で想定している取り込み手段をカバーしていることが重要です。

その③自社の経費精算の流れとの相性が良いか

自社の経費精算のやり方の流れと、経費精算システムの相違点を比較検討します。自社の経費精算のやり方のなかで変更可能な点に関しては問題ないですが、変更できない点に関しては、導入後に失敗をする危険性があるので、要注意です。

その④IT技術が活用され、記入や入力などが自動化されているか

申請の際に入力する情報が多く表計算ソフトや会計ソフトとあまり変わらないようなシステムでは、業務効率化を測れません。例えば、

・出張日時を入力すると自動で日当が申請できる
・出発駅と到着駅を入力するだけで交通費が自動精算されて申請できる

なども重要ですが、最新のシステムではこれらの機能をそなえたものが多いので、効率化におおいに貢献します。また、オンプレミス型よりも、クラウド型がオススメです。というのも、クラウド型は

・機能面での拡張性があり、増税や運賃改定にも対応できる。
・ユーザーからあがった要望を随時機能アップデートとしてとりいれ、改善される。
・自社内にサーバー設置が不要なので、自社でメンテナンスをしなくてよい。

などの利点がありますが、オンプレミス型は

・サーバーにソフトをインストールする。
・法令改正やシステム改善のたびにバージョンアップ作業が必要になり、管理に手間。

という点が不便です。したがってクラウド型をオススメします。

その⑤製品ターゲットが自社にあっているか

小規模企業をターゲットにした商品だと、シンプルがコンセプトになっていて導入しやすい価格設定になっている反面、機能が不足している場合があります。逆に大規模をターゲットにした商品だと、

・プロジェクト別の経費配賦
・経費予算管理
・交通機関のチケット予約

などの機能がついているものもありますが、そのぶん価格設定も高いので、自社で使いこなせるかと価格に見合うメリットがあるかを検討すべきです。

また、ある経費精算分野にのみ特価した製品だと、旅費精査や交通費精算など一部の経費精算効率化ができますが、経費精算全体について効率化できる機能が備わっているシステムのほうが、経理業務全体を効率化することにつながります。

その⑥多くの企業に選ばれているか、ユーザーの経験が生かされているか

導入実績があるシステムほど、クオリティが高く使いやすいことも多く、他企業の導入事例が自社の参考にもなります。そのようなシステムを選ぶ際にも、「使いやすいようにカスタマイズ性があるか」を確認してください。例えば、

・システムのカスタマイズを自社で行うのか
・それともサービスの担当者に問い合わせてサポートしてもらうのか

によって今後必要な費用が変わります。他にも、拡張するためには

・プログラミング言語が必要なのか
・設定ファイルを変更するだけでいいのか

も確認すると、導入後に予想外のトラブルに遭遇することも防げます。

3.2 オススメの経費精算システムは?

経費精算システムを提供する会社は40社を超えますが、総合的なタイプと一部の機能に特化したタイプがあります。それぞれのうちおすすめのシステムをピックアップしてご紹介します。

総合的なタイプ

交通費精算から一般的な立替経費精算、出張・旅費精算、ワークフロー機能まで総合的なシステムのオススメはこちらの2社です。

◆第1位 Dr.経費精算/公式サイト

オススメポイントは、

・領収書を撮影するだけで99.9%の精度で自動入力される
・Suicaやクレジットカードとも自動連携している
・導入後も専任のサポートがつき、初期設定や従業員教育などをサポート

◆第2位 Concur Expense/公式サイト

・日本を代表するような有名企業に導入している実績をもつ
・グローバルな経費精算市場での圧倒的なシェアをもつ

これらの総合的なタイプは多機能なため便利ですがその分価格も高めに設定されています。それに対して、以下のような一部機能特化型は価格が安くなっています。

交通費精算に特化したタイプ

第3位 ハイ!経費/公式サイト

・月額300円〜という低価格から利用できる
・交通費精算に特価している

この他にも交通費精算機能特化型のシステムは、

ネクストICカード
◆通勤費申請Web
◆Business Navitime 交通費パッケージ
◆rakumoケイヒ

などがあります。

出張・旅費精算に特化したシステム

新幹線や飛行機のチケット予約やホテル宿泊ができる機能も備えたシステムとして、

iS-Trip
◆業務改革ソリューション ECOAS
◆J’s NAVI NEO
◆Traveler’s WAN

などがあります。

この他にも多くの経費精算システムがありますが、以下は経費精算システムの比較表の一部です。ぜひ参考にしてみてください。

経費精算システム比較表

経費精算システム比較表

 

どのシステムもそれぞれに特徴があり、価格や使える機能も異なります。大事なのは、自社の経費精算処理を効率化するうえでどのような機能がほしいかを見定め、多機能に惑わされずに選ぶことです。また、無料でトライアルできるものもあるので、それらを利用してみるのもオススメです。

いかがでしたか。経費精算システムとはそもそもなにができるものなのか、そして自社にも導入するべきかどうか、など詳しくわかったのではないでしょうか。経費精算システムを選ぶ際のポイントや比較表を参考にしながら、自社にあったシステムを選びましょう!

 

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