領収書自動入力機能で数字を手入力する必要がなくなったと好評(Xtech株式会社)

XTech株式会社ではDr.経費精算の導入により、金額や日付の手入力をなくすことに成功しました。
また、ICカードリーダーを利用しSuicaの利用履歴を自動で交通費精算することで効率的な業務を実現しています。
システム導入までの苦労や改善を期待する点についてざっくばらんに語っていただきました。

導入企業:Xtech株式会社
業種:IT
企業規模:10名

金額や日付を入力しなくて良いことが従業員に好評

—Dr経費精算を導入してよかった点を教えてください。

須田氏金額や日付を入力しなくて良い、数字入力しなくて良いというのが割と好評で、手作業で入力しなければならないシステムが多い中、入れなくて良いのはいいですね、と評判です。私も数字に関してはチェックしますけど、その数字が違うから差し戻すみたいなことが必要ないので、非常にいいなと思います。
(※Dr.経費精算では領収書やレシートをスマホで撮影するだけで金額や日付が自動入力される機能があるため)

— ありがとうございます。Dr.経費精算の申請や精算のやり方は従業員の方は直感的にできましたか?

須田氏:はい、問題なくできています。ただ毎月末までに申請してくれたら次の給与と一緒に振り込むというルールなので、月末に入れる人もいればこまめに入れてくれる人もいます。現場のところで楽になったところというと、交通費やレシートの自動入力ですかね。

領収書・レシート自動入力機能で間違いは導入してから一度もない

(※Dr.経費精算にはレシートをスマホカメラで撮影すると金額や日付などの数字が自動入力されるという機能がございます。裏側では日本人の2000人のオペレーターが自動入力しています)

— ちなみにレシート入力機能の精度というところはいかがですか。

須田氏:そう、いつか間違えるんじゃないかと思ってすごい良く見ているんですけど、全然まだ発見できてないですね。笑

— 普通はそうですよね。ただ1枚のレシートにつき2人のオペレーターがダブルチェックをし、一致するまで正しい情報として出さないようにしています。

須田氏:とは言え、人間が入力しているものなので、いつか間違えることもあるだろうと思い、よくよく確認しているのですが、間違いをまだ見つけられません。

— ありがとうございます。交通費精算の業務は楽になっていますか?

須田氏:楽になっていると思いますよ。ICカードリーダーをオフィスにおき、そこへSuicaをタッチするだけで履歴が読み取れるので。おー、履歴が読み取られた!てなってると思いますよ。

経費の中ではやはり電車等の交通費が一番多かったです。なので、SUICAをリーダーに「ぴっ」とかざすだけで経費登録ができるのが便利です。あと、Suicaで購入した物販の費用は省くことはできるのですが、デフォルトですべてチェックがはずした状態になればいいと思います。

経費精算システム導入まで、使い方の周知は3つだけ

xtech導入事例

— 導入まではどれくらいかかったんでしょうか?

須田氏:導入までは実際に話しをきいてから1ヶ月ほどかと思います。過去のたまっていたレシートを一気に撮影して、データ化をし、使い方を確認してこれでやりますということでスタートしました。

— 従業員への使い方教育はどのようにされたんでしょう?

須田氏: 必ず入れて欲しいことを3つアナウンスしました。スマホでレシート写真をとること、科目とプロジェクトを入れることです。まあ、写真を撮るだけですよ、と言ったのが割と皆さん好評でした。数字を入れなくて良いところがすごくて。あと科目は必ず入れるようにしてもらい、会計ソフトの方に問題なく反映されるようにしました。なので、その科目を従業員皆さんが分かりやすいように、直感的にわかるように科目名を考えました。あと3つ目はプロジェクトです。

—3つ項目を必ず入れるという運用はうまく回っていますか?

須田氏 : はい、回っています。交通費の場合は必ず行き先を入れてもらっています。交通費精算の承認をする際に、各従業員がどこへ行っていたのかがわからないので、行き先だけは必ず入れてもらうルールにしています。

— なるほど。ありがとうございます。

従業員にとってわかりやすい経費科目を決めることが苦労しました。

— ちなみに従業員にわかりやすい科目としてどのような科目を作られたんでしょうか

須田氏: 旅費交通費ってだけで一つにすると、わかりづらいし、高額な交通費は異なるフローにしたいので、電車代、バス代、タクシー代、その他のような形に経費科目を設定しました。
(※Dr.経費精算では従業員が入力する際はわかりやすい経費科目が表示され、裏側では勘定科目に紐づき会計ソフトへ反映される)

あとは、通信費などは直感的ではないので、郵送代などに替えて現場の社員でもわかりやすい科目にするようにしたことが工夫した点です。

— 会社さんによっては100個くらい新しい経費科目を作って、作られているケースとかもあるので、すごいそこはみなさん工夫されて運用されているところかなと思います。

スキマ時間に経費申請や承認ができるのは本当にいいですね

須田氏:承認する方もスマホでできるので、銀行待っている間に承認や確認ができたりするのがいいと思います。

— 隙間時間に、どこからでもできる。

須田氏:私は子供が小さいため、時短勤務をしているので、会社にいる時間は、別社員よりも短いので、どこでも確認できるのはありがたいです。

—なるほど。月末にも後は申請ボタンを押すだけっていうとこですね。

須田氏:はい、後は会計ソフトにも繋がるので、バックオフィス的にはすごい楽になりますね。

エクセルや紙で経費精算をするのはやっぱり大変だと思います。

—分かりました。こういう経費精算システムをそもそもエクセルとか、グーグルスプレッドシートとかでやられている会社さんもまだまだ多く、面倒だが、システム導入するまではないかという会社さんも結構いらっしゃいます。

須田氏:エクセルでは非常に面倒だと思います。エクセルを作成して修正する必要もあります。また、レシートとエクセルの数字があっているのかを確認し、レシートを貼り付けて印刷という作業をする必要があります。

—本当にこういった作業をエクセルや紙でやると大変ですよね。

須田氏:その従業員の人も面倒くさいですよね。特に弊社ではそのエクセルを作る時間があるならもっと本業をやってもらいたい、という会社のモットーがあるので、導入しました。

— 逆にDr経費精算をまだ使ったことのない方に向けてよかった点を教えてください。

須田氏:そもそも紙ベースでやってるより経費精算業務は断然早くなると思います。経費入力の手間が多い方や月末に経費が溜まって億劫みたいな人はすごい楽になります。

バックオフィス業務も、それこそ隙間の時間できるし。その後の会計の連携とかもできます。ただ、導入前にはこれくらい時間がかかっていたということ分からないんですが、今から紙には戻ろうとは思えません。

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