Dr.経費精算導入により経費締め日および立替期間の短縮化に成功(株式会社i-plug)

株式会社i-plugでは個別入力による仕訳処理や複数システムによる重複申請といった課題がありました。Dr.経費精算の導入により、従来の課題が解決され、申請側で12時間程度、経理側で12時間程度の削減、経費締日にして約2日の短縮化に成功しました。

導入企業:株式会社i-plug
業種:IT(就活支援サービス)
企業規模:90名(2018年7月時点)
会社概要:株式会社i-plug(アイプラグ/大阪市)は、1学年10万2,000人の学生、4,800社以上の企業が利用するオファー型新卒採用サービス「OfferBox」を運営しています。OfferBoxは、企業から学生に直接オファーを送ることができる新卒に特化したダイレクトリクルーティングサービスです。企業は「会いたい学生」の情報を検索して効率的にコンタクトをとることができます。

導入前後の課題

Dr.経費精算導入による8つの効果

ー 導入前の課題とDr.経費精算導入による効果を教えてください。

Dr.経費精算の導入以前は経費精算システムと稟議システムが別々に別れており、それぞれに手入力をしていたため、手間がかかっていました。また、2つのシステムが独立していることにより経費と稟議の重複申請といった問題も起きていました。

Dr.経費精算の導入後は下記のような効果がありました。

従来の課題①:個別入力による仕訳処理
導入後:Dr.経費精算からのCSVデータの取込機能により会計システムへの手入力の手間がなくなりました。

従来の課題②:経費精算システムへの個別入力による経費入力
導入後:ICデータの自動取込機能により、SUICA等の交通費については手入力の手間が削減され、その他の取引についても、勘定科目との紐づき機能により、勘定科目の誤入力が劇的に減りました。

従来の課題③:立替経費システムと稟議システムが独立していることによる経費と稟議の重複申請
導入後:Dr.経費精算では立替経費と出張稟議機能が一本化されているため、重複申請の手間がなくなりました。

従来の課題④:個別入力による送金処理
導入後:FDデータ機能により手入力の手間がなくなりました。

従来の課題⑤:立替経費締日の長期化
導入後:Dr.経費精算ではモバイル端末操作が可能でありタイムリーな申請及び承認が可能なため立替経費精算締日を短縮できました(5営業日⇒3営業日に短縮)。

従来の課題⑥:従業員の立替期間の長期化(概ね1ヵ月)
導入後:⑤、⑦の課題解決により立替期間の短縮を達成できました(毎月20日精算⇒毎月第5営業日精算)

従来の課題⑦:プロジェクト別経費集計のための補助簿作成
導入後:Dr.経費精算ではプロジェクトコード機能が実装されており従来エクセルで管理していた補助簿の作成が不要になりました。

従来の課題⑧:コスト
導入後:Dr.経費精算では従量課金となるため(アカウント登録しても実際に利用がなければ課金されない)、固定費の削減に寄与しました。

下記図が導入前と導入後の業務フローの変化です。

導入前の業務フロー

導入前業務フロー

導入後の業務フロー

導入後業務フロー

ー 承認者の業務で効率化した点を教えてください。

承認スピードが向上しました。理由としましては、モバイル上の操作により承認時の制約がなくなったことが寄与しています。

ー 申請者(営業部門)の業務で効率化した点を教えてください。
営業部門で発生する立替経費の多くはIC系の交通費のため、ICデータ自動取り込み機能により、手作業が不要となり、業務を効率することができました。営業部門の方からも申請が楽になったと好評です。

ー 導入によりどれくらいの時間が削減されたのでしょうか?
申請側で12時間程度、経理側で12時間程度、締日にして2日程度短縮されていると実感しています。

ー 御社からみたDr.経費精算の強み、導入した理由を決めたという点を教えてください。

Dr経費精算の強みは、従量課金と仕訳、送金処理のデータ連携、手厚いサポートだと思います。導入の決め手としては、試験導入において先に記述した課題解決ができることが確認できたためです。

導入までの苦労について

ー 検討から導入までの期間は何ヶ月程度かかりましたか。

試験導入期間を含め2ヵ月程度かかりました。

ー 初期設定はスムーズにいきましたか?苦労した点があれば教えてください。

スムーズにいった印象です。強いて言えば、会計システムへの仕訳データ取込の際の設定が若干面倒でしたが、システム上の操作は全てサポートで行って頂いたためこちら側では要件を指示するのみで足りました。

ー 従業員への使い方教育や業務フローの変更など、導入する際に苦労した点を教えてください。
業務フロー上はむしろ簡略化されたため特段大きな苦労はありませんでした。勘定科目やプロジェクトコード、従業員情報の登録においても、導入時のサポートで対応頂いたため当社側での苦労は特にありませんでした。

モバイル上の操作方法等の説明資料もご用意頂いたので、当社側では説明会を数回実施する程度でスムーズに移行できました。

ー 導入中のDr.経費精算のサポートはいかがでしょうか?
迅速かつ丁寧な対応に満足しています。

ー 経費精算は面倒だが、システムは導入する程ではないという声がありますが、いかがでしょうか?

個人的には経費精算システムは導入すべきであると考えています。システムの導入により、取引処理業務のスピードと正確性が増すだけではなく、組織規模の拡大によりコストも抑制できます。それにより、本来の重要な業務に割ける時間も増えるということがあります。

 

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