他社と比べて、シンプルで直感的に使えることが導入の決め手(株式会社ノヴィータ)

株式会社ノヴィータではExcelベースで経費精算業務を行っており、駅名の検索や金額の入力が非常に面倒という課題を抱えていました。

Dr.経費精算の導入によって経路を検索して調べるという手作業が必要なくなり、交通費の入力が大幅に効率化されました。
結果的に、メンバーの経費精算業務にかかる時間を従来の1/3に削減することに成功しました。

導入企業:株式会社ノヴィータ
業種:Webサービス
企業規模:10名〜100名

導入前後の課題

 

導入前はExcelシートを活用、経費入力の手間が大きな課題

従来の経費精算業務は個人が利用した1ヵ月分の交通費や諸経費を、「利用日」「申請内容」「金額」の項目をExcelシートに記載し、メール提出と紙面提出(領収書添付)で対応していました。

Excelには関数を使うなど、入力の手間を減らすための工夫はしていましたが、一回一回駅名を調べるといった作業は、外出の多いメンバーには負担となっていました。

交通系ICカード読み取り機能で、別途の経路検索が不要に

交通系ICカード読み取りのタブレットを使うことで、Suicaをタッチするだけで交通費入力が完了することができました。これにより、月末にまとめて経路検索をする手間が大幅に省けました。

データ送信の方法も、初回にデータの送信先を指定すると、2回目以降は、自動で送信先が自分自身に指定されるので、一回Suicaタッチすると慣れてしまう社員が多かったです。

やはり、ICカードをタッチすると登録が漏れないですし、経路についても思い出す手間がなくなったので、月末の精算作業は楽になりましたね。

フローがシンプルで入力代行も正確。管理画面の設定も簡単

現場目線だと、導入の決め手になったことは領収書の撮影から精算までのフローが一番シンプルだったことです。入力代行も便利で、入力の速度は導入当時から比べると格段に早くなっています。まとめて送ることも多いのですが、毎回「え、もう終わったの?」という感じです。

領収書やレシートの撮影自動入力機能では入力誤りなども見たことはありません。入力の正確性には助かっています。

インタビューの様子

管理目線だと、各種設定をヒアリングして対応頂けたことは魅力でした。セキュリティ面では、弊社が取得しているISMSの基準にもしっかり準拠していた点も大きなポイントです。導入を進めていくうちに感じたのは、管理画面の設定が簡単なことです。複雑な式を書くことなく、直感的に進められるので、ITにそれほど詳しくない方にとっても扱いやすいのではないかと思います。

導入後、本業に割ける時間が増えたことはもちろん、導入にあたって各自認識が曖昧だったフローが明確になったのは、副産物として大きかったですね。

この導入がきっかけで他の事務フローの整備なども行なうことになりました。

サポートと、バックオフィスのリーダーシップで導入は順調に

検討から導入までに約半年と長めの時間をとり、段階的にアカウントの払い出しや社内検証(主に、承認フローや経費科目の見直しなど)が行えたのでスムーズに進められたと思います。

社内検証でも、長山を中心に経営企画室のメンバーが、リーダーシップをとって進めてくれました。実は、別の社内システムを導入する際は、あまりスムーズには進まなかったんです。

でも、今回は、マニュアル作成や説明会の実施に始まり、仕組み化に向けて、一番最初の一番大変な段階を、彼女たちが引き受けてくれました。ベアテイルの担当者さんにも良くサポートして頂きましたが、彼女たちのように、バックオフィス業務を引っ張っていく存在の重要性を改めて感じました。今後も、こうした「バックオフィスが業務を引っ張る」姿勢を社内でも広めていきたいと思います。

事務作業の様子

経費精算に30分以上かけていたメンバーの作業時間が10分へ

Dr.経費精算の導入効果は非常に高いと思います。会社の規模が徐々に大きくなるにつれ、今まで少なかった外出の機会も増えたので、外出があるメンバーにとっては特に高い費用対効果だと思います。

定期精算だけのメンバーも多いので一律ではありませんが、今まで30分以上かけてメンバーは10分かからないと言っていたので、1/3程度になりましたね。

「使いやすく、経費精算が楽になった」と社内の喜びの声

特に営業職種の社員は、Dr.経費精算を導入する前は、「利用日」「申請内容(打合せ時のクライアント名)」「往復の交通費を無料のサイトで調べる」などの作業をExcelに一つずつ入れていました。

Dr.経費精算を導入したことで、「別の無料サイトで調べる」動作を行わずとも、アプリ上で発着駅を入れれば自動で金額が表示され、そのまま経費登録が行える事に喜びの声を多数頂きました。

アプリも操作がわかりやすく、ワンタッチで経費を登録できます。また、申請・承認の通知も一目で確認ができるので、別途連絡(弊社だとメールやslack)でアナウンスする工数も削減できたのも嬉しい点の一つです。

貴社の今後の①「事業展開」②「業務効率化への試み」を教えてください

①既存の2事業は安定継続させつつ、新規の事業開発への投資(予算・体制)を行い、単体での収益化を目指しています。

②社員の増加に伴い、属人化していた各種ワークフローの整備を、昨年取得したISMSの後押しもあって全社で進めております。その中で弊社の経営企画室のメンバーが得意な業務分解などに積極的にかかわってもらうことも考えております。

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