振込・伝票作成まで従来の1/3の時間で経費精算業務を終えることが出来るようになりました(株式会社ベジテック)

株式会社ベジテックではエクセルによる経費精算業務に課題を抱えていました。小口現金による精算の手間や従業員への精算までに時間が長くかかっていました。

Dr.経費精算の導入によって、一部の拠点で小口現金精算をなくすことに成功し、振込伝票作成まで従来の1/3程度の時間に削減することができました。また、スキマ時間に経費申請・承認が行えることで、振込までの期間が短縮されるという効果がありました。

導入企業:株式会社ベジテック
業種:商社
企業規模:416名

ベジテック事業紹介図_使用許諾済

以前はExcelを使った入力で手間と時間がかかっていた

ー Dr.経費精算を導入する前は、どのような方法で経費精算を行っていましたか。

経費を申請する従業員は、所定のエクセル申請用紙に入力していました。その後、上司の承認を経て提出します。経理部は提出された「申請書」と「領収書」をもとに、伝票を作成。後日、現金精算をしていました。

導入前後課題

ー 導入を決定した理由には、どんなものがあったのでしょうか。

大きくは下記の3つで効率化が図れると感じ、導入を決断しました。

  1. 小口現金の削減
  2. 経費精算の頻度が高い社員への精算をスピードアップ
  3. 経理部の事務処理の効率化

Dr.経費精算導入後は、スマホでレシートを撮影するだけ!

ー Dr.経費精算のどんなところに魅力を感じましたか。

スマートフォンでレシートや領収書を撮影すると、内容が自動入力される機能が便利です。

Dr.経費精算は、スマートフォンで領収書写真を撮るだけで、オペレータが自動で代行入力を行ってくれます。従業員は自分で支払先・日付・金額を入力すること無く、経費科目を選択することで簡単に経費を申請することができます。

また、経費科目を選択する際、従業員には分かりやすい経費科目名を設定・表示させ、裏側で勘定科目に紐付けできます。これにより、経理的な知識が無くても申請まで完結できる仕組みが魅力的です。

インタビュー集合写真

導入前後のサポートも充実、対応も迅速

ー Dr.経費精算への移行はスムーズに進みましたか。

社内の運用ルール整備も含めると、約半年の導入期間を経て移行が完了しました。また、社内説明会を開催していただいたことで、Dr.経費精算の使用方法など簡単に習得することができました。導入後は電話/メール/チャットなどサポート窓口も豊富で、対応も迅速ですので、問い合わせの際も助かっております。

小口現金をなくすことに成功

ー Dr.経費精算を導入して良かった点を教えていただけますか。

“拠点での小口現金自体を無くすことで、精算の手間を削減”

【経理側の視点】
これまでは、領収書と申請書のダブルチェックが必要だったのが、デジタル化することで、パソコン一台で振込まで完結するようになりました。

具体的には、20〜30人分の経費精算が、振込・伝票作成まで従来の1/3程度の時間(約1時間)で十分に終えられるようになりました。経費データを直接会計ソフトに連携させることで、伝票を作成できる点も助かっています。

また、Dr.経費精算を導入したことで、一部の拠点で小口現金自体を無くすことに成功しました。そして、その他の拠点でも小口現金精算の手間を大幅に削減できました。

経理担当者インタビュー風景

申請も承認もスキマ時間で完結!大幅な時間短縮に

“スキマ時間で経費申請・承認が行えることで、振込までの期間を一気に短縮”

【経費精算者・承認者の視点】
時間と場所を選ぶことなく、スキマ時間に経費作成・申請・承認まで可能な点、そして、自分の申請した経費がどの状態にあるか、常にステータスを確認可能な点が良いと思います。交通費の経費作成では「駅すぱあと」と連携されているので、出発駅と到着駅を入力するだけで、交通費が自動計算され、その辺りも簡略化できました。

また、承認行為もスムーズに行えるようになりました。上司(承認者)は外出も多いため、従来の運用だと会社にいる時間しか承認行為を行えませんでした。Dr.経費精算の導入後は、スマートフォンから承認が行えるので、上司で申請書が滞るということは無くなりました。

この結果、現金で手渡ししていた頃よりも経費精算から振込までの期間を短縮。従業員から喜びの声も寄せられています。

現場担当者インタビュー風景

さらにDr.経費精算の対象者を拡げていきたい

ー 今後の活用についてお聞かせいただけますでしょうか。

“Dr.経費精算で経費精算者・経理部の双方がWin-Winに”

とても使いやすいサービスです。スマートフォンに慣れている若手社員はもちろんのこと、馴染みのない年配の社員も使いこなしているようです。経費精算者・経理部双方にとってWin-Winのサービスだと思います。

現在、一部の部署で使用していますが、今後はさらにDr.経費精算の対象者を拡げていくことで、小口現金のやり取りをさらに減らし、業務効率化につなげていきたいです。

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