Excelによる経費精算業務では、経路の検索や経費の入力作業が面倒でした(ビズメイツ株式会社)

ビズメイツ株式会社様ではExcelによる経費精算業務を行っており、経費入力の手間や入力ミスが多いというような課題を抱えておられました。

Dr.経費精算の導入によって交通費精算をはじめとする経費精算業務が大幅に効率化され、業務にかかる時間を従来の1/3程度へ削減することに成功しました。

導入企業:ビズメイツ株式会社
業種:教育、学習支援業
企業規模:30名

Dr.経費精算を導入する前はExcelを使用していたため、数式崩れや単純な入力ミスなどが散見されていました。交通費の入力に関しても過去の予定を遡り、自身の定期区間を除いた上で入力するというアナログな作業が発生し、従業員の負担となっていました。

導入前後課題

導入前の課題がDr.経費精算によってどのように解決されましたか?

Dr.経費精算導入後、精算業務はかなり楽になりました。従業員からも、外出先や移動中などのスキマ時間を使って経費を入力し、月末にまとめて提出することができるのでとても便利だ、という声が届いています。

習慣化するまでは多少時間がかかるのですが、スマホで入力〜申請まで完了できる上、路線の区間、料金を自分で調べる必要がないので、とても楽になりました。

Dr.経費精算の導入によって立替経費や交通費の入力が楽になった

Dr.経費精算によって立替経費や交通費の入力が楽になりました。受領した領収書やレシートをスマートフォンのカメラで撮影すると、日付や金額が自動的に入力されます。

また、交通費については駅名だけを入力すれば、経路や金額が入力されるので、非常に楽です。経費の中でも特に交通費が多いので、ここが効率化されることは大きいです。Dr.経費精算だと定期区間だけを除いて、自動で料金が控除されます。

社内からも「経費精算が楽になった、交通費の入力が便利になった」という声が多く出ています。

オフィス風景

レシート撮影機能は非常に便利で、データ化速度も迅速です

データ化も迅速です。現在のところ、特に不便と感じたことはありません。また、チャット機能があるのも助かります。(※チャット機能とは、申請者と承認者、管理者がDr.経費精算上でチャットをできる機能です。)

Dr.経費精算上のチャットで、社員の申請内容を見ながら本人と会話ができるので、コミュニケーションがスムーズです。また、経費や申請書の内容に変更が生じた際の記録が表示されるのも便利だと思います。

経理部門の業務は効率化していますか?

まず、会計ソフト周りの業務が効率化されました。以前は従業員から提出された経費申請書1枚1枚のデータをCSVに変換し、1つのフォルダに入れてから会計ソフトへ読み込むというフローをとっていました。そのため、入力間違いやファイル形式が崩れていることによって、正常にインポートできないということが多々ありました。

Dr.経費精算ではシステム上でCSVファイルをダウンロードして、会計ソフトへインポートするだけなので、作業時間が大幅に短縮されました。ファイルが壊れて、インポートできないということもありません。

また、Dr.経費精算内で勘定科目情報に税区分(課税、非課税等)が自動的に入力される機能が便利でした。これにより、会計ソフトに取り込んでからの修正がなくなりました。

会計ソフトカスタマイズの際に、出力項目など、細かい点の修正を行っていただいたので、スムーズな運用ができ、不具合も起きておりません。

各従業員の申請書も印刷することができるので、レシート原本のみ提出してもらい、チェック後こちらで申請書を印刷しレシート原本と一緒に保管しております。将来的には原本もなくしていきたいと思っております。

また、経費の入力間違いも減ったことも非常にありがたいです。以前は経費申請におけるミスが多かったのですが、Dr.経費精算導入後はほとんどなくなりました。レシートを撮影すると金額や日付などが自動入力されるので、従業員の手作業が減ったことが要因かと思います。

また、経費の申請が遅れることも少なくなりました。弊社では毎月の締め日に合わせてお給料と一緒に振込をしているのですが、月初になるとDr.経費精算から各従業員に向けてリマインドメールが送られてきます。これは非常に便利で、従業員の申請漏れも明らかに少なくなりました。

会計ソフトの連携が非常に楽になりました!また、カスタマイズについてもサポートのおかげで順調になった

会計ソフトとの連携の問題は起きていません。導入当初、担当者の方に細かくサポートして頂き、設定まですべてしていただいたのでとても助かりました。その後問題なく活用させて頂いています。導入後、会計ソフト周りの業務がかなり楽になりました。

Dr.経費精算のサポートのレスポンスの速さも助かっています。チャットで画面キャプチャを共有しながら質問することもあれば、電話で問い合わせをすることもありますが、いつも迅速に対応頂けていると思います。

導入までは1、2ヶ月でスムーズに進めることができた

検討から導入までの期間はあっという間でした。おそらく1、2ヶ月しかかからなかったのではないでしょうか。導入を検討し始めてから、私自身でも使ってみて、これなら当社の社員も快適に利用できると思いましたので導入しました。

手厚くフォローしていただき、初期設定もすべてベアテイルの担当者の方にやっていただいたので非常に助かりました。導入当初は戸惑うこともありましたが、2か月ほどで定着し、質問も上がってこなくなりました。

従業員への教育も、説明会のおかげでスムーズに

導入前に、担当者の方にご来社頂き、従業員に対しての説明会を行って頂きました。必要となる機能について一通りご説明頂き、従業員からの質問にもその場で答えていただいたおかげで、理解もスムーズでした。

外国人従業員がいるため、英語での説明会も非常に助かりました

英語での説明会もしていただきました。日本語のベースでの説明に加えて、英語での説明もしていただいたため、日本人だけではなく外国籍の従業員も使い方をしっかり理解することができました。特に外国籍の従業員は難しい漢字や日本語になると理解が困難であるので、英語での説明は助かりました。

海外への出張が多いため外貨レート機能や英語レシート撮影機能が便利!

フィリピンへの出張が多いため、海外出張でも経費精算が発生します。特に、フィリピンでのタクシー移動や立替経費といった場面で、レシート撮影で経費処理をしています。

Dr.経費精算のなかに最新の外貨レートが設定されているので、自動的に日本円に変換されて出力されます。最新のレートが反映されるので、自らレートを調べたり、計算する手間がなく便利です。英語の領収書の精度は高く、誤って入力されたケースは今までありません。

また、英語表示をして使っている社員もおりますが、問題なく、利用できています。日本語だけではなく、英語表示でも利用できるという点が便利です。

インタビュー風景

Dr.経費精算の導入によって精算にかかる時間は従来の1/3程度へ

以前はまとめて経費精算を入力していたため、2,3時間程度かかっていました。従業員がカレンダーを見ながら、過去の予定を遡って交通費を入力していたため、非常に手間と時間がかかっていました。

Dr.経費精算では、駅名を入力するだけで経路や金額が自動的に入力されるので、作業時間は大幅に削減し、精算にかかる時間はこれまでの半分から1/3程度になりました。

一方、経理部門でも多くの時間が削減されました。以前は月末が近づいてくると、従業員にリマインドをしつつ、会計ソフトへの入力やチェック作業でかなり時間がかかっていました。全体で3.4時間くらいかかっていた経費精算業務が今は1時間くらいでおわるようになりました。

Dr.経費精算はスマホからも簡単に使うことができるサービス

とにかく便利です。スマホからも使いやすく、使用方法も簡単です。画面も見やすく、数字を入力すると自動で半角数字になる等、ユーザーフレンドリーなところも気に入っています。

Dr.経費精算を導入してから、社内の精算業務が飛躍的に効率化し、従業員の負担も減ったことから喜びの声が各所から届いており、私も導入担当者としてうれしい限りです。今後ともよろしくお願い致します。

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