Dr.経費精算導入により、承認スピードが早くなり、経費入力の間違いが減少(秀建グループ)

従来は経費精算をすべて手入力で行っており、経費承認までのスピードの遅さ、定期区間のチェックに課題を抱えていました。Dr.経費精算導入により、経費の手入力がなくなり、承認スピードの高速化、申請書の記入間違いが減少したという効果がありました。また、定期区間分の料金が自動で除外されることにより手作業によるチェックの手間がなくなりました。

導入企業:秀建グループ
業種: 建築設計
企業規模:80名
事業内容:秀建グループでは、物件探しから設計、施工、メンテナンス、さらに家具の造作やスマートエネルギーの導入等に至るまで、すべて秀建グループ内で行うことで、効率的・合理的かつコストを最小限に抑えたプランが可能に。住宅、商業施設のいずれにおいても、秀建ならではの価値を創造し、お客様の夢を実現しています。

Dr.経費精算導入前はExcelを利用

Dr.経費精算導入前はExcelシートに申請者が必要事項を記入し、レシートをシートに糊付けの上、上長へ提出していました。週に2回、提出された申請書に基づいて小口現金から精算を行っておりました。

そして最後に、経理がレシート原本とExcel申請書の内容を照らし合わせていました。これらの作業を約70人分、経理担当者1名が行っており、非常に大変でした。

導入前後課題

導入前の課題は承認スピードの遅さと小口現金の処理

Excelシートへの手入力が面倒であったことに加えて、上長および経理担当者の承認に多くの時間がかかっていました。また、約70人分の経費精算の業務を経理担当者1人が行っていたため、経理担当者に負荷が集中していました。

さらに、小口現金の現金チェックの業務も非常に時間がかかり、大変でした。そのような背景で、経費精算もシステム化していきたいという話をしていて、2、3社話を聞いた上でDr.経費精算の導入を決定いたしました。

Dr.経費精算導入後、承認スピードが早くなり、入力間違いが減少

Dr.経費精算導入後、承認や確認までのスピードは非常に早くなりました。申請書を送付する必要もなくなり、Dr.経費精算上で申請し、中身をチェックし、承認することがPC・スマホから行うことができます。そのため、スキマ時間にどこからでも申請や承認が行えるため、もどりがはやくなりました。

また、レシートを撮影するだけで必要事項が入力されるため、従業員の交通費・経費入力が楽になったことも大きな要因だと思います。ほぼすべての従業員が支給されているスマホを用いてアプリから経費精算を行っています。

交通費精算の入力が楽になり、入力間違いが減少

現場の社員からの感想としては「交通費精算が非常に楽になった」ということがあげられます。以前はインターネットで経路を調べ、Excelシートに記入していました。また、調べるサイトやルートによって金額が変わることもあり、経理が入力された金額をチェックする際に金額が合わないということもよくありました。

例えば、Yahoo! 路線情報の記載の金額に統一しようという周知をしていましたが、それでも金額が合わないことは頻繁にありました。

また、営業担当にとっては会社にわざわざ帰って経費精算業務を行う必要がなくなりました。営業にとって外出先から経費精算をできるのは非常にありがたいです。

月末に経費精算をためなくてよいので、残業時間がふえることもありません。これだけで、数時間の労働時間は削減できています。

店舗内装

レシート撮影機能は精度も高く、データ化スピードも速い

レシートの取り込みは非常に楽です。特に複数のレシートを連続して撮影できる機能が便利です。大量のレシートがあってもスマホで撮影するだけで金額や訪問先、日付などが自動で入力されるため大変助かります。

弊社では駐車場や現場の資材の購入といったシーンで立替経費を利用することが多いです。特に、リフォーム現場ではイレギュラーな資材の購入も多く、工事している最中に足りなくなった工具や資材を購入することが多いです。

立替経費は多い者になると月10万円を超えることもしばしばあります。このようにレシート、領収書が多いため、レシート撮影入力機能は非常に便利です。サービス開始直後(2016年ごろは)正直言えば、入力ミスも数多くありました。

しかし、現在(2018年10月)ではそのようなミスはみることはありません。現在は精度も非常に高く、ミスがほぼ見られないどころか、データ化スピードも早く、助かっています

店舗内装デスク 店舗内装テーブル

他社ではなく、Dr.経費精算を導入してよかった理由

他社ではなく、Dr.経費精算を導入してよかった点の一つが自社の要望をシステムの機能開発へ合わせてもらえた点が挙げられます。他社システムでは、融通が効きづらく、弊社の希望する機能が反映されないことがあります。

そのため、自社の望む機能がないということが多々あります。特に、弊社の場合、工事関連の業務があるため勘定科目やプロジェクトに紐づけた形で原価管理をしなければいけません。

そのような点にもDr.経費精算は対応してくれたので、弊社にあった形で運用をすることができています。

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