面倒な交通費精算・経費精算を効率化する方法3選を解説

皆さんは、「交通費精算がめんどくさい」「毎月経費精算に費やす時間をなんとか短縮できないだろうか」

と、めんどくさい交通費精算・経費精算に頭を悩ませてはいませんか?安心してください。本記事では、交通費精算・経費精算がなぜめんどくさいのか解説し、それらをグッと効率化する方法についてご紹介致します。これを読み終わる頃には、どうすれば交通費精算・経費精算を効率的にできるのか理解できていること間違いなしです。

結論としては、経費精算システムを導入する方法がもっとも効率化できます。あらゆる交通費精算・経費精算システムを比較した業界人がオススメする、経費精算システムのご紹介もあるので、ぜひじっくり目を通してみてください。

目次

そもそも経費精算とは?経費精算はなぜ必要なのか

経費精算とは、企業活動を行う中で従業員が立替払いした経費を会社が精算することです。それには、

・交通費
・交際費
・出張費
・物品購入費

などがあります。中でも多くを占めるのが交通費です。

交通費精算・経費精算はめんどくさい!担当者の10の悩み

従来のアナログ型の交通費精算・経費精算は、例えば100名規模法人で、一月あたり約140万円かかっています。このように多くのコストがかかる交通費精算・経費精算はどれほど面倒なのでしょうか。具体的にどのような作業が経費精算業務の手間を増やしているのか、みていきましょう。

①情報の入力や領収書の整理に時間がかかる

経費申請を行う際には、所定の様式の経費申請書に必要事項を入力し、それに領収書を糊付けして提出します。多くの企業では例えば、エクセルのフォーマットに手入力で経費の情報を入力していますので、手間と時間がかかります。

また、交通費精算の場合には、タクシーの領収書を糊付ける場合が多いかと思いますが、それらの領収書を整理してきちんと保管しておくのも、ファイリングや、貼り付けの際に再び探す手間などがかかります。

領収書

 

②交通経路や金額を調べなければならない

営業担当者は、先月分の訪問先をスケジュール帳などで確認しながら思い出し、その際に利用した経路と実際の金額とを乗換案内などを使って調べます。この時、定期区間の運賃を除いて交通費を計算しなければなりません。

これを訪問件数ごとに行ないますので、訪問件数の多い営業担当者はこれを何件にも渡ってしなければなりません。

③承認が滞ってしまう

現場の担当者が経費を申請すると、マネージャーなどの上長が、その経費申請を承認する作業があります。しかし、この印を押す上長は、出張などで不在にしていることも多く、承認が滞ることもしばしばです。

④経理担当が確認する項目が多すぎる

提出された経費申請についてチェックしなければならない工数が多く、例えば

・必要事項が全て入力されているか
・経路が正しいか
・金額が正しいか
・定期区間分は控除されているか

などがあります。これを一件一件全てに関して行なっていると、相当の時間がかかります。

⑤申請者がルールを守ってくれない

現場の申請者の中には、ルールを無視した申請を平気であげてくる人もいます。例えば、タクシーで3000円を越えると通常と異なるフローなのに、通常通りのフローで申請してくるなどです。少々間違えていたとしても経理が直してくれるから問題ない、と考え適当に申請する人がいるのも現実です。

⑥期限を守って申請してくれない

経費精算は毎月必要であるにもかかわらず、それだけで価値を生む業務というわけではないので、現場の営業担当者にとってはどうしても後回しになってしまいます。きちんと提出してもらうように経理が再促するのも二度手間と言えます。

⑦最短・最安経路で交通費申請してくれない

交通費を申請する際に、スケジュール帳などを照らし合わせて行き先を思い出し、乗換案内などで経路と金額を検索してエクセルのフォーマットなどに転記していきますが、その際に、検索結果として出てくる候補には経路と金額の異なる選択肢がいくつかある場合があります。

このとき、最短・最安経路で申請せず経理から差し戻される、ということは頻繁におきているのではないでしょうか。

⑧差し戻しが手間

・定期区間分の金額を控除せずに申請している場合
・金額など記入内容が間違っている場合
・別の経路を選択して申請してもらうべき場合

など、さまざまな場合において差し戻しをしなければならない場合があります。それがなければ一回で終わるところを、差し戻すとそれだけで二度手間になります。

⑨小口現金の管理が面倒

小口現金で管理している場合、領収書等との引き換えに行う現金を受け渡すのにも、記帳があったり、小銭が足りなくなったりなど、煩雑な業務が生じます。

小口現金

⑩不正申請もありうる

経費精算の不正申請は日常的に起こり得ます。例えば、

・割引された値段でチケットを購入しておきながら、正規の値段で申請を行う
・私的な飲食代などを取引先との接待費などとして申請する
・すでに申請済みの経費をまだ申請していないものとして二重に申請する

など様々な不正申請がありますが、これらは特に気づかずにおこなっていることもあり、現場が十分にルールを理解していない場合も十分にあります。

経費精算の効率化には交通費精算の効率化がカギ

経費精算の代表的なものは交通費精算と出張旅費精算であり、経費科目のほとんどが交通費であるという会社も少なくありません。したがって、経費精算を効率化するためには、交通費精算を効率化することがカギとなります。

アナログな交通費精算のやり方をおさらい

従来の交通費精算はどのようなやり方でしていたでしょうか。以下では、駅の券売機でICカードの利用履歴を印字して精算書に書き写すやり方をおさらいしていきます。

ステップ①駅の券売機で利用履歴をまとめて印字精算書に書き写す

駅の券売機に向かい、ICカードを読み込ませ、履歴印字ボタンを押すと、利用履歴が印字された明細が出力されます。これには

・日付
・種別
・利用駅
・残高

が印字されています。この履歴は一度に20件までしか印字されないので、忘れず定期的に行わなければなりません。また、混雑しているときには印字するために列に並んだりする時間もかかります。

また、この履歴にはICカードの残高しか表示されないので、どの区間でどのくらいの金額がかかったかというのは、自分で計算しなくてはいけません。

ステップ②エクセルなどのフォーマットに交通経路を入力しかかった金額を調べる

印字した利用履歴を確認しながら、エクセルのフォーマットなどに転記していきます。間違えないように正確に入力していかなくてはなりません。

エクセル入力

ステップ③交通費精算書と合わせて利用履歴を提出

この履歴には、ICカードを使って購入した物販情報や、休日の私的利用も含まれているので、該当箇所を塗りつぶして、交通費精算書と合わせて提出します。

このような交通費精算に対する悩み

このようなアナログ型の従来の交通費精算の方法には、手間と時間もかかることから、営業担当者も経理担当者もどちらも悩みを抱えています。

営業担当者の苦労

営業担当者としては、

・エクセルのフォーマットに手入力するのが面倒
・金額を計算したりするのが面倒
・経費申請に時間をかけたくない

という本音があります。

経理担当者の苦労

経理担当者としても、

・ルールは現場の担当者も知っているはずなのに、いい加減に申請したりしてなかなか守ってくれない
・間違えがゆるされないのでそれを正すのが仕事なのに、営業担当者に面倒くさがられて毎月の差し戻しが憂鬱…

というお悩みを持っています。どちらの立場もそれぞれに違う苦労があるのですね。

交通費精算・経費精算を効率化する方法3つ

交通費精算・経費精算は効率化することができます。その方法には主に3つあります。

方法①社内ルールやワークフローの整備

属人化させることなく、きちんと社内ルールやワークフローが整備できていれば、ミスが生じにくくなります。社内ルールで、実情に沿っていないものがないのか確認し、ある場合には改善することも有効です。

方法②経理業務を外注する

会社の実情によっては、経理の業務を丸ごと外注することで効率化できる場合もあります。経理の業務には高い専門性と正確性が求めらるため、人材の確保が難しい場合には、プロにおまかせする方法も有効かもしれません。

業務委託先のスタッフが委託先企業で業務を行う場合と、クライアント先に常駐して業務を行う場合とがあるので、確認が必要です。

方法③経費精算システムを活用する

経費精算システムを導入すると、交通費精算・経費精算を大幅に効率化することができます。経費精算システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類がありますが、オンプレミス型だと自社でサーバーを管理しなければならないのでコストがかかります。一方のクラウド型では、インターネット環境さえあれば利用できるので手軽です。

システムを導入すると、これまで手作業でやっていた経費データの入力作業や承認作業が全て自動化できるので、楽になるだけではなく、情報が正確になります。これにより、経理担当の確認業務が圧倒的に楽になります。

交通費精算・経費精算システムの基本機能とメリット

交通費精算・経費精算システムを導入すると、どのような効果が得られるのでしょうか。システムの基本機能とメリットを紹介します。

基本機能

まず基本機能として、申請に関するもの、承認に関するもの、そして経理の業務に関するもの、全てを含んでいるのがほとんどの経費精算システムです。

機能その1:申請機能

経費精算システムによっては対応していないこともありますが、領収書をスマホで撮影すると自動的に入力される機能もあります。これを用いると、外出先からワンクリックで申請が完了するので、経費精算のためだけにわざわざオフォスに戻ることはなくなります。

機能その2:承認機能

外出先からスマホで承認作業ができる機能です。これにより、上司の出張で不在により承認作業が滞るということがなくなります。承認するのにあたり、経費に関して質問したいことがあっても、チャット機能で質問できるので、実に簡単にです。

機能その3:会計ソフト連携

交通費やそれ以外の経費などのデータファイルをそのまま会計ソフトにインポートする機能です。これにより、今までのように会計ソフトに別途転記し直す必要はありません。

メリット

交通費精算・経費精算システムを導入することで得られるメリットは様々あります。例えば、Dr.経費精算を導入すると、

・交通系ICカードと連携しているので、交通費申請が楽に
・オペレーターによる高精度の領収書入力代行機能がある
・スマホアプリで外出中に申請・承認ができる
・金額を一切入力させない設計で承認・確認作業が軽減する

のような生産性向上の効果が得られます。また、会社のガバナンス強化にもメリットがあり、

・会社ルールを自動で適用した申請書を自動で作成できる
・アラート機能により不正経費を未然に防ぐことができる
・科目ガイド機能で入力間違い防止、差し戻しが減少する
・差し戻しがあったとしてもオンラインでチェックし承認できるので、やりとりにかかるストレスも軽減される

など、様々なメリットがあります。

オススメの交通費精算・経費精算システム5選

それでは、最後に、オススメの交通費精算・経費精算システム5選を紹介します。

Dr.経費精算

最もオススメなのは、Dr.経費精算です。

Dr.経費精算トップ

Dr.経費精算にはレシートの自動入力機能があり、スマホで撮影するだけでオペレーターが代行入力してくれます。OCRではなく、人が入力しておりダブルチェクしているので、入力精度は99.9%です。

様々な機能がありますが、これらにより、申請者が自分で金額を入力するということがなくなるので、入力ミスがそもそも生じず、正しい申請がまわってくるようになります。

違反があってもアラート機能で未然に防止できます。このようにすることで、申請者の生産性としては、スマホで隙間時間にできるので、月末にためこまなくなります。

逆に経理に嬉しいのは、これらにより、経理に申請がまわってきたときには、すでに正しい申請が回ってきており、また、金額を手入力しているわけでもないので、確認の工数が圧倒的に少なくなります

メリット:レシートを撮影するだけで自動入力してくれる機能がある。交通系ICカード連携や、乗換案内機能あり。コーポレートカードにも連携している。仕訳・会計ソフトへの入力を自動化、全銀(FB)データも自動で出力できる。
デメリット:様々な機能が備わっており便利である反面、価格がやや高めに設定されている。

楽楽精算

楽楽精算は、日本で1番使われている経費精算システムで、使いやすいのが特徴です。比較的安価でコストパフォーマンスがよく、必要な機能を備えています。

楽楽精算トップ

料金:初期費用が10万円、月額費用が3万円〜
メリット:コーポレートカードとも連携できるなど、高機能です。カスタマイズしやすく、経理で行う初期設定も簡単なので、導入のハードルが低い。無料トライアルもあり。スマホでどこでも申請可能。
デメリット:初期費用がかかる。月額料金が会社単位での課金制なので、小規模な会社だと費用対効果が十分得られない可能性もある。

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、採用・勤怠・ワークフローなど、バックオフィス業務を総合的に支援してくれるクラウドサービスである「ジョブカンシリーズ」の経費精算システムで、コストパフォーマンスが良い経費精算システムです。必要な機能をリーズナブルに提供しています。小規模の会社や、初めて経費精算システムを導入する会社におすすめです。

ジョブカントップ

ジョブカン経費精算の特徴としては、使いやすさにこだわったシンプルなUIであるということです。

料金:初期費用なし。月額400円/ユーザー
メリット:勤怠管理システムとの高い連動性をもつ。承認ルートを細かく設定することができる。費用はユーザー数に応じた月額料金のみ。
デメリット:クレジットカード連携できない。ジョブカンワークフローと連携する必要がある。レシート撮影読み取り機能はないので、手入力の手間は残る。

マネーフォワードクラウド経費

スマホで申請・承認が完了するため、場所を選ばずタイムリーにできる。利用している会計ソフトに応じて一括でデータを取り込み仕訳データを作成できます。経路検索機能もあります。

MFクラウド経費

料金:チームの規模に応じて4つのプランがあり、アクティブユーザーあたり500円〜。パーソナルプラン(300円)もあり。
メリット:レシートを撮影するだけで自動入力され、申請が簡単。
デメリット:読み取り機能はOCRなので、特殊なレシートや領収書は読み取りできない。その際には手動で入力する必要がある。オペレーターによる代行入力をするには、別途料金が必要。

Concur Expense (コンカーエクスペンス)

コンカーエクスペンスは、世界で5200万人が利用し、様々な言語や通貨に対応している世界基準の経費精算システムです。領収書の自動入力機能もあり、出張申請から経費精算まで全プロセスを支援しています。また、経費や出張のデータを分析してレポートを作成することが可能です。

コンカートップ

料金:中小企業向け:初期導入費用0円〜、月額41,500円〜、
中堅・大企業向け:会社の規模や条件などにより価格が異なるので、要お問い合わせ
メリット:企業の大きさによって2つのプランから選択でき、必要機能を無駄なお金をかけることなく使うことができる。また、無償で電話サポートやマニュアルを提供してくれる。
デメリット:価格が高く、小規模の会社には費用対効果が得られにくい可能性もある。

最後に

いかがでしたか。交通費精算・経費精算を効率的にやる方法がわかったのではないでしょうか。ぜひこれを機会に交通費精算・経費精算システムを導入して、経費精算業務の負担を削減しましょう!

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