Dr.経費精算はまさに理想の業務フローを実現するサービスでした。(株式会社ネットプロテクションズ)

株式会社ネットプロテクションズでは申請差し戻しの多さや大量のレシートの処理へ課題をかかえていました。Dr.経費精算の導入によって従来は10時間後半から~20時間程度費やしていた業務をほぼ0へすることに成功しました。システム導入後の初期設定や社内教育で工夫された点についても語っていただきました。

導入企業:株式会社ネットプロテクションズ
業種:IT
企業規模:224名
事業内容:後払い決済サービス「NP後払い」の運営 / 企業間決済サービス「NP掛け払い」の運営 / 訪問サービス向け後払い決済サービス「NP後払いair」の運営 / 新しいカードレス決済「atone(アトネ)」の運営 / 台湾 スマホ後払い決済「AFTEE(アフティー)」の運営 / 「NP ポイントクラブ」の運営

ネットプロテクションズ導入前後課題

導入前の課題について

-Dr.経費精算導入前の経費精算の業務フローについて教えてください。

井浦氏:元々経費精算システム自体はありましたが、従業員がそのシステムで申請して、それとはまた別途領収書をそれぞれの上長に申請して、経理に両方とも送られてきます。

その両方を経理が承認して、1枚1枚紙に打ち出し、その紙を元に1件1件手動で計上するといった業務フローになっていました。月に数百件領収書があったので、非常に大変でした。

– そこでの課題と言うとどういった所になりますか。

井浦氏: やはり紙の運用というのが重かったです。毎回全部帳票として1枚1枚出していたのが大変でした。それもそれぞれ手入力で計上しなければならないということで、相当非効率だと感じていました。

Dr.経費精算導入の最大の効果

– ではDr.経費精算導入後どのような点が効率化されましたか。

井浦氏: 会計ソフトとの自動連携で紙がなくなった、手入力がなくなったと言うのが大きいですね。今まで手動で処理していたものが全て自動化し、業務フローが省略されたので効率も上がったなと思います。

長谷川氏: 特に、会計面がだいぶフレキシブルにカスタマイズできるというのは大きな強みかなと思います。会計ソフトに合わせて、部門コードなどかなり特殊なカスタマイズをいろいろしていただきました。(後述)

入力間違いが減り、差し戻しが少なくなった

– 他にどういった点が良かったですか。

長谷川氏: 根本的に大きかったのが、差し戻しが多かったことです。なぜこの差し戻し系が発生するかと言うと、そもそも従来の経費精算システムの入力フォーマットが整備されておらず、自由記入欄だけしかないような状態でした。

その入力フォーマットを整備する難易度が高く継続的な改善が難しい状況でした。加えて、ユーザーとなる従業員も会計リテラシーがあるわけではないので、申請の差し戻しも一定数ありました。経理も現場も負荷が高いという状況でした。

また、以前使用していた経費精算システムは、原本を差し戻す際に通知をメールで申請者に飛ばしていました。しかし、申請者がメールに気付かないことが多く、申請が遅れてしまうこともありました。

いつまでこんなことをやってるんだろうなとずっと悶々と思っていましたが、Dr.経費精算になったことで、交通費の自動連携や直感的に選べる経費科目、かつそれに紐付いたワークフローのおかげで、会計リテラシーがそれほどなくてもユーザーは簡単に操作ができ、かつほとんど差し戻しもなくなりました。

経理側としては、月に2回立替経費の支払いがあり、従来は大体10時間後半から〜20時間くらいを経費精算の支払業務に費やしていたのですが、それがほぼ0に近くなりました。

ボタンをポンと押すだけで会計システムに流せるのはすごくありがたいですね。月初だとどうしても月次の業務と被り、ただでさえ忙しいので。

管理側だけではなく、現場もラクに

– 一方、現場の申請者の業務ではどのような点がDr.経費精算で改善されましたか。

井浦氏: やはり自動で入力してくれる点が大きいですね。先程の差し戻しの件もそうなのですが、自分で1個1個手入力しているとどうしてもミスが出てきてしまいます。ですが領収書の画像から自動で入力されるとミスがないので、差し戻しの件数が減りました。

長谷川さん 井浦さん

– オペレーター自動入力機能ではデータ化まで時間差が発生してしまいますがそこへの懸念はありましたか。

長谷川氏: 少なからずありましたが、ミスがあるまま申請されるよりは完全な状態で申請してもらったほうがありがたいなと思います。自動入力でミスがあると、結局人が内容を確認しなければいけなく、システム化している意味がないので。

Dr.経費精算では1枚のレシートを2人のオペレーターがダブルチェックしていて、データの精度が高いので非常にありがたいです。

– 実際現場の方の負担ではいかがでしょうか。

長谷川氏:負担は軽減されましたね。 従来は月に1度まとめて精算していたものを、Dr.経費精算だと分割して小分けに精算できるので、とても助かっています。実際、経費精算の多い営業のメンバーからも、楽になったという声を聞いています。

導入後に社内教育で工夫した点

– 社内の従業員へ使い方を共有する際に大変だったことを教えてください。

井浦氏: そもそものシステムを変更することを全社に伝えるのが大変でした。弊社の従業員は理由や理屈がわかると、大きな変化があっても受け入れて使用してくれるのですが、そもそも何でこれを変えるの?といった部分が納得できないと逆に動かない。

そこで、経費精算システムの変更にはどんな目的があり、なぜ今やるのか、どんなメリット・デメリットがあるのか、実際に運用はどう変わるのかなど、すべての情報をオープンに伝えました。

実際、メールやよく見る社内のポータルサイトで資料を共有しつつ、全社員向けに説明会を数回実施し、さらに社内の問い合わせ窓口で質問を受けたり、個々人に対して実際に使用するにあたり、サポートしに行ったりしました。

長谷川さん井浦さん

– 社内の方への周知方法で特にうまくいったことを教えて下さい。

井浦氏: やはり全社に伝えることは難しく、なかなか見てくれない人もいるのでアプローチには苦慮しました。本当に色んな方向からやらなければ一定数知らない人が出てきてしまうので、そうした人にどうすれば認知させられるのかはなかなか苦労しました。

長谷川氏: あとは、一部の部署からスタートさせたりもしました。またペルソナというレベルじゃないですけど「能動的にリテラシー高くてできる人」と「受け身な人」をおおまかに振り分けて、それぞれに対して伝える手段をわけたりしましたね。社内で使うシステムも、社内を市場だと見て、マーケティング観点を持ちながら社内に展開していきました。

他社システムとDr.経費精算の大きな違い

– 他社の経費精算システムもかなり検討されたとお聞きしましたが、Dr.経費精算と比べて良い点、悪い点を教えてください。

長谷川氏: 経費精算システムを導入するにあたりこんな状態が理想だろうという絵姿を持っていたのですが、Dr.経費精算がその理想像で作られているサービスだったので、他社の経費精算システムから切り替えました。

検討を進める中で、Dr.経費精算のお話を伺ったのは最後だったのですが、お話を伺う前までは理想のシステムがなく、消去法で仕方なく選ぼうとしていました。

それでもシステムを切り替えて、前に進まなければ今より楽にならないという想いもありましたので。そんな背景だったので、お話を聞いた時は驚きましたね。

– 他社システムに比べて理想論にDr.経費精算の方が近かったところってどういった部分になりますか。

長谷川氏: 1つのインボックスの中に色んな種類の交通費や経費が入っているなかで、1回ポンと申請ボタンを押すとそれぞれのワークフローに自動で割り振られるといった形が理想でした。

申請者からすればフローはどうでもいいし、なにかを選択して申請することは大変だろうと思いまして。申請時に直感的に選択できて、一定の条件で承認フローが選択され、それによって自動で流れる。まさにそれができるサービスがDr.経費精算でした。

– 結構申請者とか現場の方がすごい使いやすくて直感的に使えるようなサービスだったと言うところだったんですかね。

長谷川氏:そうですね。基本的に経理・財務側が楽になるのは経費精算システムを導入すれば当たり前だと思っています。それにプラスして、申請者側・ユーザー側を含めててどこまで全体を最適化できるかという視点で考えていました。

– Dr.経費精算はサービス開始から日が浅く、導入実績も多くないということへの懸念はありましたか。

長谷川氏:あまりそういうところに不安を感じないので、そのような懸念は特になかったです。

– 他社システムと比べてDr.経費精算のUIはいかがでしょうか。

長谷川氏:個人的に、もともと検討していた経費精算システムのUIが「あまりよくないな」と思っていました。きっと市場的には、バックオフィス系のサービスって会社としてのUIへの投資優先順位が比較的低いので、投資が回って来にくいんだろうなと思っていました。

UIももちろん綺麗に越した事はないのですが、どちらかというとUXの方を重視していました。

導入にあたって、重視していたのは「全体の生産性向上」

-経費精算システム導入における社内での稟議はいかがでしたか。

長谷川氏:もちろんざっくりとした話はしましたけどそこまで稟議や社内調整があまり大変と言うことはなかったです。どちらかと言うとあるべき姿の絵を持っていたので、それを共有しました。

社員の生産性が上がるなら投資すべきという文化が醸成されている会社なので、メリットがあるのであれば全然投資を惜しまないですね。

– 「経費精算が面倒なんだけど、システムを導入するまでもない」という企業も多いですが、わざわざ経費精算システムへ投資して導入する意義はどのようなものでしょうか。

長谷川氏: 例えば経費精算に3時間をかけているとして、3時間かけてでも回ってるから「良い」とするのか、50分しか時間を割きたくないから、3時間は「良くない」とみるのか、そこの”基準”の違いな気がしています。

財務経理の仕事は経費精算だけじゃないので、経費精算の時間を本来的には1分でも削減していくのが正義だとしたときに、いかにそこに近づけていくかを考えるべきかなぁと考えていました。

– 単純にコストですからね。

長谷川氏: どうしても現状維持したがる場合は多いですよね。変えること自体がエネルギーが必要だったり社内巻き込むことにもエネルギーが必要だったり。 導入してから教育コストがかかるとか。気持ちはわかりますけどね。(笑)

他社システムと比べてDr.経費精算はサポートが優れている

-会計ソフトは部門コードとかであったりとか、結構特殊なカスタマイズとかもされたんですよね。

長谷川氏: Dr.経費精算にはだいぶお付き合いしていただきました。他社の場合であれば、そこまでサポートされないであろう領域まで、しっかりフォローして頂けましたし、その一つ一つのフォローでオプション費用みたいなこともなく、不安は全くありませんでした。

– サポートで?

長谷川氏: はい。とても驚きましたね。費用面に関しても御社の場合はサポートを考えれば、むしろ安いと言うぐらいの感覚でした。かなり色々な設定をやって頂いてたので本当に助かりました。

長谷川さん井浦さんその2

– 良かったです。御社は他部署を兼務されている方が多かったと思いますがその辺りはどのように変わりましたか。

長谷川氏:以前のシステムでも実現できる環境ではあったんですよ。かなり複雑な条件の承認フローを使っているので、その条件を今時の経費精算ツールに置き換えようとした時に大体ダメになる。という状態の中で、Dr.経費精算で実現することができたので助かりました。

– 新機能(兼務機能、経費科目の階層化機能)も積極的に使っていただいたかと

長谷川氏: 怒涛のように機能アップデートがあり、そして直近で弊社でも使えるものが多く、日々便利になっていく感覚です。

– 新機能に伴うアップデートも貴社側でされましたからね。スムーズに行って良かったと思っています。

長谷川氏: そうですね。井浦の方が大分詳しくなって。仕様こうだからね、みたいな。

– 有難いお言葉をありがとうございます。嬉しいですね。

以上になります。本日は貴重なお話しありがとうございました。

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