freee経費精算の評判や口コミは?特徴やメリットをまとめてみた!

働き方改革によって、企業は働き方を見直している。労働時間を抑制しつつ、コストを最小限にすることが企業側の求める姿である。当然、経理においても業務の効率化は急務である。

しかし、経理の基本的な業務である経費精算は、毎月多くの伝票をチェックすることから月末月初は残業が当たり前だ。そして、経費精算を申請する一般従業員であるユーザー側も同じく月末の経費精算入力に追われている。

そんな経理・ユーザー双方の経費精算を大幅に効率化できるとされているのが、クラウド会計ソフトfreeeである。その評判や長所、短所をまとめてみた。

ちなみに筆者である私は東証一部上場企業の経理部で12年間働き、会計や内部統制といった経理業務を担当してきた。

また、本記事のテーマである経費精算システムの導入については、過去に自ら業務を行ったことがあり、その中でも従業員教育に力を入れた。そちらの経験も合わせて記載する。

freee経費精算の特徴

会計ソフトfreeeは2018年に導入事業所数が100万事業所を達成した、クラウド会計ソフトシェアとしてナンバーワンの会計ソフトだ。そのことから非常に満足度の高い会計ソフトだと言えるだろう。

取引入力はもちろん見積書・請求書・納品書の発行や入金確認や消込といった通常エクセルで管理をするような業務もこの会計ソフトで行うことができる。また、インターネットバンクやクレジットカードの利用明細の自動取込も可能であり、起票の大幅短縮が期待できる。

freee経費精算とは、会計ソフトfreeeの中の経費精算機能である。このfreee経費精算も非常に便利で、これまでの入力に関するさまざまな制約がなくなり、まさに働き方改革に貢献できる会計ソフトといえる。その特徴を説明していく。

①スマートフォンに対応

スマートフォンで領収書を撮影し、数箇所の項目を入力するだけで申請が完了する。営業活動に追われるユーザーは移動などの合間にも経費精算が可能となり、わざわざ事務所に戻らなくても経費精算ができる。

経理は領収書原本の送付を待たずとも、スマートフォンで撮影された画像で内容のチェックができるのだ。

 

②交通費精算が簡単で便利

駅すぱあとと連携しているため、日付や出発駅、到着駅欄を入力すれば交通費は自動計算で算出できる。経理はユーザーが申請した金額の確からしさをいちいちチェックする必要がなくなるのだ。※定期区間自動控除には非対応。

また、「交通費精算 freee」というアプリにより、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードとの自動連携が可能になった。交通系ICカードをスマートフォンやタブレットにかざすだけで、アプリ上からそのまま交通費精算の申請が可能となる。

営業職など1日に何度も電車やバスに乗るユーザーにとっては、経路や金額の入力が不要となり、さらにいつでもどこでも経費精算ができるため、交通費精算にかかる負担を大きく削減できる機能であろう。

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③電子帳簿保存法にも対応

領収書をスキャナでデータ化し、ファイルボックス機能(書類管理機能)を使ってfreee経費精算に取り込むことができる。富士ゼロックスの複合機やDropbox、 ScanSnapと連携できるため、大量の領収書も一度に取り込むことが可能だ。

④内部統制強化にもつながる

freee経費精算は企業統治(コーポレートガバナンス)のための仕組みである内部統制にも耐えられる機能がある。

指定された承認者や管理者のみが、承認/差戻し/却下を行うことができることや、操作ログが保持できるためミスや不正の追跡ができる。また、ログインアドレスやパスワードについての変更の履歴も確認することができる。

freee経費精算の導入のメリット・デメリット

メリット

メリット①場所を選ばず、簡単に経費精算が可能。

スマートフォンで経費精算ができることで、いつでもどこでも経費精算が可能となるため、リモートワークにも十分対応できる。

また、経費精算を申請するユーザーにとって、最も申請数が多いのが交通費精算である。毎日の交通費を記録し紙伝票に転記するような作業がなくなることは、かなりの工数削減が期待できる。

メリット②サポート体制が手厚い

チャットサポート機能があるため、操作に慣れないユーザーも安心して利用できる。また、電話でのサポートプランもあるため、より満足できるだろう。

メリット③電子帳票保存に対応可能(原本保管からの脱却)

電子帳簿保存法の適用にはややハードルがあるが、押印や紙証憑の管理をなくすことで、従業員・経理担当者双方の業務が大きく効率化できる。

 

デメリット

デメリット①効果を最大限にするには、コストはそれなりにかかる

freee経費精算はいくつかのプランが存在する。経費精算業務で実現したいことによっては、コストの増加は免れないだろう。

なお、経費精算機能はベーシックプランから利用できるため、交通費精算における駅すぱあと連携や交通費精算freeeアプリもベーシックプラン以上で利用可能となる。

内部統制対応はエンタープライズプランで対応が可能となる。とはいえ、基本的な経理業務であればベーシックプランんでも十分対応できる。

デメリット②すべてがスマートフォンで精算できるわけではない

残念ながら交通費精算時の駅すぱあと連携はスマートフォンには非対応。この機能がスマートフォンに連携していないのは非常に残念である。また、交通系ICカードのアプリもAndroidのみが対応している。まだまだ機能としては発展途上なのだ。

デメリット③入力ミスを未然に防ぐ機能がない

アラート機能がない。例えば、単価が5,000円以上の飲食代は交際費に計上すべきところを会議費として申請しても、申請は通ってしまうのだ。金額や条件などの社内規定に応じ、入力誤りがあると即座にアラートをかけてくれるこの機能がなければ、多くのユーザーが入力ミスをする恐れがある。ただし、AI月次監査機能があり、帳簿から金額等に異常値があった場合に知らせてくれる機能はある。

freee経費精算の評判・口コミ

freee経費精算の評判や口コミは非常に良いが、中小企業や個人事業主からの支持が多い。経理知識がなくても使いやすいこと、また、スマートフォンを使って仕分け作業や領収書の管理ができ隙間の時間が作れるようになったことがポイントのようだ。

まずは30日間の無料体験版を試して、使いやすいかを判断した人が多い。

一方、評価の低いコメントもあるが、高度なシステムを求める企業には向いていないとも考えられる。

freee経費精算をおすすめする企業

以上のことから、個人事業主や中小企業におすすめしたい。

出張などの経費精算が多い大企業には、機能としては不足するためだ。経費精算システムとして満足をするには、内部統制機能を有するエンタープライズプランが必要だ。

ただ、汎用的なクラウド会計ソフトとしては高機能であるため、経費精算システムを持っていなかった個人事業主や、組織がシンプルな中小企業にはおすすめできる。

経費精算システムの導入にあたっては、システムができることよりも、できないことに着目して欲しい。他社との比較も必要だ。

導入ポイント

クラウド会計ソフトは比較的若いユーザーは感覚的に覚えられるが、スマートフォンの活用などで高齢のユーザーは覚えることに苦労する場合もある。一日中問い合わせを受けることもしばしばある。そのためスマートフォンの利用方法を一から説明する覚悟が必要だ。

こと細やかなマニュアルを準備し、問い合わせ窓口を設けることが必要だ。だが、マニュアルを作成したとしても読んでもらえなくては意味がない。経理に問い合わせる前にマニュアルを読んでもらうフローをまず確率して欲しい。

また、電子帳簿保存法に適用していない場合は、経費精算時の領収書は画像で対応できるが、領収書の原本保管は必須である。領収書を画像にし、さらに領収書の原本も求められたユーザーは二度手間となり不満に感じるかもしれない。しかし、申請・経理チェック時は画像で対応できるため領収書原本の送付は後日でいいことをアピールして欲しい。

これまでと全く違う経費精算スタイルの導入時は一時的に経理の残業が増えるが、1年も経てば定着する。筆者自身もそれを感じており、経費精算の経理チェックにかける時間は1/8時間も短縮した。これは経費精算の経理チェック時に紙伝票がないことが大きい。ユーザーが申請し、紙伝票が届くのを待たずにすべてパソコン上でチェックをかけることが可能であるためだ。

まとめ

freee経費精算の最大のメリットは、場所を選ばない経費精算が可能であり、業務時間の短縮ができることだ。大企業には少し機能的に足りないと言えるが、日々システムも改良しているので、今後はさらに便利になるであろう。また、全ユーザーへの教育は非常に労力がかかるが、手厚くフォローをし続けることにより、長い目でみれば経理・ユーザー双方の負担軽減につながるだろう。

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