経費精算で不正の3つの原因とは?経理必須の対応策とは?

「この航空券の半券、領収証として出てきてるけど、以前提出されたネット発行の領収証と番号同じだな…。」

「この交際費、取引先との会食代みたいだけど、金額が高すぎない?」

会社のあらゆる経費を扱う経理担当に在籍していると、このようなケースに直面することがよくあります。

私も財団系の団体で8年経理部門に在籍し、交通費や交際費などの経費を扱う出納畑で長く仕事をしていたこともあり、明らかに経費の不正が見られるケースから会社のフォーマルな支出か私的な支出か判断のしづらいグレーなケースまで、不正が疑われる経費精算の多くを経験してきました。

その経験から、経費の不正を明らかにし、TPOに応じて直接指摘したり周囲と相談していくなどの対応をしていくとともに、不正をしにくい環境作りの重要さを痛感しています。特に、経費精算システムの導入は、不正の機会自体を失くし、経費精算の流れを透明化していくのに重要な要素です。

本記事では、経費精算の不正の原因と対応策、そして実際に経費精算があった場合の対処の仕方について書かれています。予防統制として効果の高い経費精算システム「Dr.経費精算」についてもご紹介していますので、経費精算の不正にお悩みの方は是非一度目を通してみてください。

経費精算の不正となる3つの原因

経費精算の不正は、従業員が日常的に使用する交通費や交際費などが対象になるため、会社に属するすべての人員が行ってしまう可能性があります。

このような経費計算の不正の原因とはどのようなものなのでしょうか?

どこの会社でも見られる原因として大きく3つの項目について考えていきましょう。

①「どうにか得をする方法がないか」と考えてしまう人の存在

経費精算の不正は本来あってはならないものですが、従業員の中には上記のように自分の利益を優先して考えてしまう人が少なからず存在します。

「領収書を書き換える」といった提出物の改ざんや、「交通費の経路を高いものを選択する」といった故意的な経費精算の不正も、チェック機能が正常に働かずに見逃してしまうと、同様の手口を繰り返してしまいます。

また、「会社の出張で得たマイルを私的に使用する」など会社自体には直接に損害を与えない場合は、従業員の中でも悪質さの意識が低くなり、経理担当でもなんとなく黙認してしまうことも少なからず生じてしまいます。

これらの一つ一つの事象が、従業員の中で経費精算の不正が見つからなかった成功体験を増加させ、不正が起こりやすい環境を作ってしまいます。

②経理担当の方で不正をチェックするまで作業が追い付かない

また、近年は経費削減のため経理担当への予算分配が少なくなっています。経費申請ももまとめてされることが多いので経理担当の作業量は膨大です。

正社員より派遣やアルバイトの数が多い経理部門も多く、不正をチェックするまでの作業キャパを経理担当でまかなえなくなっているケースも多くあります。

③経理担当と申請者の人間関係の問題

日本的な問題として上げられるのが、経理担当と経費を申請する人との人間関係の問題です。特に従業員の少ない中小企業に多い事由で、上下関係があったりや旧知の間柄であったりすると不正を発見しても、指摘しづらくなってしまいます。

経理担当も人間です。自分の社内での立場を考え、昔の部署で上司だった人の不正を発見したが、会社内でも力のある人なので、不正を指摘できないこともよくあることでしょう。

経費精算の不正への3つの対応策とは?

経費精算の不正へ対応していくには、以下のような対策が必要と考えられます。

  1. 経理担当における申請内容の厳正なチェック
  2. 社内全体で意識改革し、社内ルールを徹底
  3. 経費精算システムを導入し、不正が起こりづらい環境づくりをする

 

申請内容を精査し、社内規定を周知してもらうと同時に、不正が起こりにくい環境づくりをしていくのです。次項から詳しく見ていきます。

対応策1 経理担当における申請内容の厳正なチェック

まずは、経理担当として、領収書の正当性や交通費、接待費などの申請内容を正確に確認することが必要です。申請内容をチェックすることで、不正の「機会」を減らし、「不正のトライアングル」の発生を防ぐことができます。

対応策2 社内全体での意識改革をし、社内ルールを徹底する

就業規則や社内通知が社内全体で周知されておらず、知らずに不正を含んだ申請をしてしまうことは案外多くあります。

従業員同士の飲食費など仕事と私的なものの区別がつきにくいものについては、事前にルールを取り決め、社内で共通認識を持っていくことが、不正を防ぐ第一歩です。

対応策3 経費精算システムの導入し、不正が起こりにくい環境づくりを

経費精算システムを導入すると、少なくとも以下の2つのメリットがあります。

まず、経費精算が紙媒体ではなくデータ化されるために、不正や不適切な利用をチェックしやすくなるのです。

例えば、通勤で使用している「定期券」と外回りで申請される「交通費」では二重精算になっていても、領収書や申請書で処理されていると確認がしづらくなります。しかし、経費精算システムを導入してデータ化をしていれば、通常なら見つけにくい交通費の二重精算も発見しやすくなります。

次に、交通費の申請もほぼ自動化され申請者の入力が少なくなるので、不正の「機会」自体が減少します。

経費精算システムでは、領収書をスマホなどのカメラで撮影し、それを転送してシステムへと入力していくので、申請書に記載する段階での申請書の改ざんをする余地がなくなります。さらに、電車などをICカードで利用することを義務付ければ、利用した段階でシステムへと使用料金やルートが自動入力され、「交通費の高い経路を選択する」ことも不可能です。

経費精算システムの中でも、自分で入力し直すことなどなく、本当に入力不要と言えるのが、「Dr.経費精算」です。

公式サイト/Dr.経費精算

「Dr.経費精算」の詳細については、下の記事でわかりやすくまとめてありますので、興味のある方はどうぞ。

参考:「Dr.経費精算」の評判・考察!選ばれる7つの理由とは?

経費精算が実際にみつかった場合にやるべき3つのこと

それでは、実際に経費精算の不正が疑われるケースを想定して、どのように対応していけばよいのか考えていきましょう。

例えば、冒頭にも提示した「同じ航空券番号の航空券の半券と、ネットで発行された領収証を別の経費精算として提出されてきた」ケースではどうでしょうか。

  1. 不正の証拠を掴む
  2. 不正者へと事実を指摘する
  3. 不正の常習者については、上司と相談し、懲罰委員会へ報告することも想定する

 

大きく分けると、上記のような3つのステップを踏んで対処していきます。それでは、以下の部分で具体的に見ていきましょう。

①不正請求の証拠を掴む

まずは、不正の証拠をしっかりと押さえることです。今回のケースでは「航空券の半券と領収証の航空券が同じ」ということを示すため、半券と領収証を押さえておきます。不正請求が発覚してもシラを切る人もいるため、証拠は事前につかんでおくことが必要です。Dr.経費精算などの経費精算システムを導入済みであれば、データ化して保存されているため、検索も把握も簡単にできます。

②不正者へと事実を指摘する

次に、不正者へと事実を指摘します。初犯であったり金額がさほど大きくないのであれば、まずは不正内容を質問する形で問いかける形でも構いません。今回のケースなら「この半券と領収証、航空券番号が同じなんですけど、提出する時に間違われませんでしたか?」と申請時に誤ってしまったのではと聞いてみるのも一つの手です。

③不正の常習者に対しては、経理担当の上司と相談し、懲罰委員会に報告することも

経理担当側で不正を認識していることを指摘しても、何回も違う手口を使うなどして不正を繰り返す常習者はどこの会社でも存在します。経費不正は不正者本人だけの問題でなく、会計監査や税務調査でも取り上げられますし、最悪、刑事事件にまで発展します。常習者については経理担当の上司や懲罰委員会も含めた上位クラスと相談していくことが必要です。それぞれの会社の社内規定にもよりますが、懲戒解雇からけん責まで幅の広い範囲での処分が考えられます。

経費精算システムを導入して、不正の起こりにくい環境づくりを

経費精算システムを導入すれば、システムが最短での移動手段を自動で計算してくれ、クレジットカードなどと連携することによって領収書を改ざんすることも防いでくれます。

さらに、上述のように経費精算が紙媒体ではなくデータ化されるので不正チェックも簡便となり、システムへの入力自体も入力代行やICカードとの連携で大幅に軽減されて不正を行う「機会」自体を少なくすることが出来ます。

「Dr.経費精算」は、数ある経費精算システムの中でも、本当に申請者の入力が不要といえるほどの簡便さが魅力です。不正の防止だけでなく、申請者と経理担当双方の作業量を大幅に軽減することも可能です。

公式サイト/Dr.経費精算

不正を防止する社内統制というのは、本来、経理担当や会社だけでなく、申請者が不正の誘惑に引き込まれないよう防止すること、つまり従業員全体を守るために存在します。不正が起こりうる「機会」すら失くしてしまう「Dr.経費精算」を導入して、従業員全体を守る社内環境づくりを目指してはみませんか?

こちらの記事では、経費精算システム導入のメリット等を詳しく紹介しています。

参考:経費精算とは?システム導入のメリット・デメリットを解説!【徹底比較】

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