経費精算と交通費精算を10倍に効率化する方法をまとめてみた!

企業に勤めていると毎月やってくるのが経費精算!

その月に使用した交通費や、打ち合わせで飲んだコーヒーのレシートなどをかき集めます。後からまとめてやろうと思っていると、「あれ?1枚足りないぞ?」なんてことも……。

金額が少額なら上司も笑って支払証明書に判を押してくれますが、数万円の接待費の領収書をなくしたとあっては大目玉です。企業としての危機管理能力にも黄色信号!

その上、毎月の面倒な経費精算は日々の効率を悪くしています。働き方改革の本来の目的は、効率よく結果を出すことです。限られた労働時間を効率よく使い、残業ナシの会社を目指しませんか?

そもそも経費の『精算』とは何をするのか?

業務遂行のために従業員が一時的に立替払いをした費用を科目ごとに計上します。

たとえば、

  • 取引先との打ち合わせに利用した喫茶店のコーヒー代
  • 営業で利用した交通費
  • コンビニで利用したファクシミリ代
  • 小規模の展示会で使った消耗品費

以上のような経費を、精算書を作成し上司の許可のもと、立替えていたお金を受け取ります。

科目の名称や、やり方は若干違えど、ほとんどの会社で発生。そして毎月精算されていますよ。

経費精算における経理職員4つの悩み

経理部の業務は繁忙期と閑散期があります。繁忙期は決算や仮決算です。決算時の残業は致し方ないものですが、繁忙期でもないのに残業が発生することは避けるべきですね。

日常的に残業が起こる理由は以下の4つです。

  1. 締め日を設けているにも関わらず、守られない締め日
  2. 精算書は自己流。記入ミスがあり、領収書が足りない
  3. 経路と交通費の確認に時間がかかる
  4. 書類を作っても上司がいなければ、精算処理には入れない

悩み① 守られない締め日

締め日の設定は会社のサイクルに合わせてそれぞれ。設けているからには、一か月の区切りとして守られるべきです。しかし、社員の予定によっては間に合わず、ずれ込んで精算をすることも少なくありません。

中には多忙ゆえ、一か月どころか数か月ため込んでいる問題児もいるほどです。

締め日が守られず、清算書がパラパラと届くようではいつまでたっても会計を締めることができません。結果的に他の業務を圧迫し、残業する羽目になるのです……。

悩み② 自己流の精算書で確認に時間を要する

精算書のひな型を作り、周知をしても自己流で精算書を作成してくる人がいます。

私の場合は、ひな形をExcelで作成しました。領収書の金額を入力するだけで自動で計算してくれるように関数も組みましたが、結局はパソコンが使えない人もおり、紙にひな形を印刷。金額は税抜きと税込みが入り交じり、領収書は数枚紛失、文字のクセが強く解読不可という事態になりました。

そもそも、会計システムと精算の処理が連動していないので、精算→会計システムに手入力という手間が発生しました。

悩み③ 経路、交通費の確認に手間がかかる

交通経路も会社によって細かく定められています。

  • 規定通りに使用しているか
  • 金額は合っているか
  • 領収書はそろっているか

以上をチェック。出張が多い人に対しては空出張ではないのかも確認をします。

駅すぱあとなどのシステムと照らし合わせながら進めていきますが、申請者が多ければ流れ作業にならざるおえません。最後にはろくに見もせずに精算書に判を押す上司もいます。

精算書の確認に手間がかかる、処理が複雑すぎて担当者しか理解できていない、これらは不正の温床となり、横領など繋がるかもしれません。

悩み④ 承認に時間を要する

締め日までに精算書が出来ても、承認するべき上司が出張や長時間の会議で席を外していれば意味がありません。未承認の書類を精算処理することはできないのです。

会社に務めていたころ、締め日ギリギリ、これから会議という上司に精算書を提出し叱責されている方を見たことがあります。上司である自分の行動も考えて、余裕をもって提出するように言っていました。しかし、社員とて出張が続き、業務の合間で制作したのです。

経費精算の手間は信頼関係にも影を落とします。

経費精算を効率化する3つの方法

効率化する方法はいくつかあります。

  1. ルールを周知する
  2. 電子帳簿化する
  3. 精算システムを導入する

以上3つが代表的なものですが、特に効果があるのは、精算システムを導入することです!

方法① ルールを作成し周知する

精算がスムーズにいかない原因の一つに、やり方を周知していないことがあげられます。

  • 精算書の書き方
  • 精算の意味
  • なぜ締め日を設けているのか
  • 月の支出を正確にする利点

そういったことを教えていないため書き方は自己流、締め日の意味を知らないためいつでもいいと思っている人もいますよ。

周知を徹底して行うことで、経理精算の効率化がすすみます。

方法② 電子帳簿化して会計ソフトで管理する

電子帳簿化とは、これまで紙で管理していた会計書類をデータ化することを指します。その電子データを原本とすることを認められています(電子帳簿保存法)。

紙ベースからデータ化することで、必要なデータがすぐに確認できるようになりスピーディー!そして毎年度、大量に出る領収書もデータ化して管理することで、紛失などもなくなります。データ化することで、紙の領収書は破棄できますので、保管スペースも削減できますよ!

方法③ 精算処理に特化したシステムを導入する!

地道な努力で効率化を目指すことはできますが、忙しい日々の業務と共に行うのは現実的ではありませんよね。

一番手っ取り早く経費精算を効率化するのは、精算処理に特化したシステムを導入することです!電子帳簿化に対応しているシステムを入れることで、時間と費用のコスト削減ができます。誰にでも使いやすいシステムを導入することで、情報共有もできるようになりますよ!

一番効果的なのは経費精算システムの導入!3つのメリットを紹介

経費精算、交通費精算をカンタンに効率化するには、経費精算システムの導入がベストです。

特におすすめなのがDr.経費精算!ネーミングからして特化していることがわかりますね。名前以上に経費をサポートしてくれて、経理職以外からも評価が高いシステムなのです。

公式サイト/Dr.経費精算

メリット①かさばり、保管にも困る領収書をデータで管理

領収書はスマートフォンで撮影するだけで、オペレーターが代理入力してくれます。それにより、精算処理を簡単に、その上、領収書の紛失に防ぎます。

他の経費精算システムではAIやRPAの技術が使われています。要は撮影した領収書のデータを自動で読み取り、データ化するのです。この技術は無料の家計簿アプリでも導入されています。使ってみるとわかるのですが、印字の状態や領収書の様式により品質が安定しません。

AIやRPAは領収書のデータが正しく読み込まれているのかを確認しなくてはいけないのです。間違っている部分は手入力で直す必要があります。

Dr.経費精算はすべての領収書をオペレーターが入力しています。正確性がとても高いのです。

また、領収書を即座にデータ化することで、領収書そのものを保管の手間も省けます。万が一、紛失した場合でもデータは残りますので、精算が行えますよ。

メリット②交通系ICカードの連携で簡略化と不正防止

Suicaなどの交通系ICカードから直接データを読み込めるので、交通費の計算が一瞬で終わります。

それまでは切符の自動販売機から領収書を発行し、照らし合わせて確認していたことが、駅に行かずして終わるのは業務に無駄がないですね!

また、ICカードから情報を直接取ると、余計な情報を加えることができません。それにより不正防止にもなります。使っていない経路の費用を請求することもできませんので、安心ですね。

 

 

メリット③申請も承認もフローを設定することで迷わない

精算手続きが複雑だと、書類の提出先などで迷うことがあります。承認にも順番があり、余計な時間がかかることになりかねません。

Dr.経費精算は会社ごとの申請フローも設定できますので、たとえ新入社員でも間違わずに精算申請を行えます。

承認者にもメリットがあり、交通費の申請はICカードからデータが直接送られ自動反映されます。そのため、チェックを大幅に減らすことができますよ!

申請者も承認者も本来の自分の業務に専念することが出来ますね。

 

経費精算システムならDr.経費精算がオススメ!

経費精算システムを導入することで、効率化することができることがわかりました。
では、経費精算システムの中でどれを選べばよいのでしょうか?

まず、経費精算の原因である領収書のデータ化や交通費精算を効率化することができることが必須ですよね
これらがすべて実現できるのはDr.経費精算だけです。
ぜひ下記公式サイトをチェックしてみてください。

公式サイト/Dr.経費精算

Dr.経費精算の評価、口コミ

広島県を中心に不動産を扱っているオールハウス株式会社では、2019年4月18日にDr.経費精算を導入しました。

近年、働き方改革により労働環境の大幅な見直しが必要になる中、多くの企業に早急な対応が求められているという現実があります。こうした状況の中、オールハウスはシステムによる業務自動化によって業務時間を短縮し、一人一人の生産性を高めることが必要であると考えてきました。

引用:ドリームニュース 働き方改革の取り組みの一環として、経費精算クラウド「Dr.経費精算」を導入し業務時間の改善へ

これまでオールハウスでは経理業務において、毎月多数の領収書や伝票の処理、交通費精算、入力業務などで多くの時間を要していました。このような状況を改善することを目的に、この度Dr.経費精算を導入いたしました。スマホで経費申請を完結できるため、領収書の入力や交通費の計算も不要となり、領収書の貼り付けなどの経理雑務が削減されます。また、領収書の保管場所が必要なくなりシステム上で管理できるため、領収書の管理も効率化できます。

今後も業務時間の短縮、改善を進め、今まで以上に住まいに関するより良いサービスを提供することを目指していきます。

引用:ドリームニュース 働き方改革の取り組みの一環として、経費精算クラウド「Dr.経費精算」を導入し業務時間の改善へ

経理をする上で領収書との格闘はどこの会社にもあります。それをシステム上でカンタンに終わらせられることは、従業員の働き方に対する考えにもいい影響を与えることでしょう。

法人だけでなく、個人の利用者からもストレスなく使用できていると好評ですよ!

経費精算、交通費精算を効率化することは、経理の働き方改革をすすめるうえで、とても重要です。

これを機にあなたの会社の経費精算も見直してみませんか?

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