経費削減の成功事例!方法や案を会社別にまとめてみた!

間接部門である経理は直接的な利益を生むことのない部門ではあるが、当然企業への利益貢献を果たさなくてはならない。営業部門のような明確なノルマはないものの、企業としての利益目標には全従業員が一丸となって貢献することが求められている。経理として利益目標を達成させるために最も効果的な方法が経費の削減である。

筆者である私は東証一部上場企業の経理部で12年間働き、経費削減について、課題としていたひとりである。今回は経費削減の成功事例の紹介と具体的な経費削減例を紹介したい。

経理における利益貢献とは

経理における、「顧客」とは誰か。事業部門においてはそのターゲットは購入ターゲットとなる一般的な客が対象であろう。他、顧客に該当するステークホルダーも事業部門にとっては明確にしやすい。一方、間接部門である経理にとっての顧客とは、会計情報を提示する株主であったり、経営層などが挙げられるであろうが、最も身近な顧客とは「従業員」である。

従業員の経費精算や事業部門における会計の諸問題の手助けをする役割を持つ経理にとって、一番身近な顧客は従業員であり、従業員の顧客満足度を上げることも重要な企業の利益貢献である。

もちろん、経理の企業への直接的な利益貢献は経費削減であり、各部への不要な経費削減を指導することも大切な業務の一つである。

利益貢献と経費削減、それぞれ個別の意味は違うが、経理のような間接部門にとっては双方とも重要な要素なのだ。

3つの経費削減案・方法を紹介!

そこで、経理が取り組むことができる経費削減方法について紹介する。

方法① 紙運用からの脱却

経理の業務は基本的に紙での運用が基本である。伝票の印刷や証憑、申告書などの各種帳票をひとつの部屋に入りきれないほどの量を保管する企業も少なくない。

紙の費用、その印刷代やファイル代だけでなく、印刷やファイリングをする人権費や帳票の保管費用も含めると多大なコストがかかるといえよう。

最近では税務申告書の電子申告が可能であり、さらには電子帳簿保存法を適用する企業も増えてきており、紙運用からの脱却が加速している。

方法② 人員の見直し

煩雑な業務を簡素化するなど、効率化させることで正社員の人員数を見直すことも必要だ。また、正社員でなくてもできることは派遣社員やパート社員などの非正規社員を積極的に雇用することで大幅な人件費カットとなる。

そのためにはマンパワーでの業務をやめ、システム化を推進していくことが必要だ。そして業務が誰にでも行えるようにマニュアル整備をしなくてはならない。

方法③ 経費精算システムの見直し

上記人員の見直しにもつながることだが、経費精算システムを見直すことは、経理もユーザーである従業員も、双方の業務効率を上げることによって、経費削減に大きく貢献できる。

経費精算システムによっては電子帳簿保存法に対応できるものもある。つまり、経費精算システムを見直すことで、紙運用からの脱却も人員の見直しも、経理・従業員双方の業務効率化も叶うのだ。

経費削減に成功した3つの企業事例を解説

具体的な事例について調べてみた。他社の経理がどのような利益貢献、つまり経費削減を果たしているのか。3社紹介していく。

事例① 東京海上日動火災保険株式会社

従業員が10,000万人以上の大企業である東京海上日動火災保険株式会社。働き方改革の進展に伴い、経費精算業務が負担となっていた。大企業ゆえの申請の手間や点検工数・コストに課題があった。

そのため、経費精算システムの導入をした。クラウド化・モバイル対応により場所・時間を問わず申請・承認が可能にすることで、働き方改革を推進した。

事例② 株式会社ファンコミュニケーションズ

インターネット広告関連事業を展開する、従業員およそ500名の企業である。経費精算を紙で運用していたため、上長が不在の場合は捺印処理が出来ず書類が止まり、業務が進まない状況であった。

また、交通費精算の入力においては、行き先を個人で調べてエクセルで入力をし、経理はその金額の確からしさを照合するなど多くの工数があり、全従業員が業務に苦しんでいた。

それらの解決のため新たな経費精算システムを導入することで、全入力をIT化し、紙運用を排除したことで、従業員の経費精算業務工数の削減を実現した。

交通費精算が圧倒的に楽になり、システム導入の効果を実感!(株式会社ファンコミュニケーションズ)

事例③ 株式会社 Super Crowds

2013年に創業した、webデザインをはじめとしたモノづくりの企業である。

手入力にて請求書を作成していたため、入力ミスが発生することがあった。また、請求書の作成作業コストが大きい点が課題であったが、請求書作成機能のある経費精算計システムを導入することで、品目や取引先のマスタ管理が可能になり、請求書作成工数の削減およびミスの削減を果たした。

 

最も効果的な経費削減は「経費精算システム」の活用

上段の事例はすべて経費精算システムの見直しである。同時に、人権費や作業コストなどの経費削減方法として最もよいのが経費精算システムの活用といえる。

ムダな業務を排除すること、そして従業員の利便性を向上することで、企業の利益拡充へ寄与する。日々営業活動に追われる従業員にとって、アナログな業務工数が多い経費精算は煩わしいもの。その煩わしさから解放させることが、経理にとっての顧客満足度をアップさせる方法であり、従業員が本来行うべき業務に存分に取り組むことができる手助けとなる。

また、働き方改革によって企業側も業務の効率化についての検討は急務であり、そのため経理は経費精算システムを見直して業務工数の削減を果たすことは、今後必ず求められていくのだ。

おすすめの経費精算システムはDr.経費精算

業務のムダをなくすために、おすすめしたい経費精算システムを紹介したい。それはDr.経費精算」である。

経費精算システムとして、不足する機能が見当たらないほど、十分な機能を有している。大きなメリットは、他会計システムではオプションである機能が標準搭載されている点だ。

公式サイト/Dr.経費精算

特徴①領収書の入力代行機能

Dr.経費精算の大きな特徴であるのは、専任オペレーターによる入力代行機能である。領収書を写真に撮るだけで精算が完了する。あとの細かな入力は専任オペレーターにおまかせできるのだ。しかも24時間365日、いつでも対応可能となり、従業員は場所や時間の制約から解放される。また、領収書を画像保存することで、ペーパーレス化もできる。

特徴②交通費の自動入力

ICカードをタブレットのかざすだけで交通費の入力が完了する。(タブレットは貸出可能)さらにはモバイルSuicaならば完全に自動連携され、タブレットにかざす必要すらないのだ。

もちろん、駅すぱあとにも連携しており、自身で入力する場合も運賃を調べる必要がない。そして、経理もその申請金額の確からしさをチェックする必要もないのだ。

特徴③自動仕訳・各種会計システム連携

各種会計システムにも連携しており、会計への反映も自動となる。また、自社で開発したシステムもCSV取り込みが可能なものは連携可能である点も安心できる。

特徴④申請ミス・規定違反の防止

金額や社内規定に応じ、入力違反があると即座にアラートをかけて自動拒否・警告を促す機能がある。これにより入力ミスの大幅な削減につながる。そもそも規定違反があるものは申請できないため、経理チェックの簡素化にもつながる。

 

 

まとめ

働き方改革を検討していく企業にとって、労働時間を抑制しつつコストを最小限にするためには、経費精算システムを見直すことが大きな貢献となるであろう。

ペーパーレス化はコストダウンにつながるだけでなく、経費精算業務の工数や時間も削減する。そして、アナログからの脱却により、業務の効率を上げることで従業員の本来の業務に打ち込めるよう、従業員を支援できる。また、ムダな作業を減らすことにより、人員の見直しも行うこともできる。

これまでと全く違う経費精算の仕組みを導入することは簡単なことではない。従業員からの理解を得ることも、教育も難しいことではあるが、IT化に乗り遅れてはこれからの時代の働き方には乗り遅れてしまう。自社にあった経費精算システムの導入は急務なのである。

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