Staple(ステイプル)の評判や口コミは?特徴やメリットを調査!

経理部門や社員にとってとても面倒なのが経費の精算業務。今では、数多くの経費管理システムが提供されており、会社規模や実情に合ったシステムを選択できるようになっています。最近注目されているのが、経費精算サービス Staple(ステイプル)「法人プリペイドカード」という新たな提案でとても可能性のある経費管理システムです。

筆者は、IT系上場会社の財務経理部門での実務を担当し、独立後は、中小企業診断士として小規模・中小企業の経理業務の支援をしています。初めて、会計クラウドサービス「Freee」を目にした時の驚きと将来性は忘れません。Staple(ステイプル)の「法人プリペイドカード」は、その時以来のインパクトあるビジネスモデルと感じています。

本稿では、「中小企業やベンチャーでも使えるように、そしてそこで働くすべてのスタッフが使えるような仕組みを作っていきたい」という想いを実現する経費精算サービス Staple(ステイプル)のメリット・デメリットを徹底解説します。

Staple(ステイプル)サービスの特徴 

Staple(ステイプル)は、優れたデザイン性やリアルタイムの経費精算が可能な経費精算特化型の経費管理システムです。会計システムや汎用性のあるビジネスツールとの連携も魅力となっています。2019年から本格的にサービス開始が予定されている「法人プリペイドカード」は、新たなビジネスインフラとして注目されています。

主な機能サービスの特徴
マルチデバイス対応スマートフォン,Mac,タブレットなど様々なデバイスに対応
ワークフローいつでもどこでも申請、承認を自動化
AIOCR機能スマホで領収書を撮影・添付するだけでデータ入力完了
法人プリペイドカード法人クレジットカードの代替手段
交通系 ICカード連携申請にかかる入力作業を大幅に軽減
データ連携多くの会計ソフトやビジネスツールと連係

【出典】Staple 資料ダウンロード サービス説明資料

 

Staple(ステイプル)の口コミ・評判は!?

リリース当初は、その不安定性を指摘するネガティブな評価もありましたが、現在では、IT系のスタートアップ企業を中心に高い評価を得ています。

 

【ウェブサイトなどからの口コミ・評判の引用】

「ランニングコストが非常に安いので、コストの面でも助かっています。スマホやタブレットにアプリを落とすだけで使い始めることができるので、導入にあたっての手間も一切ありませんでした。使い方も分かりやすく、年配の社員からも喜ばれています。」

「決め手はシンプルで、使い心地の快適さですね。マニュアルなしで利用できました。我々のような20人程の規模では会計システムに紐付いた多機能なシステムは高価格でインターフェースも複雑で… 1〜2週間程テスト利用を試した後、これなら過不足なく従業員にも利用してもらえるだろうと思い導入を決めました。」

 

「経費精算をStapleで効率化できるようになったタイミングで、経費の申請は1週間以内におこなう社内ルールに変更しました。そうすることによって作業を溜め込んで煩わしくなる悪循環が解消され、経費精算のサイクルが良くなりました。Stapleはスマートフォンからも申請できるので、移動時間や隙間時間でうまく使えている人も多いのではと思います。」

Staple(ステイプル)の3つのメリット

ステイプランの3つのメリットを解説します。

メリット① 法人プリペイドカードによるキャッシュレスの実現

Staple(ステイプル)の最大の魅力は、実証実験をへて2019年から提供される法人プリペイドカードによるキャッシュレス化の仕組みです。

今までは、コーポレートクレジットカードの仕組みはありましたが、与信管理の問題などで大企業などに発行されていたのが実情でした。与信審査等の関係で法人向けクレジットカードを持つことが難しかった個人事業者・中小企業向けに法人プリペイドカード「Stapleカード」を発行することでキャッシュレス化の仕組みができることは社会的にも大きな意義があります。

本格的なリリースは、これから始まる状況かと感じますが、カードの事前入金で統制ができること、実店舗でクレジットカードと同じように利用できることなどとても魅力的なサービスです。小規模事業者特に将来性のあるスタートアップ企業にとっては、うれしいサービスとなることでしょう。

【Stapleカードのメリット】

・与信管理の問題でコーポレートクレジットカードが持てない創業者や小規模事業者でも利用できる

・正規・非正規問わず、すべての従業員への新しい発行できる

・振込手数料などのバックオフィス業務における直接コストを削減できる

・経費管理システムと連係することで、 経費精算に関連する作業負担を軽減できる

・電子データ化により使用金額・用途による利用状況の把握など統制強化ができる

【出典】日本初、法人プリペイドによるキャッシュレス実証実験がFINOLABでスタート

メリット② 会計ソフトはもちろんビジネスツールとの連携も魅力

Staple(ステイプル)は、会計ソフトとの連携だけでなく、SlackやSmartHR、Microsoft Office 365など各種ビジネスツールと連携しています。利用中のビジネスツールを無駄にすることなく、リアルタイムな経費精算を実現しています。

多くの会計システムと中立的に連携している点も大きな特徴。弥生会計・勘定奉行・freee・MFクラウド会計・A-SaaS・Freewayといった主要な会計システムと連携しているので、会計システムのフォーマットにCSV形式で出力したデータをインポートできるようになっています。

【出典】Staple 3 > 設定方法 > 管理者設定

メリット③ 高いデザイン性による圧倒的な使いやすさ

Stapleは、経費管理のプロセス中心ではなく、従業員の使い勝手をより追求した製品デザインとなっています。最適化されたUI/UXで、だれでもどこでも簡単に利用できる洗練されたなデザイン性を実現し、2017年度グッドデザイン賞 (主催:公益財団法人日本デザイン振興会) を受賞しています。スマホ時代に最適な操作性とデザインがStapleの大きな強みです。

【出典】Staple 資料ダウンロード サービス説明資料

 

Staple(ステイプル)の3つのデメリット

一方で、Stapleにはデメリットもあるようです。元経理担当として詳しく解説します。

デメリット① ITスキルが低い会社は、その魅力を引き出せない

「とてもシンプルで使いやすいUI・UXと、Microsoft Azureと似た管理画面なので、弊社にとってはすぐに馴染める要素があったかもしれません。」Stapleを導入した会社のコメントです。このコメントを「???」と感じるような会社だと残念ながらStapleの魅力は引き出せません。

Stapleはスマホ時代の洗練されたUIにより、slackなど色々なITツールと連係することでリアルタイムでの経費精算を実現することが大きな魅力です。最近では無料や低価格で使えるビジネスツールが増えています。会社全体で自社に合ったビジネスツールを使いこなしている場合は、Stapleは、その魅力が充分発揮されます。ただ、同じ小規模事業者でも紙やハンコにこだわるなどITツールを使いこなせていない会社には、その魅力が引き出せません。

デメリット② わかりやすい経費管理業務フローが逆に仇

Staple は、10人〜600人規模の会社におすすめとなっています。個人的には数十名を超える会社には少し無理があるかなと感じます。企業は、スタートアップから成長・拡大ステージに移行すると、組織構造の変化やルールなどによる管理強化が図られるようになります。

経費精算でも、個人中心の事後清算であったものが、社員が増えるとともに、「事前申請」「仮払い・差額精算」など色々なルール変更や組織役割の変更が行われるようになります。Staple は、事後清算を前提とした業務フローでとてもシンプルなのですが、社員が増えて経費管理ルールが変わってくると対応が難しくなってくるかと思います。

【出典】Staple 資料ダウンロード サービス説明資料

 

デメリット③ まだまだ発展途上。一部機能に見劣り

Staple は、一部の経費精算管理システムと比べて機能が見劣りする部分があります。ただ、他の経費管理システムでも同じような課題は抱えており、共通的な技術課題ともいえます。将来的には、技術的に解決されるものと期待しています。

 例① 領収書データ代行入力

領収書を撮影するだけで経費申請フォーマットに反映できる‘AI領収書読み取り’をセールスポイントとしています。しかし、撮影が不鮮明であったりするとデータがきちんと反映されていなため、自分で手打ちしなければいけません。スマホでの手入力が苦手な方にはちょっと面倒です。他の経費管理システムでは、データ代行入力サービスを提供しています。

 機能② 仕訳の自動学習・提案機能

Dr.経費精算など一部の経費管理システムでは、独自のアルゴリズムで、商品名や店名から勘定科目や税区分を自動で提案しています。さらに、一度行った分類は記憶され、同様の経費データには次回から自動で紐付けられます。残念ながら、Stapleでは、この機能は搭載していません。

Staple(ステイプル)の価格体系は?

Stapleは、フリー、スタンダード、プラスの3つのプランを提供しています。スタンダードプランでは、初期費用0円もできるリーズナブルさが魅力的です。月額費用も1名600円(年額割引あり)ですので、社員の少ない会社などでは、コストメリットを実感できる水準となっています。スマホにアプリを落とすだけで使い始めることができるので、導入の手軽さも魅力的です。

【出典】Staple プランのご案内

法人プリペイドカードによるキャッシュレス化の新しい提案で可能性を秘めたStaple(ステイプル)。今後も連携が期待される充実したコネクト機能も魅力的です。ITスキルの高いスタートアップ企業にお勧めの経費管理システムといえます。

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