初期設定の代行サポートがある経費精算システムをオススメの理由とは?

経理で働いていると、「この業務をもう少し効率化できないかな」という想いが出てくると思います。新しいシステムを導入することで、業務の効率化自体は達成できます。しかし、その一方で「新しいシステムを使いこなせるだろうか」「社員に徹底できるだろうか」「初期設定を自分たちだけでできるだろうか」という様々な不安が出てくると思います。

実は、初期設定代行サービスのある経費精算ソフトの導入で、これらの不安が現実になることはありません。なぜならば、初期設定代行サービスがあれば導入してから社員が使いこなすようになるまで徹底的に支援してくれるからです。今回は、初期設定代行サービスのある経費精算ソフトをお勧めできる理由を紹介していきます。

筆者は、非営利法人の財務・労務担当理事として5年間働いていました。新システムを導入するというのは大きな決断です。私が経営していた法人でも、一度大規模な運用の見直しを行いました。今までできていたものができなくなってしまったり、従業員に混乱が見られたりしました。その時の経験も踏まえて、現場感覚で紹介していきたいと思います。

 

初期設定代行サポート付きの経費精算システムを導入すべき3つの理由

他職種から経理に来た人の中には、その紙運用の多さに驚かれる方もいます。帳簿自体は電子化されたけれども、伝票などはいまだに手書きで処理しているところが少なくありません。社員もその運用に慣れきっていますので、新しいシステムを導入することには多くの抵抗もあります。

 

経費精算システムの効果を知ってもらうには実際に体感してもらうのが一番です。経理は合理的な方も多いので、「使える」と判断さえすればすぐに話が進むことでしょう。一方で、導入に手間取ったり、うまく使い方を周知できなかったりする場合は「使えない」と判断されてしまうリスクも伴います。

 

そのような背景から「うまく運用できなかったらどうしよう」という不安があるのは当然のことです。その不安を解消してくれるのが、初期設定代行サービス付きの経費精算システムです。おすすめの理由を紹介していきたいと思います。

理由① 経費精算システムを導入すると紙運用に比べて大幅に作業が簡略化できる

前述したように、経理業界ではいまだに伝票などの紙運用を行っているところは少なくありません。経費を精算するときに出金伝票を書かされる方も中にはいらっしゃると思います。

経費精算システムを導入することに抵抗が強い社員も多いです。しかし、このような紙運用に頼っている会社こそ、経費精算システムを導入することで大幅に作業を効率化、簡略化することができます。

例えば、交通費の精算などは出張などに行った社員に経路を申請してもらい、それが最も安い経路かどうか調べないといけません。経費精算システムの中には、ICカードから経路を読み取り最安かどうか判断してくれるものもあります。今まで多くの紙と手間で運用されていた交通費精算が、ICカードをかざすだけに簡略化されるのです。

決済に関しても、紙で稟議書を回して、しかるべき役職の人が決済をするという運用が当たり前のように行われていると思います。経費精算システムを導入すれば、社員の持っているスマートフォンなどから申請をしてもらい、決済者もスマートフォンから決済ができます。紙を回して、決済までに何日もかかることがありません。

理由② 周りを納得させるにはすぐに効果を体感してもらうのが一番

従来のやり方を変えようとしない人も多いですが、合理的なことが好きな人が多いのも経理です。実際に体感してもらい、「合理性」を体感してもらうことで納得してもらうことができます。

しかし、実際に費用が掛かるとそれだけで煙たい顔をされかねません。多くの経費精算システムには無料期間がついています。無料期間を利用することで費用をかけることなくその効果を実感してもらうことができます。

理由③ 初期設定代行サービスを使うことによって、すぐに使える状態になる

初期設定代行サービスがある経費精算ソフトを利用すると、すぐに使える状態で導入できるという利点があります。初期設定で手間取っていると「使えない」と判断されてしまい、お蔵入りになってしまうこともあります。実際、経費精算システムの初期設定は技術的な知識がないと、スムーズに進みません。

「コンピューターに強い社員がいるから大丈夫」と思っていても、実際は複雑かつ作業量のあることを要求されますので日常業務にプラスして行うのは非常に困難です。また、「経理部は使えるようになったけれども、他の部署の社員が全然使いこなしていない」という事態もありがちな状況です。

初期設定では一体どのようなことが要求されるのでしょうか。まずは、マスタと呼ばれる項目の設定作業があります。代表的なマスタの設定に勘定科目の設定があります。単純に勘定科目を入力すればよいというものではなく、それが資産なのか費用なのか、非課税なのか課税なのかといったことも登録しなければなりません。しかも、これを間違えると財務諸表も誤ったものが出てきてしまいます。

このような背景から、「うまく設定できるだろうか」や「業務量が大幅に増えるかもしれない」という不安が付きません。だからこそ、初期設定代行サービスのある経費精算ソフトを導入する必要があるのです。

また、初期設定代行サービスには社員への教育がサービス内容に入っているものがありますので、そのようなシステムを選べば全社員に使い方を浸透させることができます。導入してからの「どのように使えばいいんだ?」という期間を省略して、スムーズに使える状態で導入するには初期設定代行サービスがついた経費精算システムを選ぶのがよいでしょう。

初期設定代行サービスがあるソフトならDr経費精算がよい

「よし!新しい経費精算システムを導入しよう!」と思っても、いろいろなソフトがあり、何を基準に選べばよいのかわからなくなってしまいますよね。初期設定代行サービスがついていることを前提に考えるのであれば、「Dr経費精算」がおすすめです。

「Dr経費精算」がどのようなところで優れているのか、3つのメリットを挙げて説明していきたいと思います。

メリット① 経理規定や現状の運用を丁寧に聞き取ってくれる

新システムを導入するときに、一番注意しなくてはならないのが「新システムで出来なくなることはないか」ということです。便利にするための経費精算システムですので、今までできていたことができなくなったり、今よりも手間がかかるようになったりしてしまっては元も子もありません。

そのために、新システムで現行の運用で出来ている部分を確認しなければならないのですが、これを自社でやろうと思うとかなり大変です。Dr経費精算では、経理規定のシステム上での再現や、現状の運用を丁寧に聞き取とってくれます。それを踏まえて初期設定を行ってくれるので、業務の抜けがありません。

メリット② 無料トライアル&初期設定代行ですぐに効果が体感できる

経費精算システムを導入するにあたって、大切なのはすぐに効果を実感してもらうことです。経理は合理的な人も多いのですので、効果さえ実感できれば意外と決断は早いです。ただ、効果を実感するまでに費用が掛かってしまうと、通るものも通らなくなってしまいます。その点、Dr経費精算では無料トライアルと初期設定代行がついていますので、費用をかけずに効果を実感してもらうことができます。

無料トライアルは30日間あるため、経費精算システムを導入して、現在の業務がどのくらい簡略化されるかを体感してもらうには十分です。

メリット③ アフターケアが手厚い

「経理部がわかっても、社員に徹底できなかったらどうしよう」という悩みもよく聞きます。数十人規模の会社であっても、新しい経費精算システムを浸透させるのは大変です。その労力を経理部が担うのかと思うとなかなか足が前に出ません。Dr経費精算では、決済フローにおける申請者・承認者向けの社内研修会を行ってもらえます。教育を経理部が担う必要がないのです。

「とはいえ、結局わからない質問はすべて経理部に来るんでしょ」という不安もあるかと思います。Dr経費精算では、社員であれば管理者以外も電話・メール・チャットで質問することが可能です。運用に関する教育・質問に関してすべて対応してもらえるのがDr経費精算の強みと言えます。

公式サイト/Dr.経費精算

まとめ

いまだに紙運用への信仰が強い経理業界で、経費精算システムを導入する際には実際の効果を体感してもらうことが必要です。初期設定代行サービスのある経費精算システムを導入すればスムーズに運用を切り替えることができます。

初期設定代行サービスのある経費精算システムならば「Dr経費精算」がおすすめです。丁寧なヒヤリングがあり、現行の運用からの抜けがありません。また、無料トライアルがついているため、費用をかけずに効果を実感してもらうことができます。アフターケアが充実しており、社員向けの研修や電話・メール・チャットで全社員が使い方について気軽に相談することができます。

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