経費精算を効率化!経理が必ず知っておくべき6つのこと!

「旅費精算に時間がかかる…」 「人手が足りず経費精算に手が回らない…」

経理担当者なら一度は体験する共通の悩みですよね。その結果、残業時間の増加、スタッフの士気の低下、有給休暇を取りにくい環境など悪循環に陥る企業も少なくないです。そこで本記事では経理部の永遠のテーマともいえるこの問題を打破するアイデアを紹介。

株式会社mixiが運営する「XFLAG スタジオ」では管理ツールシステムを導入し、月150時間の業務時間を削減しました。また、日本郵政は情報をデータ化するサービスを使いスタッフ間の情報を共有、紙ベースの処理を止めた結果大幅に業務効率を上げています

このように大手企業もこぞって経費削減のため積極的に行動しています。今回紹介する「経費削減の効率化に関する6つのこと」を踏まえて皆さんの会社でも使える方法を提案、ストレスと作業のムダを減らしましょう。

1. 経費精算を効率化できない3つの原因

経費規定に対する従業員の理解について、全社員が理解していると回答した企業はわずか8%で、43%が理解していない社員がいると回答。

引用:コンカー、「経費精算の現状と課題意識」について 日本CFO協会との共同調査結果を発表(SAP Concur)

社内の経費管理について実に43%もの社員が”理解していない”という調査結果があります。

この結果を念頭に経費精算を効率化できない理由をまとめると人的な要因が大半を占めていました。

原因① 経費精算書の提出期限を守らない

毎月発生する出張や外出などの旅費精算。”帰社から1週間以内”など期限を決めても守らない社員は多いものです。私が経理を担当していた中堅の企業でも、平気で1~2か月後に提出してくる方もいました。

清算書の提出が遅れると帳簿を締めることができず、いつまでも決算ができません。その分残業が増える、他の業務に支障がでるなど経理の負担は増える一方です。

原因② 申請書の交通費が間違っている

社員が自分で記入した交通費が正しくないケースは多々あります。その場合、申請書の作り直し、帳簿への再入力など手間がかかります。

また、過大に払ってしまった場合は別の意味で少々厄介です。

私も新人の頃、申請者の記載通り処理して10,000円ほど多く払った経験があります。本人に返却の要請をすると露骨に嫌な顔をされ渋々返還に応じてくれました。余計な事務処理と手間だけでなく、ストレスまでたまった苦い思い出です。

原因③ 旅費の不正受給の調査

出張など旅費が大きな額になる場合は、不正受給の問題が出てきます。

カラ出張で旅費を不正に受給したり、勤務時間中にパチスロをしたりしたとして、県内の税務署の男性署員が、停職9か月の懲戒処分を受けました。

引用:上席国税調査官懲戒処分、カラ出張や勤務中パチスロ(和歌山放送ニュース)

このようなことが事態になる前に、旅費精算が適正かを経理で調査する必要があります。出張先が1か所ならスムーズですが、2カ所、3か所ともなると交通手段を調べるだけで結構な時間がかかるのです。

2. 経費精算を効率化する方法5選

次に具体的な改善策を見ていきましょう。「すぐ実行できる」というポイントを踏まえ5つの方法をご紹介します。

方法①経費精算の流れ・ルールの効率化

社員全員がルールを共有できるような”流れ”そのものをを作ることが重要です。

 ・ 経費の定義を明確化(飛行機はエコノミーなど)

 ・ 経費精算の期限・方法を決定(〇日以内、月末までなど)

 ・ 例外はつくらない

上記の点に気を付けて社員・パート全員に徹底的に周知させ、マニュアルに沿って清算する癖づけをおこないます。

方法②領収書の電子化

毎月大量に発生する領収書の処理。手作業での仕分けは効率が悪いだけでなくミスも発生しやすいです。

 ・ スマホ・デジカメで撮影した領収書の電子保存(税務署の承認が必要)

 ・ 外部サービスと提携、領収書の仕分けから会計ソフトへの出力を自動でおこなう

このような領収書の電子化・サービスを利用すると、人的ミスを減らすとともに人件費や時間の削減が可能になります。

方法③エクセルで管理する

多くの企業が導入している手法ですが、プラスアルファの利用法で日々の経費管理がグンと楽になります。

 ・ エクセルの「ピボットテーブル機能」で分析を楽に

 ・ データは1枚のシートにまとめる(1年で1枚で十分)

 ・ 「SUMIF」や「VLOOKUP」の関数で一発集計

最近では初心者向けの書籍やWebサイトが数多くあり、エクセルが苦手な方でも始めやすい環境が整っています。

方法④アウトソーシングを利用する

税理士事務所や会計事務所に経理を委託する方法です。経理社員の雇い入れ・教育・労務管理の手間が省け、社内での給与情報の漏洩を防げるメリットがあります。

かつて私が働いていた企業でも、期ごとの決算書を会計事務所にアウトソーシングしたことがあります。日々の経理の手間は省けるもの、業務規程の共有化や急な支払など例外事項への対応に柔軟性を欠くと感じる場面もありました。

方法⑤経費精算システムの導入

領収書の入力代行、交通費の自動精算、会計ソフトへの出力など全ておこなってくれるのが経費精算システムです。アウトソーシングが領収書、決算書など単発での依頼に対し、経費精算システムでは一連の業務すべてをお任せするイメージでしょう。

料金プランも企業の規模により用意され、手厚いサポート体制が整っているのが特徴です。コスパのよさから多くの会社で導入されている方法です。

関連記事:経費精算システムを導入してわかった意外な3つのメリットとは?(経費の教科書)

3. 経費精算システムのメリット3つ

費用清算の手間が約80%削減できるといわれる経費精算システム。得られるメリットを紹介します。

メリット①仕分け・領収書の入力作業を削減

スマホ・デジカメ・スキャナーで領収書をセンターに送るだけで仕訳データが作成されます。ITを利用した自動処理とオペレーターによる二重チェックでミスを最小限に抑えます

メリット②不正申請が簡単にチェックできる

SuicaやPasmoなどの主要ICカードと連動、自動的に使った分の旅費を取り込みます。経理担当者が自ら調べる手間が省け不正申請を防げます。

メリット③支店・営業所と経費データを連動できる

全国規模の企業でも支店や営業所のデータが共有できていないケースがあります。経費精算を効率化するためには、誰でもアクセス可能なデータベースの構築が必須。経費精算システムなら支店間の情報共有もスムーズにおこなえます。

4. 経費精算システムのデメリット3つ

便利な経費精算システムですが、不便な点もいくつかあるので紹介します。

デメリット①初期投資が必要

登録料としてまとまった初期投資が必要なシステムは高額になる場合もあります。費用を抑えたいなら毎月定額のサービスを選ぶといいでしょう。

デメリット② 最初の設定が面倒

自社で使用する勘定科目や税区分はあらかじめ登録する必要があります。登録後も規定が変更になるたびに、設定を変える必要が出てきます。

デメリット③操作を覚えるまでが大変

会計ソフトを使いなれていないスタッフにとっては、データを送る作業など少々ハードルが高い可能性が。操作ミスをチェック、指導する手間もかかります。

5. 経理から始まる「働き方改革」

IDC Japanは、日本国内における働き方改革関連ICTツールの利用動向調査の結果を発表した。これによると、導入率が高いものから順に、旅費/経費精算(47.5%)、勤怠管理(43.8%)、ワークフロー(42.5%)という結果となった。

引用:働き方改革関連ICTツールの導入率上位3項目は「旅費/経費精算」「勤怠管理」「ワークフロー」――IDC発表(EnterpriseZine)

IT調査・分析大手のIDC Japanによると、政府が推奨する働き方改革関連ツールの導入部門は、経理が47.5%と最も多い結果に。

導入により社内ではどういった変化が起きるのかを解説します。

一日3時間の経費清算が30分に短縮

関東・関西・中京地区を中心に130店舗を展開する「ファーストキッチン」の事例を紹介します。

 ・ 社員が領収書を並べてホチキス留めする作業がゼロに!未精算もなくなる

 ・ 領収書が貼られた伝票の管理が不要に

 ・ 毎日3時間かかっていた作業が30分でよくなった

経費精算システムの導入により効率化を図れただけでなく、内部統制の強化や社員のITリテラシーの向上などの効果もあったそうです。

ワークライフバランスの充実につながる

過労死、男性の育児休暇の問題をはじめ、労働環境の改善は会社だけでなく政府にとっても重要な課題。

経費精算の効率化は、仕事と生活の調和(ワークライフバランス)を充実させるために大切な役割を果たします。他にも次のような効果が期待できます。

 ・ 社員の満足度の向上

 ・ 有給消化率の向上

 ・ 社員の心の健康(メンタルヘルス)を確保

スタッフの満足度が上がった結果、作業効率が良くなり新たな利益へとつながる可能性がでてきます。

関連記事:【働き方改革】具体的な事例10選を徹底調査!

6. 使いやすい経費精算システム5選

会社の規模に関係なく初めてでも使いやすい経費精算システムを紹介。

中小企業・小規模事業者向けの「IT導入補助金制度」(補正サービス等生産性向上IT導入支援事業の対象になるシステムもあり、初期投資を抑えて導入できる可能性があります。

1.Concur Expense(コンカーエクスペンス)

コンカートップ

〇 導入実績が豊富(日本国内だけで700社以上)

〇 航空会社・目的地などの情報を収集、高度な分析が可能

〇 ぐるなびやパーク24・じゃらんなど豊富な外部提携

ISO 27001 、ISO 20000 、SSAE16など多くの国際セキュリティ基準を取得、信頼できるシステムが自慢のコンカーエクスペンス。月額使用料はやや高いですが、堅牢なシステムを導入したい企業にピッタリです。

関連記事:業界人が教えるコンカー(Concur)経費精算の評判

2.楽楽精算

楽楽精算トップ

〇 クラウド型経費精算システム業界シェアNO.1

〇 「乗換案内Biz」と連動、旅費精算が楽

〇 業界一といわれる圧倒的な料金の安さ

月々3万円から利用できる楽楽精算は、通算導入企業数3,500社以上を誇る安定のサービス。アルク教育社、東京ガスコミュニケーションズなど大手企業も使用する安心感が特徴です。

関連記事:楽楽精算の評判やデメリットは?導入社数3500社以上の実績も!

3.ジョブカン経費精算

ジョブカントップ

〇 初期費用・サポート費用が0円

〇 ジョブカン勤怠管理システムとの連携が可能

〇 清算書未提出の社員にアラートメールを送付

1ユーザーあたり400円という安価なのに充実のサービスを提供してくれるのがジョブカン経費精算。初期費用を抑えてシステムを使ってみたい企業でも気軽に導入できます。

関連記事:「ジョブカン経費精算」の評判は?【4つのメリット・デメリット】

4.らくらく旅費経費.net

らくらく旅費経費.net

〇 スマホから申請・承認が可能

〇 「駅すぱあと」と連動、旅費精算が楽に

〇 東急ハンズ、コーセーなど大手企業も導入

1ライセンス300円/月から気軽に利用できるらくらく旅費経費.net。領収書のデータ化サービスには未対応ですが、最低限の機能で十分というコスパ重視の企業にはおすすめです。

関連記事:らくらく旅費経費.netの評判や口コミは?有名企業にも導入の実績!

5.J’sNAVI NEO(ジェイズナビネオ)

〇 大手旅行会社JTBが提供する出張・経費管理システム

〇 航空機・新幹線・ホテルなど国内外の手配が可能

〇 勘定科目の自動仕分け機能搭載

ジェイズナビネオは国内外の出張を知り尽くしているJTBグループが提供する出張×経費精算システム。飛行機を多く使う企業なら経理のチケット手配と旅費精算の手間がグンと省けます。

まとめ

いかがでしたか?今回調べてみて、会社の規模に関わらず効率化で得られるメリットの多さに驚きました。私も経験がありますが、決算期などの繁忙期に旅費精算が重なるとミスが増えます。残業時間が増え、気持ち的にイライラしてしまい私生活にも影響がでるほどでした。

また業務が効率化されると社員が本来の仕事に取り掛かる時間が増加モチベーションのアップにもつながります。

ぜひ皆さんも時間の節約、人件費の削減、ワークライフバランスの向上といった多くの目的が達成できる、経費精算の効率化に取り組んでみてください。

無料ダウンロード
経費精算システム
選び方ガイド
経費精算システム選び方ガイド

導入に失敗するよくある5つのパターン。経費精算システム比較表を掲載。

資料ダウンロード

経理業務に関するお困り事を解決!

経費精算に関するノウハウ集なら「経費の教科書」