経費精算システムを導入してわかった意外な3つのメリットとは?

レシート

「経費精算システムの導入って本当に効果があるのか?」
「そもそも経費精算システム導入にはメリットがあるのか?」
そんな疑問を持たれてはいませんか?
経費精算システム導入によって、経費精算業務の効率化ができるということはよく知られていますが、他にもメリットがあることをご存知ですか?
実は、経費精算システムを導入した企業では、社員の離職率の低下、モチベーションの向上、企業業績の向上というような効果が出ているんです。
このようなメリットもあるためか、従業員数数万人の東証一部上場の大企業からITスタートアップまで実に多くの企業が経費精算システムを導入しています。
どうして経費精算アプリを使うことが業績アップに繋がるのか?その理由をご紹介します。

経費精算システムの意外な3つのメリット

1.社員の生産性が向上

経費精算をアプリで行うことは大幅な時間の削減になります。
手入力での経費精算の主な手順では
1.従業員が交通費や交際費などの立て替え払いした必要経費を領収書を見ながら支払った名目、金額、内容を申請書に記入。
領収書も一つ一つまとめて、申請書と共に経理担当に提出。

2.経理担当が受け取った申請書に記入ミスがないか確認。
ミスがあった場合は従業員に再度記入してもらうように依頼。
なかった場合は手入力で会計ソフトに記入。
しかし経費精算にアプリを導入した場合
1.立て替え払いした必要経費の領収書を従業員が自らのスマートフォンで撮影。
するだけで経費精算が行えます。
アプリを導入することで、経費精算を経理担当が行うのではなく従業員自ら行うことになります。
そのため、経理担当は従業員の申請書にミスがあるかどうか確認する作業や、そこで浮き彫りになったミスを指摘する必要もなくなります。
また、スマホアプリは外出先からでも手軽に利用できるので、電車での移動時間などのスキマ時間を活用した経費精算が場所を問わず可能になります。
もちろん経費を登録するのも、承認するのもスマホで外出先からアプリでできるので、有効的に時間を使うことができます。
つまり経費精算のアプリ化は、従業員にとっても大幅な時間の削減になるのです。
よって、経理担当にとっても、従業員にとっても、経費精算よりも重要な業務に注力する時間が増え、その結果会社の主軸事業へ時間をより投下することができます。
主軸事業に費やす時間が増えることはすなわち業績の向上に繋がるということです。

2.従業員のモチベーション向上

仕事をする上で、従業員の仕事に対するモチベーションはその企業の業績に直結します。従業員の仕事に対するモチベーションが高ければ高いほど仕事の質と量が向上します。
なぜ経費精算をアプリにすることで従業員のモチベーションが向上するのでしょうか?実は、本当に経費精算が手入力のためストレスを感じているのは経理担当でなく現場の営業マンなのです。
一見、従業員による申請書提出の遅延や記入ミスによって、経理担当を困らせているという印象があります。しかし、本当は現場の営業マン経理担当以上に手入力の経費精算にストレスを感じています。
ストレスを感じる原因は下記の2つあります
1.経費精算をする時間がない
2.申請書の作成は業務内容に含まれていない
従業員は毎月申請書を書かなければならないことはわかっていますが、本業務が忙しいため経費精算をする時間をなかなか作ることができません。時間を作れたとしても自社で行わなければならないため、外回りの多い営業担当にとっては手間のかかる面倒な作業だと感じています。
また、従業員にとって経費精算が最もストレスと感じている原因は、申請書の作成が業務内容に含まれていないことです。申請書の作成が業務内容に含まれていないため、その時間を無理やり作らなければなりません。
そのことが、
・主業務の時間を無理やり削る=主業務の量の低下
・主業務に対する意識の低下 =主業務の質の低下
に繋がります。
主業務の量と質が低下が主業務の成果の低下を引き起こす、その原因が業務内容に含まれていない申請書なのだから従業員は大きなストレスを感じ、それが直接モチベーション低下に繋がります。
それでも多くの人は申請書を作成できないため、自分の時間を削り、残業しているかと思います。
経費精算が手入力の為に時間をとられるべきでない「申請書の作成」という無駄な業務が生まれ、本業務やプライベートにまで影響を与えることが本人の仕事に対するモチベーションの低下に繋がっています。
この経費精算を手入力からアプリに変えることで一体どうなるか?まず領収書を受け取ったその場で撮影することにより、オペレーターによる入力代行が行われ、経費精算が完了します。よって、モチベーション低下の根本的な原因である「申請書作成」がなくなります。
またカード明細が自動登録される機能も搭載されているため、徹底的に経費精算に費やす時間を減らせます
モチベーション低下の原因であった、
「本来の業務でない作業の為に時間を作る」ことが経費精算アプリを導入することで解決されます。
経費精算が入力自動化されることで、従業員のストレス減少に繋がり、モチベーションが向上し、業績も向上します。

3.部門間の対立を防ぐ

しばしば経理の方から聞かれる悩みが「営業部など他部署の社員が期限までに経費精算を提出していくれない」「提出される申請書に不備や間違いが多すぎる」
一方、営業の方はこういう指摘をする経理の人に対して「なぜこのようなお金を産まないバックエンドの業務に時間を取られなくてはいけなのだ?」「未だに業務フローが複雑で、非効率」「営業活動に集中したいのに、経費精算業務に時間がかかるため残業続き・・」
といった不満を抱えているケースが多いです。
このように報酬や周りの社員、オフィス環境ではなく、「仕事のやり方」が古いままに経理部門と営業部門と関係が悪いというケースがあります。
経費精算アプリを導入することで組織関係の向上も大きく見込めます。
組織関係が向上する理由は2つあり、
1.組織関係が悪くなる原因を防げる
2.良い組織に共通しているある条件を満たすことができる
です。
まず、組織関係が悪くなるのは様々な原因が考えられますが、その多くを占める理由に、
「日々の小さなミスの積み重ねによる信頼関係の低下」
があります。
ビジネスマンにおけるミスというのは、
・決められた時間を守れない
・注意不足によって他者の業務の妨げをする
などがあげられます。
これらのミスがより頻繁に起こるのが経費精算の時期なのです。
申請書の提出が遅れてしまったり、注意不足で対処できる記入ミスにより経理担当の仕事を増やしてしまう。
その結果、じわりじわりと組織間の関係は悪くなっています。
その経費精算をアプリで行うことで、領収書が発生したらすぐ経費申請でき、スマートフォンのカメラで写真を撮るだけなので記入ミスをすることもなくなります。
よって組織関係が悪くなる原因を根本的に解決することができます。
また経費精算にアプリを導入することで、良い組織に共通するある条件を満たすことができます。
その条件というのは、
「ルールを守れる文化かどうか」
です。
先ほども述べた通り、経費精算をアプリにすることで申請書提出の遅延や記入ミスがなくなります。
それはすなわち、
「確実に決められた時間内に、一切記入ミスのない正確なデータが集まる」
と言えます。
それにより、
・決められた時間は必ず守る
・正確なデータを遅延なく提出する
というルールを社員全員が守ることができます。
よってそれがルールを守れる文化を創ることに繋がり、良い組織の条件を満たすことができます。
以上2点の理由より、組織内の関係が向上することで会社内の一体感がより増し、
・visionの共通認識がより鮮明になる
・一つの業務に対する意思疎通がより高いレベルでできる
などの実現に繋がることで業績UPに繋がります。

まとめ

経費精算を手入力で行うことがどれだけの損失を生んでいるのか伝わりましたか?
経費精算アプリを導入することで以下の3点を実現することができるため、業績を向上させることができます。
・労働時間の大幅な削減・業務効率化
・モチベーションの向上
・組織間関係の向上
手入力で経費精算を行っていることは、自ら業績を上げにくくしているようなものです。
・今以上に業績を伸ばしたい
・これから取り組み始める事業が自社の進退を左右する
・主業務にあてる時間を増やしたい
という企業こそ、業績を向上させるにあたって弊害の多い経費精算にアプリを必ず導入すべきです。
業績を伸ばしたいなら、アプリで経費精算を始めましょう!
おすすめの経費精算システムはレシートポストです。
レシートを撮影するだけで内容が自動入力。もう手書きの経費精算やレシートの糊付けはやめましょう!
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https://www.keihi.com/column/1103