株式会社シャトレーゼ

多店舗展開を支える外勤営業と経理の経費精算時間を最小限にするために、シャトレーゼが『レシートポスト』を導入

  • 業種
    洋菓子、和菓子、アイスクリーム、パン、飲料の製造・販売およびFC店の全国展開
  • 設立
    平成22年4月1日(新設分割)
  • 従業員数
    1,800名(2021年8月1日時点)
目的
  • 外勤営業と経理の経費精算時間を最小限にし、本来行うべき業務に多くの時間をあてたい
課題
  • 経費精算方法が紙中心だったため、無駄な工数が発生していた
  • 拠点を持たない外勤営業にとって、経費申請時間の確保が難しかった
  • 経理が大量のレシートや領収書をチェックするのに月5日程度の工数をかけていた
効果
  • 外勤営業1名あたり約半分の工数で経費申請ができるようになり、店舗指導・改善のための時間に変えることができた
  • 経理として月5日程度かかっていた経費処理時間が約2日で済むようになり、経理内の他の業務効率化
  • 改善のための時間に変えることができた

多店舗展開を支える外勤営業と経理の経費精算時間を最小限にするために、シャトレーゼが『レシートポスト』を導入

■ 株式会社シャトレーゼ
山梨県甲府市に本社を構える株式会社シャトレーゼ。ケーキ:洋菓子・和菓子を中心に、自社工場から各店舗への直送システムによってできたての美味しさを届けている。北は北海道から南は鹿児島まで店舗を構えており、全国の新規・リピーター顧客から愛されるブランドとして絶大な人気を集めている。


■ お話を伺った方
株式会社シャトレーゼ
財務経理部 国内経理課 課長 志村 さおり 様

工場直送のできたての美味しさを届ける

■ 株式会社シャトレーゼについて


当社は、北は北海道から南は鹿児島まで全国に店舗を構えており、全国のお客様に当社ブランドであるシャトレーゼをご利用いただき、親しんでいただいています。基本的には卸売を介さない工場から店舗への直送スタイルで、できたての美味しさを店舗にお越しいただくお客様はもちろん、オンラインショップをご利用のお客様にお届けしています。

経費精算における外勤営業と経理の無駄な時間をなくしたい

■ レシートポスト検討のきっかけ


きっかけは、従来の経費精算方法によって外勤営業と経理に無駄な時間が多く発生していたことでした。従来の方法ですが、申請者である外勤営業が会計システムに経費申請項目を入力し、紙で出力します。次にレシートや領収書を所定の紙に貼り、これらを経理に提出する流れでした。

当社の外勤営業は、いわゆるスーパーバイザーとしての役割を担っており、拠点は持たず各担当店舗を巡回する毎日を送っています。拠点を持たないため、経費申請業務は宿泊先のホテルで行うか、本社に戻って行う必要がありました。こうなるとどうしても経費申請時間の確保が難しくなってしまい、本来であれば週次で申請を行うルールなのですが、2週間に1度、あるいは1ヶ月に1度、最大で3ヶ月に1度といった申請頻度にならざるを得ませんでした。

申請をする際は、パソコンを開いて会計システムに申請項目を入力し、レシートや領収書を集めなければなりませんので、物理的な時間に加えて心理的負荷もかかっていました。1名あたり月に2~3時間はかかっていましたので、本来であればより多くの時間を各店舗の指導・改善業務に使ってほしいのに、従来の経費精算方法がこれを邪魔していることに課題を感じていました。

一方で経理側も、外勤営業から送られてくる大量のレシートや領収書と申請項目とを照らし合わせて、不足があった場合は差し戻す必要がありました。週次で経費処理を行っていたものの、すべての経費処理を担当者1名で対応していましたので、1ヶ月のうち5日間は経費処理にしか時間をあてられない状況でした。経理としても本来であればこれだけではなく経理内の他の業務効率化や改善につなげる仕事により多くの時間をあてたいと考えましたので、紙文化が根強く残る経費精算方法を変えていこうという結論に至りました。

人が入力してくれるので、どのシステムよりも無駄な工数が省けると考えた

■ レシートポスト導入の決め手


システム導入を検討する上で重視したことは、一番無駄な工数を削減できるシステムであることでした。複数システムを検討した結果、ベアテイルの「レシートポスト」を導入することに決めました。

レシートポストがなぜどのシステムよりも無駄な工数を削減できると判断したかというと、それはデータ入力の正確さがずば抜けていたからです。と言いますのも、他のシステムはOCRによるデータ入力の仕組みで認識率は70~80%程度でした。これでは数字が正しいかどうかは結局自分たちで確認する必要が出てきますので、そこまで大きな工数削減にはつながらないと考えました。

その点、レシートポストはOCRではなく人力によるデータ入力の仕組みでしたので、はじめから「数字が合っている」という認識のもと、自分たちで数字を見なくても申請・承認作業ができることに魅力を感じました。


全社導入を視野に、経費申請コアユーザーからテスト利用を行った

外勤営業は全国に約100名おりますが、これらの社員に加えて将来的には全社員に導入を検討する見込みを立てていました。そこで着実な利用を実現していくために、当社で最も経費申請を行う部署の者からテスト利用を開始することにしました。

システム入れ替え当初は、新しいシステムに対して少数ながらも否定的な意見が出がちです。このような事態を避ける意味でも経理発信の説明会を開催することは意義があると考え、説明会を行ってから利用を促すようにしました。レシートポストは操作性がとても優れていると感じており、ユーザーからも直感的に操作できるので使いやすいという声を多くもらいました。



経費精算の無駄な時間を、有益な時間に変えることができた

■ レシートポスト導入後の効果

まず申請者である外勤営業の効果として、申請スピードが格段に上がりました。これまではまとめて2週間に1度や1ヶ月に1度、3ヶ月に1度の頻度で行っていたのが、今では毎週申請を行う割合の方が多くなっています。スマートフォンでレシートや領収書を撮影さえすれば、後は自動でデータ化され承認ルートに回せるという利便性がユーザーに受け入れられています。実際に「レシートポストの入力が楽しい」という想定外の評価も受けているほどです。

定量的な変化としては、1名あたり月に約2~3時間程度かかっていた経費申請時間が半分で済むようになりました。余った時間は、本来行うべき店舗指導や改善のための時間に変えることができており、効果のほどを実感しています。

経理としては、これまでのようにレシートや領収書を1枚ずつ確認し、申請内容や金額が合っているかを確認する必要がなくなりました。このことで、これまで1ヶ月で約5日かかっていた経費処理時間が、2日程度で済むようになりました。おかげで本来時間をかけるべき経理内の他の業務効率化・改善のための時間に変えることができるようになりました。


全社およびグループ各社への導入を見越して、利用部署を広げていきたい

■ 今後の展望

今後は外勤営業に加えて、その他部署や弊社グループ各社でもレシートポストを利用できるように環境整備を行っていきたいと考えています。

当社は食品を扱っていることから、工場などではスマートフォンの持ち込みが禁止されていますが、それでもできるだけ多くの社員に活用してもらいたいと考えています。このような考えに至るきっかけを与えてくれたベアテイルには、全幅の信頼を寄せていますので、これからも手厚いサポートを期待したいですね。
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