— JKホールディングス株式会社
「快適で豊かな住環境の創造」を理念に掲げ、住まいに関するあらゆるサービスを提供するJKホールディングス株式会社。ジャパン建材グループとして、2006年10月1日にJKホールディングス株式会社を持株会社とする新体制に移行し、2022年10月には創業85周年を迎えるなど、「住」に対する積極的な取り組みで、住環境の発展と進化に貢献している。
— JKホールディングス株式会社について
当社は今年の10月で創業85年を迎えます。創業時は「丸𠮷商店」としてベニヤ板の販売から始まり、その後、時代の流れの中で変化をおそれず今日まで邁進してまいりました。現在では、総合建材卸売事業、合板製造・木材加工事業、フランチャイズ事業、総合建材小売事業、建設工事業など、多種多様な事業を展開し、住環境におけるお客様のあらゆるご要望にお応えしています。
— 『TOKIUM経費精算』検討のきっかけ
当社は全国に100を超える営業所があるのですが、全ての営業所で小口現金による経費の立替を行っていました。このため、どうしても相応の現金を各営業所に置いておく必要がありました。現金を置くことの手間に加えて、立替のたびに現金を渡すことも面倒だったことから、経費精算に特化したシステムの導入を検討しようと考えました。
それまではポータルサイト内にある経費精算機能を使っていたのですが、経費精算専用のシステムではないため一部の機能しか使えませんでした。また、権限設定についてもあくまでポータルサイト側で行うことになりますので、経費精算業務での融通がききづらくとても不便に感じていました。当初は無料で使えることを優先していましたが、これらの問題に加えて、会計システムへの取り込みにも8時間程度を費やしているような非効率な運用でしたので、小口現金の廃止を目的に経費精算システムの導入を検討することにしました。
— 『TOKIUM経費精算』導入の決め手
「TOKIUM経費精算」を含む3つのサービスで比較検討を行いました。正直なところ機能面では3つともそれほど大きな差は感じられませんでした。その中で、「TOKIUM経費精算」の導入を決めた理由は大きく3つあります。
1つ目は「圧倒的な入力精度の高さ」です。他社システムの場合、基本はOCRによるデータ読み取りになりますので、入力精度は高く見積もっても80%くらいでした。データの読み取り精度を向上させる方法もあったのですが、オプションサービスを追加する必要があり、その分の費用を加算すると桁がひとつ変わるくらいのインパクトでした。その点、「TOKIUM経費精算」はスマートフォンで撮影したデータを人が目視で確認し、入力も人が行ってくれるという機能が標準で備わっており、入力精度もほぼ100%に近いものでした。100を超える営業所がある当社にとって、この入力精度の高さは効率化を実現する上での重要な決め手となりました。
2つ目は「インボイス制度で負荷が増える経理業務をTOKIUMが代行」してくれることです。2023年10月1日開始予定のインボイス制度の導入によって、帳簿への転記や確認作業の負荷が増大したり、請求書を受領する際に適格請求書発行事業者かどうかの確認が必要になったりと、経理業務が今よりも煩雑になります。このため、確認ミスを起こさない条件としても、人による確実なデータ入力がされているかは重要なポイントとなりますが、やはり確認には時間と手間をかけざるを得ません。この点でも、「TOKIUM経費精算」を導入すればTOKIUMが全ての領収書をチェックし、適格かどうかまで確認してくれます。他社にも相談を持ちかけましたが、「現時点では決まっていない。今後、対応していく可能性はある。」という回答しか返ってこなかったのに対し、TOKIUMはこの時点で「できる」と断言してくれましたので、どのシステムよりも先の未来を見据えてシステム開発を行っていることに、とても感心しました。
また、当社では請求書の処理業務も煩雑になっていましたので、請求書管理システムの導入も検討を予定していました。今後、経理業務をより効率化していこうと考えると、経費精算システムと請求書管理システムが異なるプラットフォームであれば、一番困るのは承認する立場の上長になります。申請されたものが請求書に該当するのか、あるいは経費に該当するのかをそれぞれで確認しながら承認作業を行うことは、手間以外のなにものでもありません。この点において、TOKIUMだけが経費精算システムとして「TOKIUM経費精算」を、請求書管理システムとして「TOKIUMインボイス」を提供しておりますので、承認者としてもひとつのプラットフォームを確認するだけでいずれの作業も完了することができます。経理部としては、現場の混乱をなくし、申請・承認以外の業務により多くの時間を使ってほしいという願いがありましたので、経理業務の将来的な効率化に最適なシステムは、「TOKIUM経費精算」以外に無いと判断し導入を決めました。
— 『TOKIUM経費精算』導入後の効果
本格的な運用はこれからになりますが、これまでのように経費を手入力する必要もありませんし、人が入力したデータですので100％に近い正確さが担保されることで、チェックをする側の工数も大幅に軽減できると考えています。また、来年から始まるインボイス制度への対応において、内部で特別な体制を構築する必要もありません。これらで余った時間やリソースは、より価値のある業務にあてていきたいと考えています。
— 今後の展望
まずは「TOKIUM経費精算」を使った経費精算業務の効率化を図り、社内で成功事例をつくりたいと思っています。そして、これをきっかけに早期に「TOKIUMインボイス」の導入を推進していきたいですね。「TOKIUM経費精算」と「TOKIUMインボイス」の両システムを導入することで、経理業務は最大限に効率化されていきますので、早く理想形にたどり着けるようにしていきたいです。今後得られる効果がとても楽しみですし、これからのTOKIUMのサービス開発にも強く期待をしています。
