岸本建設株式会社

お客様により良いサービスをご提供するために、「社員」を大切にしたい。『レシートポスト』の導入で働きやすさを加速させ、採用ブランディングにもつなげた岡山市の土木建築・介護事業会社

  • 業種
    土木・建築工事の設計・施工、不動産の売買・仲介及び賃貸、居宅介護支援事業、訪問介護事業、訪問看護事業、労働者派遣事業
  • 従業員数
    39名(役員を除く)(2021年3月31日時点)
  • 創業
    昭和40年4月1日
目的
  • 経費申請者及び経理担当者の負荷を軽減し、社員の働き方改革を実現するために、レシートによる経費精算処理をなくすこと
課題
  • パーキングではデビットカードが使えないため、立替経費は小口現金で支払い処理を行っていた
  • 訪問介護のため移動が多く、月に約300枚のレシートが発生していた
  • レシートを紙に糊付けする業務を経理担当1名で行っており、経理業務が逼迫していた
効果
  • レシートの糊付け業務がなくなり、経理担当者の負荷が軽減された
  • スマートフォンで撮影するだけで申請が完了し、申請者のレシート保管・管理の手間がなくなった
  • 小口現金による支払いがなくなったことで、負荷が軽減された
  • 働き方改革の浸透が採用ブランディングにつながり、会社の未来を担う若手人材を採用することができた

お客様により良いサービスをご提供するために、「社員」を大切にしたい。

■岸本建設株式会社
昭和40年の創業以来、岡山市を中心に公共事業、資産活用、一般住宅などの「建設」を通じて、明るい豊かなまちづくりの実現に貢献してきた岸本建設株式会社。平成28年には介護事業にも参画し、幅広い事業展開を通じて地域住民の豊かな暮らしを支えている。

お話を伺った方:
常務取締役 安留様

地元岡山市で地域に根差した事業を展開

■岸本建設株式会社について



当社は岡山市や倉敷市などを中心に、公共や一般住宅などの建設・建築事業、遊休土地活用などの不動産事業、介護事業を行っている会社です。

代表の「会社の働き方改革を促進」への想いの実現の為に現在では私が推進専任担当として、業務改善システムの情報収集、選定から導入・運用支援までを行っています。

毎月約300枚のレシートが発生しており、経理担当者が疲弊していた

■ レシートポスト検討のきっかけ

はじめに目をつけたのが、介護事業の経費精算方法でした。当社の介護事業は、店舗を構える形ではなく、訪問介護・居宅介護で行っていますので、ほぼ毎日移動が発生します。車で訪問先に通うため、パーキングに車を停める頻度が多いのですが、パーキングではデビットカードが使えません。このため、一旦各自で立て替えてもらい、後日、会社から小口現金で支払いを行っていました。

レシートは毎月300枚程度発生し、経理担当者1名で処理していました。この中には、現場から集まったレシートを全て糊付けし、保管する業務も含まれていました。月1回申請を行うルールでしたので、月末に大量のレシートが一気に集まってきてしまい、1名で対応するにはかなりの労力を割く必要がありました。これは何とかしないといけないと考え、すぐに取引先の代理店に連絡をして、経費精算システムを紹介してもらうことにしました。

レシートの糊付け・保管が必要なくなる。これしかないと思った

■ レシートポスト導入の決め手

実は代理店から紹介を受けたシステムは『レシートポスト』以外のものでした。説明を聞いたのですが、なんとなくしっくり来ませんでした。そこで、私自らインターネットで検索をしたところ、『レシートポスト』にたどり着きました。たどり着いた理由は、まさになんとなくしっくり来なかった部分を最も解消してくれるシステムだったからです。

それは、レシートの糊付けからも、保管からも解放されることでした。『レシートポスト』であれば、スマートフォンでレシートを撮影さえすれば、後はBEARTAILが全て保管・管理をしてくれます。

これは願ってもないサービスだなと衝撃を受けたことを今でも覚えています。念の為、税理士にもレシートを外部企業に預けて問題がないか確認をしたところ、全く問題ないとのことでした。これであれば、導入を躊躇する理由は一切ないと判断し、代表に提案をして導入することを決めました。

使い勝手を理解してもらえるまで、根気強く浸透を促した

1点だけ懸念があったことが、当社の社員がスマートフォンの操作に不慣れであることでした。それでも、絶対に社員の働きやすさにつながる自信があった私は、とにかくその使い勝手を理解してもらえるまで、根気強く浸透を促しました。

よくある問題が、導入してしばらくは新しいサービスを使っていても、時間を経るごとに自然と使われなくなっていくことです。この問題の大きな原因は、フォローする人がいないことにあると考えています。私は働き方改革推進のための専任として業務を行っていますので、最後まで責任を持って役割を果たすことは当然でした。

誰であろうが、はじめのうちは新しいものを受け入れることに少なからず抵抗はあるものです。それでも熱心に理解を促し続けていくと、だんだんと相手も気持ちが変わってきます。このことを肌身で感じたのが、今回の『レシートポスト』導入プロジェクトでした。おかげさまで、その後はスムーズに運用に持っていくことができました。



レシートを使った経費精算がなくなったことで、経理担当者の負荷が軽減

■ レシートポスト導入で得られた効果

圧倒的に変わったことは、レシートの糊付け業務がなくなったことですね。これにより、経理担当者の負荷が大幅に軽減しました。毎月300枚ものレシートを月末にまとめて糊付けしていたのですから、相当な労力が必要だったはずです。単純作業であればあるほど、できるだけ時間を短縮したいものですが、それでもこれだけの数になると途方に暮れて作業ペースが落ちてしまうことは容易に想像できます。経理担当者は、「本当に楽になった!」と言っています。

申請者の働き方改革にも貢献

当初は経理担当者の負荷軽減を目的に導入を進めたのですが、申請者にも効果を発揮しました。レシートをスマートフォンで撮影するだけで申請が完了しますので、わざわざ保管しておく必要もありませんし、申請の際にレシートをかき集める手間もなくなりました。はじめは「スマートフォンで撮影するだけで本当に申請が済むのですか?」とやや懐疑的に見る社員もいましたが、仕方がありませんよね。なにせこれだけ運用が楽になるのですから。

また、小口現金の支払い業務面では精算金額は数百円のものから数万円のものまでありますので、これを大量に処理していくことは担当にとってもそれなりの負荷になっていました。それが、今では申請がされた後はシステムによって簡単に会社の口座から社員の口座へ振り込めるようになりました。経理担当者だけではなく、申請者にも効果を発揮できたことは、本当に嬉しかったですね。

採用ブランディングにもつながり、若手人材の採用にも貢献

加えて、採用ブランディングにつながったことも大きな効果でした。かねてより働き方改革に積極的に取り組んできた当社ですが、『レシートポスト』導入によって、スマートフォンで業務を行う文化が根付きました。このことを知った地元の学生からは、岸本建設という会社はもちろんのこと、建築業界、介護業界に対するイメージが大きく変わったそうで、ありがたいことに当社で働きたいという思いを持った若手人材の採用につながりました。

当社の規模でありながら、今年度は新卒2名を採用できました。これからの当社の未来を担う有望な若手社員にも、働きやすい環境を提供し続けられるようにしていきたいですね。

働き改革を加速させ、お客様にも社員にも愛され続ける企業に

■今後の展望

働き方改革を行う目的は、第一にお客様に対してより良いサービスをご提供するためです。そのためには、原動力となる社員の健康面を考え、その上で100%の力を業務時間中に発揮できる環境をつくることが大切だと考えています。「1日8時間をいかに濃密な時間にすることができるか」ということを社員には徹底して伝えています。逆に言えば、これができれば残業なんてせずに早く帰ってほしいと経営幹部は考えています。

これからもお客様にも社員にも愛され続ける企業を目指して、地元岡山市を盛り上げていきたいと思います。

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