株式会社スタイルズ

少数精鋭で骨太なバックオフィスを創る。単純作業の自動化と書類管理のペーパーレス化を「POSTシリーズ」で実現したブライダル・レストラン創造企業

  • 業種
    ブライダル、レストラン
  • 従業員数
    75名
  • 設立
    2011年8月5日
目的
  • 密度の高い「経営管理」チームを作るため、単純業務の自動化を実現すること
課題
  • 経理担当者が各現場を転々とし、帳簿作成や経費精算を行なっていた
  • 感染症対策の観点で、出社頻度を減らす必要があった
  • 少数精鋭で骨太な「経営管理チーム」を編成する必要があった
効果
  • 単純作業が削減され、注力すべき業務に専念することができた
  • ペーパーレス化によって、原本保管スペースの節約が実現できた
  • 書類管理のための出社がなくなり、テレワーク頻度を増やすことができた

少数精鋭で骨太なバックオフィスを創る。単純作業の自動化と書類管理のペーパーレス化を「POSTシリーズ」で実現したブライダル・レストラン創造企業。

■株式会社スタイルズ

お客様の人生に寄り添うようにアニバーサリーや日常のあらゆる場面で幸せな時間を提供すべく、岡山・京都・名古屋でブライダルプロデュースやレストラン運営する、株式会社スタイルズ。お客さま、パートナー、地域社会、株主様、そして仲間との絆を何よりも大切に、多くの笑顔と感動を創造する「トータルサービスカンパニー」をとして挑み続けている。



■お話を伺った方:
管理本部 経営管理室 室長 鶴之園 久美様

「人」と「幸せ」の接点を創造する

■株式会社スタイルズについて

「きずなをPLUS(+)」を経営理念にブライダル事業を手掛ける。プランニングからサービス・運営まですべてを自社で行うことで多様化する要望への対応を可能にしたフルオーダースタイルの結婚式は業界でも注目を集めている。

経理担当者が各拠点を転々とし、帳簿作成や経費精算を行なっていた

スタイルズでは、支出管理プラットフォーム「POSTシリーズ」を提供するBEARTAILのサービス「レシートポスト」と「インボイスポスト」を同時利用しています。



■ レシートポスト検討のきっかけ


経費精算システムの導入以前は、経理担当者が各結婚式会場を転々と移動して現場ごとに帳票類の確認と経費精算をしていました。外出作業が多く、経費精算にかなり工数がかかっており、ずっと改善したいと思っていました。解決案として社外に赴かずとも、Web上で経費精算が完結でき、オペレーターの代行入力によって経費精算時間の削減が可能な、レシートポストを導入することにしました。

■ インボイスポスト検討のきっかけ


2020年3月、新型ウイルス感染拡大の影響で出張が制限され当社でもテレワークの導入が推奨されていました。バックオフィスとしても在宅勤務を推進したかったのですが、紙で届く請求書の受取や、その処理が課題になりました。

先に導入していたレシートポストで、経費精算のペーパーレス管理が実現・運用にも乗った為、請求書でも実施できないかと考えていた時、BEARTAILからサービスの提案があり、弊社の課題感とインボイスポストの提供内容が合致していたため、導入を決定しました。

取引先からの受領形式は制限せず、電子化を実現する

業界の話になるのですが、ブライダル業界・飲食業界はまだアナログな部分が多く、未だFAXのやりとりが残っていたり、事務所にインターネット環境がない取引先もあります。業界全体のDX(デジタルトランスフォーメーション)には時間がかかりそうな反面、当社として電子化や業務効率化の早期実現を考えたとき、取引先からの受領形式(原本・PDF・システムダウンロード)は従来と変えずに、当社側では受領請求書のペーパーレス化が実現できるインボイスポストには、非常にメリットがありました。

書類管理のための出社がなくなり、テレワークを実現

■ レシートポスト導入で得られた効果


以前は手入力作業にかなりのボリュームがあり、月初の締め作業に10日かかっていましたが、サービスを導入してからは負荷が激減しました。書類管理のために出社することもなくなったため、これまで週に一回テレワークできていれば良いくらいだったのが、ほとんど出社の必要がなくなりました。

請求書の項目までしっかりと入力してくれるのがとても助かっています。当社では、インボイスポストのほか、BEARTAILの関連会社(BearTailX)が提供するBPOサービスを併用しています。これによって「請求書明細の鏡の金額をデータ化する」だけでなく明細入力の自動データ化を実現し、経理側で再入力せず会計データへ連携できています。導入前は月初の大半を入力作業に費やしていましたが、その時間がなくなったことで売上や経営分析に多くの時間をさくことができています。加えて、現在当社では会計システム入替えの検討時期なのですが、次年度に向けた準備にも時間を充てています。

電子化のメリットは、必要な情報にすぐ辿りつけること

またインボイスポストでは証憑原本を10年間代行管理してくれます。監査対応などで原本提出が必要になった時には、ピンポイントでデータを指定すれば、原本を取り寄せることもできます。仮に当社で書類の保管をしっかり行っていても、確認したいときにすぐ書類を出せなければ意味がないと考えていたので、データを全て電子化して必要な情報をすぐに検索できることは、効率性を上げるうえで重要だと考えています。

「経営管理」として密度の高い業務を遂行する

■今後の展望


我々、経営管理室は単に事務処理作業を行うだけでなく、収集した数値や取引実績を分析し、経営層により良い運営を提案できる部門でありたいと考えています。将来的にAIに置き換えられるような単純作業は、なるべくアウトソーシングし「経営管理」として質の高い業務を遂行したいと考えています。

そのためにインボイスポスト、レシートポストのようなサービスを利用することは必至であり、今後とも良い業務パートナーとしてお付き合いができればと考えています。

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