東映アニメーション株式会社

「経費精算は面倒なもの」という常識から社員を解放したい。経費精算方法の統一化とペーパーレス化を『レシートポスト』で実現した大手アニメーション製作会社

  • 業種
    映像製作・販売事業、版権事業、関連事業
  • 従業員数
    816名(連結)
  • 設立
    1948年(昭和23年)1月23日
目的
  • 経費精算方法の統一化とペーパーレス化を実現すること
課題
  • 経費精算方法が部門単位でバラバラだった
  • 部門異動の際、多くの社員が着任先で経費精算の違いに苦労していた
  • 業務担当者は部門単位で異なるフォーマットを読解して会計システムに入力する必要があり、手間と時間がかかっていた
効果
  • 経費精算方法を統一化するために適したシステムを導入することができた
  • 管理部門から運用をスタートさせ、今後、全社展開を推進していく準備が整った
  • 経費精算方法の統一化とペーパーレス化の実現によって業務が効率化でき、他の仕事へリソースを割り振ることができるようになった

「経費精算は面倒なもの」という常識から社員を解放したい。経費精算方法の統一化とペーパーレス化を『レシートポスト』で実現した大手アニメーション製作会社

■東映アニメーション株式会社
「世界の子ども達と人々に『夢』と『希望』を与える“創発企業”となることを目指す」、という経営理念のもと、アニメーション製作の第一線で数々の作品を製作する東映アニメーション株式会社。1956年の創立から半世紀以上に渡り数多くの作品を世に送り出し、2021年3月現在で、劇場作品253タイトル、テレビ作品228タイトル、総話数約13,000本という、日本最大、世界有数のコンテンツ数を誇っている。


■お話を伺った方:
経理部 資金室長 藤原 宏樹様
情報システム部 次長 上條 誠様

アニメーションを通じて、世界の子ども達と人々に夢と希望を与える

■東映アニメーション株式会社について

当社は1956年の創立以来、半世紀以上に渡って数多くのアニメーションを製作してきました。今では親子2代で親しんでいただける作品も多く、世代を超えて当社のアニメーションに親しんでいただいていることは、製作会社としてこれ以上の喜びはありません。

日本のアニメーションは、国内だけではなく海外でも評価が高く、当社の作品も海を越えて世界各国で放送・配信されています。これからも、世界の子ども達と人々に対して、当社のアニメーションを通じて夢と希望を与えられるような創発企業となることを目指していきます。

経費精算方法が部門単位でバラバラだった

■ レシートポスト検討のきっかけ

以前の経費精算は、フォーマットや申請方法が部門単位でバラバラな状態でした。今は同じ拠点にある部門同士でも、過去には活動拠点が異なっていた名残や、部門によって経費内容や頻度、ボリュームに大きな差があったためです。このことで、部署異動があった際は、必ずと言っていいほど着任先で経費精算に苦労をする社員を目にしていました。一方で、業務担当者側も部門ごとに異なるフォーマットを人力で解読し、会計システムへ入力を行う必要があり、経費処理に手間と時間がかかっていました。

実は2015年頃に経費精算システムの導入を検討したことがあります。しかし、その時は導入を見送りました。理由は、導入以前の経費精算ルールが複雑だったからです。当時は「作品単位、且つ第何話のどの部分に紐付いているか」まで厳密に管理するルールで運用を行っていました。仮にこのルールのままシステム導入を行った場合、入力項目が増えすぎてしまい、申請者側の負荷が大きくなってしまうことを懸念し、導入を見送りました。

そこから時を経た2018年頃に、もう一度経費精算システムの導入を検討することにしました。そこで行ったことが経費管理ルールの再定義でした。関係各所と協議を重ねた結果、作品ごと話数ごとに経費を負担するのではなく、各部門単位の負担とすることでも正確な経費管理を実現できるのではないかという結論に至りました。そしてこれまでよりも網の目を大きくして、部門単位で経費管理を行うルールを再設定しました。

ユーザーを悩ませないシンプルな操作性とペーパーレス化が実現できること

■ レシートポスト導入の決め手

経費精算システムを検討する上で、最も重視したことは操作性でした。当社では経費ボリュームが部門ごとに異なるため、そもそもあまり経費が発生しない部門と、逆に多くの経費が発生している部門とで、経費精算の負荷に差がある状態でした。そこで、今後導入する経費精算システムは、直感的に操作できるようなシンプルでわかりやすい画面設計であることを第一条件に考えました。

この条件のもと比較検討した結果、「レシートポスト」が最も当社のニーズにマッチしていました。他社システムは、さまざまな便利機能がついている一方で、その分設定が複雑だったため、今後の運用を考えた時に維持・管理が大変になるかもしれないと考えました。

その点、「レシートポスト」はシンプルな操作性でありながら、必要十分な機能が搭載されており、当社の社員の多くが直感的に利用できる経費精算システムであると判断できました。

また、領収書の完全ペーパーレス化が実現できる点も「レシートポスト」にしかないものでした。スマートフォンで領収書を撮影すれば申請が完了し、後はオペレーターが領収書情報を入力してくれて、その後の領収書のファイリングや保管も必要ありません。

特に、昨年はコロナウィルスの影響で在宅勤務の割合が増えている状況でしたので、ペーパーレス化はいち早く実現したいと考えていました。ペーパーレス化が実現できれば、社員の手間と時間もより多く削減することができると考えました。

管理部門から導入を始め、今後の全社展開を見越して活用している

■ レシートポスト導入で得られた効果

現時点ではまず、本社管理部門の計60名ほどで運用を始めています。元々バラバラだった経費精算方法を統一化するわけですから、いきなり全社展開をすると各所から質問が殺到して余計な混乱を招いてしまう可能性があります。このため、はじめは管理部門から導入をスタートし、今後、段階を追って経費ヘビーユーザー部門である営業部門や企画部門にも展開していきたいと考えています。

当初の想定通り、シンプルな操作性のおかげでこれといったトラブルはなく、予想以上にスムーズに導入が進んでいます。コロナウィルスの影響で在宅勤務の割合が増えたことから、やや導入スピードが遅れている面はありますが、これから着実に浸透させていきたいと考えています。

「経費精算を面倒なもの」という常識から社員を解放したい

■今後の展望

今後、管理部門以外の部門にも着実に利用の幅を広げていくために、使用マニュアルを手厚くし、説明会の頻度を増やすなどして積極的に他部門へ働きかけていくつもりです。管理部門だけではなく、ユーザーが楽になるというメッセージを打ち出していきながら、最終的には「経費精算は面倒なもの」という常識から社員を解放していければと思います。

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