— 御社の事業内容を教えてください
豊かで楽しく健康的な食生活提案型スーパーマーケットとして、「楽しい食卓」を演出できる店づくり、「楽しい買い物」ができる店づくりを目指し、価値ある商品の開発やサービスの向上に取り組んでいます。関東1都6県に183店舗を展開しており、地域のお客様の毎日を豊かにすることに貢献できるよう努めています。
— 「TOKIUM経費精算」導入前に抱えていた課題について教えてください
紙の多さと処理の煩雑さ、そしてそれに伴い発生しがちなミスやトラブルに悩んでいました。
なにしろ全店舗から年間5万枚もの紙が回ってきていましたし、しかもそれら全てについて申請から承認までにかなりの時間がかかっていたのです。
というのも、申請者はまずシステム上で経費申請し、その申請内容を印刷したものに領収書を貼り付けて所属長に回し、所属長はそれを見ながらシステム上で承認する。そして所属長承認済みの紙一式が財務部に回ってくると、金額に間違いがないか、領収書の貼付漏れがないかなどを確認してからシステム上で承認する……という手間がかかる方法で処理されていたからです。
そのため、物理的に時間が足りず承認遅れとなるケースがあり、そしてそれが申請者にとって負担となっていることも問題視していました。経費精算は、原則として毎月3日締めなのですが、所属長の承認をもらってから財務部のあるサポートセンター（本社）に社内便で送るので、たとえば月末に経費が発生するとギリギリで、ともすれば間に合わないケースも出てきます。
特に、各地を飛び回るバイヤーさんは、新幹線にも乗れば宿泊もしますし、交際費も発生するため、立て替えている経費も高額となりがちですから、締め日に間に合わず支払いがひと月先になってしまえば大きな負担となってしまいます。
また、全社で発生する経費のおよそ半分が交通費なのですが、以前は乗り換えルートやその金額を申請者自身で調べ、計算し、手入力して申請していたため、手間がかかるだけでなくミスも発生しやすく、それも課題でした。
こうした課題を解消できるようなシステムの必要性を強く感じていました。
— システム導入に向けて本格的に動き出すことになったきっかけは何でしたか？
あるセミナーでTOKIUMさんのシステムについて聞いてきた私の所属長からの発案で、ちょっと検討してみようかとなったのがきっかけです。
紙運用を脱却すれば、悲願だった効率化が実現し、財務部の負荷だけでなく申請者の負担も軽減されます。書類紛失や計算間違いのリスクも激減します。また、財務部門としてインボイス制度と電子帳簿保存法への対応の必要性も当然感じていましたから、そこも併せて実現できるとなれば、今こそシステム導入しなくてはという空気になりました。
— ご検討の結果「TOKIUM経費精算」をお選びいただきましたが、決め手となった点をお聞かせください
スマホ画面の操作性、それから料金体系です。
スマホから経費申請ができる点を重視して複数サービスを比較検討していたのですが、申請時のスマホ操作が一番楽だと感じたのがTOKIUMさんでした。
また、従量課金制である点が私どものケースに適していました。経費申請をする可能性のある従業員約3万人の申請頻度は本当に様々で、年に1回も経費精算を利用しない従業員もいれば、年に1～2回ほどの従業員もいますし、先ほどお話ししたバイヤーのように毎月、経費申請している従業員もいます。そのため、登録ユーザー数に応じた課金方式ではコストに見合わないのですが、領収書の件数ベースで課金されるTOKIUMさんの料金体系なら無駄がありません。
年に1～2回しか経費申請しない従業員の例としては、たとえばサポートセンター（本社）にいる従業員で、普段はバックオフィス業務に従事していますが、お盆や年末年始などの繁忙期に、店舗へ応援に行くこともあります。応援に行った場合、主に電車代を経費申請することになりますが、ユーザーとして登録しても、そうした機会は年に数回あるかないかです。
— 「TOKIUM経費精算」の導入について、上層部をどのように説得されましたか？
業務負担を分析して費用対効果を明確に示すとともに、財務部だけでなく全社的にメリットがあることを説明しました。印刷や交通費の計算などにどれくらい時間がかかっているかを自分で実際にやってみてはじき出し、これだけの時間が申請件数分かかっているのがほぼゼロになりますよ、とか。インボイス制度が始まったら入力しなくてはならない適格請求書発行事業者の登録番号13桁も、「TOKIUM経費精算」を導入すればスマホでパシャッと撮るだけなので楽だしミスも起こりませんよ、とかですね。
このまま紙運用を続けるのは効率的でないという認識はずっと持っていて、実は数年前にもシステム導入を検討したことがあったのですが、当時は見送りとなったという経緯がありました。法令対応の必要性が迫っていた今回はなんとしても導入するべく、どのくらいの件数があってどれくらい時間がかかっているかといったところをしっかり調べ分析した上で臨みました。
— 現場への導入でご苦労されたことがあれば教えてください
経費申請の頻度だけでなく、スマホ所有状況もユーザーによって異なるため、一人ひとりの状況に応じた運用方法を周知することに苦心しました。
会社からスマホが支給されている一部の従業員については、支給されているスマホにインストール済みのアプリを使って申請してもらいます。支給されていない従業員は、個人のスマホか会社の端末を使って経費申請することになりますが、どちらの方法が適当かはケースバイケースです。スマホを持っていない人が会社の端末から申請することになるのは確定ですが、スマホを持っているからといって必ずしも個人のスマホにアプリをインストールする必要はありません。消耗品をよく買う人ならインストールしておいたほうが便利ですが、電車代の申請が年に1回あるかないかの人なら会社の端末から申請しても特に不便はないでしょう。
そこで、YESかNOで答えていけばおすすめの申請方法がわかるフローチャートを作成し、基本的にはそれを見て判断してもらっています。スマホを持っていますか？→YES→いつでもどこでも申請・承認できるようにしたいですか？→YES→それならお持ちのスマホにアプリをインストールするのがおすすめです……といった感じです。
— 申請方法の周知で工夫されたことがあれば、それについてもお聞かせください
まず全体のオペレーションルールを考え、マニュアルを作ったのはもちろんですが、「各自マニュアルを参照してください」だけではなかなか浸透しないと考え、ポイントを絞り込んだ説明を役職別・部門別に行いました。特定の役職者や、特定の部門の関係者が集まる機会が月1回あるので、そこで15分ほど時間をもらい、要点を説明するのです。今日は店長会議、明日は精肉部門の会議、その次はベーカリー部門の会議で話すといった風です。全従業員にインプットできるよう、説明を続けていて、説明する際にはTOKIUMさんが作成した解説動画も活用させてもらっています。動画だとやはりイメージしやすいですからね。
また、よくある間違いや問合せが多いところをワンテーマでまとめた資料を作成し、全従業員が見られるポータルサイトに週1くらいの頻度でアップしています。その甲斐あってか、最近では間違いや問い合わせがだいぶ減ってきました。
— スムーズな導入のために様々な工夫をなさっているのですね。弊社の導入サポートもお役に立ちましたでしょうか？
はい、丁寧にサポートしていただけたと感じています。導入後についても、こちらから何か問い合わせた際のレスポンスも迅速で、大変助かっています。
— 「TOKIUM経費精算」導入の効果について教えてください
年間5万枚の紙、厚さ10cmくらいのファイルが毎月2冊パンパンに膨れ上がる量の紙がゼロになったことの効果は絶大で、非常に楽になりました。印刷して貼って、メール便で財務部に送って、財務部でファイリングしてといった紙運用だから生じる作業にかけていた年間約600時間の工数を削減できた計算です。今はもう完全にペーパーレスが実現したので、すごく楽になりましたね。締め日直前に大量の紙が回ってきて処理が追いつかなくなることもなくなりました。
多い月だと8,000件くらいある経費申請を、以前は大変な思いをして全て手作業で処理していたわけですが、すっかり楽になった今、システムを導入して本当によかったと感じています。リモート勤務でも承認作業ができるようになったのも利点です。
外出中の所属長からも承認してもらえるようになり、申請から最終承認までの時間も短縮されたので、所属長の不在を気にしたり、まだ最終承認されないのかとやきもきしたりといった申請者側のストレスも軽減されています。締め日に間に合わせるのが容易ではなく、高額な経費を暫く立て替えたままとなってしまうこともあった社員の悩みもほぼ解消されたと考えています。
また、出社しないと申請できなかった上、店舗の場合は事務室に数台あるだけの端末を他の誰かが使っていないタイミングを見計らってサッと申請しなくてはなりませんでしたが、今はスマホからいつでも申請可能です。
— 「TOKIUM経費精算」導入により効率化を実現した今、財務部としてどのような将来像を思い描いていらっしゃいますか？
将来的には、会社の中長期的な成長に貢献できるような存在となるために、分析などの業務にもっと力を入れていけたらと思っていますが、まずは、今回実現した効率化により生み出された時間を次の効率化に繋げ、それを繰り返して行くことが当面の課題だと考えています。グループ全体の業務効率化を目指し、もっと踏み込んで考えていきたいです。
【取材日：2023年9月27日】
