— 株式会社トリドールホールディングス
讃岐うどん専門店「丸亀製麺」、ハワイアンパンケーキカフェ「コナズ珈琲」、切り立て牛肉専門店「肉のヤマキ商店」、米粉麺のヌードルチェーン「譚仔雲南米線」「譚仔三哥米線」など多くのブランドを有する株式会社トリドールホールディングス。効率化が進む「食」の世界で、トリドールグループがこだわる「食の感動」を、日本国内および世界に向けて発信し続けている。
— 株式会社トリドールホールディングスについて
トリドールグループは、世界で通用する日本発のグローバルフードカンパニーになることを目標に、国や地域、組織、業態を超えて、共通の価値として「食体験を通じた感動」をお客様にご提供しています。
現在、日本のみならず世界中で、「食」を中心に様々なブランドを展開している私たちが、最もこだわっているのは五感に訴えかける「感動」です。効率化が進む「食」の世界で、あえて人の温もりを意識した接客や、オープンキッチンがもたらす手づくり実演の”熱気”、そしてできたての美味しさの提供など「食の感動」を発信し続けています。これからも、世界中の多くの国や地域に、「感動」を広げて愛される店づくりを目指してまいります。
— 『TOKIUM経費精算』検討のきっかけ
トリドールグループは日本国内で1,000店舗以上を運営しています。以前の経費精算では領収書原本を店舗から本社経理に直接郵送する運用を行っていました。日本全国から集まる領収書の数はそれなりの量になりますので、経理側で原本が届いたかを確認する作業に時間がかかってしまい、立替経費の精算が遅くなることがしばしば起きていました。
また、店舗から本社経理への領収書郵送の過程での紛失トラブルが起きることもあり、その都度「出した、出ていない」の応酬を経理と店舗の間で繰り返す不毛なやり取りが続いていました。当然、経理には業務負荷が重くのしかかっていました。
また、従来の経費精算で利用してきたワークフローシステムが当社の規模にだんだんとマッチしなくなってきました。このことで店舗従業員にも経理担当者にも余分な負荷がかかってしまい、日々の業務のわずかに空いた時間で対応せざるを得ない中、経費精算の正確性が担保されないおそれも発生していました。このような問題を抱えていた頃、全社で業務効率化のためのペーパーレスプロジェクトを推進する動きがあり、経費精算についてもその実現に向けて外部サービスの導入を検討しました。
— 『TOKIUM経費精算』導入の決め手 
選定理由は大きく2つあります。
1つ目の理由は「スマートフォンで申請が完了する」ことです。
店舗内は執務スペースが狭いところが多く、パソコンなどの端末に向かって申請を行うことが物理的に難しいことがネックでした。日常でも座って業務を行うことが少ないため、申請を後回しにして、後日まとめて行うことが一般的でした。また、プリンターが無い店舗の従業員は申請書を別の者に代行して印刷をしてもらう必要があったため二度手間になっていました。この点で「TOKIUM経費精算」はスマートフォンさえあれば申請が完了しますので、このような問題はすべて解決できます。さらに、スマートフォンで領収書を撮影すれば、TOKIUMのオペレーターが手動で入力してくれますので、申請者としては入力の負荷も軽減できデータ入力の正確さも担保できます。申請者にとって大きな業務負荷の軽減につながるイメージを持つことができました。
2つ目の理由は「領収書の突合と保管まで任せられる」ことです。
このサービスはかなり画期的だと思いました。私たちのようにブランドを多く持ち日本全国規模で店舗展開をしている企業の経理にとって、領収書原本のチェック・保管・管理の一切がなくなることは、相当な業務負荷の軽減につながると考えました。他社サービスでもペーパーレス化が実現できると訴求してはいるのですが、領収書の原本だけはどうしても残る仕様でした。一方で「TOKIUM経費精算」はこれら全てを請け負ってくれますので、経理としては領収書突合の完全BPOを実現することができるようになります。
以上の理由から「TOKIUM経費精算」が、トリドールグループ全体をペーパーレス化するのに最も適したクラウド経費精算システムであると判断し、導入を決めました。
まずは本社に勤務する管理部門約300名を対象に導入をスタートさせました。将来的には全店舗への展開を視野に入れていましたので、その頃までに運用面での課題は全部洗い出して解決しておきたいという思いがありました。申請フローをどうするか、経費科目をどうするかなど設計項目は多岐に渡ったのですが、当社側IT担当とTOKIUMサポート担当が綿密なコミュニケーションをとってくれていました。本社での運用開始まで2ヶ月というタイトな期間でしたが、当社の強みである意思決定の速さ/機動性を発揮し、滞りなく進められたと考えています。
また「TOKIUM経費精算」はユーザーインターフェースが非常に優れていますので、操作面での難しさはほとんど感じませんでした。経理からユーザー向けに利用マニュアルを作成しましたが、コンテンツの多くはTOKIUMから提供してもらえましたのでそれほど手間をかけずに作成することができました。はじめは質問が多く来るかなと思っていたのですが、予想に反して質問はほとんど来ませんでした。中にはマニュアルを見ずともすぐに操作に慣れたユーザーもおり、あらためて「TOKIUM経費精算」の使いやすさを実感しました。
店舗展開時には、日本国内の1,000拠点以上でこれまでの運用を切り替えるため、社内対応事項も多くありましたが、IT部門/事業部門の協力もあり、2021年7月に全店舗への展開を完了させることができました。
— 『TOKIUM経費精算』導入後の効果
全店舗への展開がまさに終わったところですので、実際の定量変化はこれから計測していくことになりますが、スマートフォンで申請ができるようになったことで、これまでに起こっていた諸々のトラブルがなくなりますし、経理としても領収書原本がなくなったことで、多くの業務負荷を削減できると見込んでいます。
先に導入をしていた経理は、削減できた時間を既に有効活用することができています。たとえば、これまでの経費精算では主に原本突合の業務がメインだったのが、会社として推進しているDX戦略に従い、経理としても削減できた時間を経営に直結する戦略サポートにあて、店舗の決済手段の増加に伴う会計処理の対応等、会社の変化に対応する経理業務プロセス構築に時間を使っています。
これから各店舗で本格的に運用が始まっていきますので、最終的にどれだけの業務負荷が削減できて、どのような価値創出の時間に変わっていくのかが今から楽しみです。
— 今後の展望
今後は、旧システムに残存している仮払いなどの業務を「TOKIUM経費精算」に完全統合して、立替経費に関する業務をさらに効率化していきたいと考えています。また、出張予約サービス等の外部サービスと連携し、経費精算が発生する前段階からすべてのプロセスを「TOKIUM経費精算」に統合していくこともやっていきたいですね。さらなる経費精算業務の効率化を目指していきたいです。
